Das ständige Hinzufügen von E-Mail-Adressen in den Feldern “an” und “cc” gehört der Vergangenheit an. Wenn Sie regelmäßig mit einer Gruppe von Personen korrespondieren, ist es besser, eine E-Mail-Gruppe in Google Mail zu erstellen. Dies ist praktischer, insbesondere für die Koordination von Bauprojekten, die Aktualisierung von Verkaufsstrategien, regelmäßige Memos im Büro und vieles mehr.
Die Erstellung einer E-Mail-Gruppe ist eine bessere Möglichkeit, eine Gruppen-E-Mail zu versenden. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine E-Mail-Gruppe zu erstellen, auf die wir später eingehen werden. Lassen Sie uns zunächst die Vorteile des Versands über eine E-Mail-Gruppe untersuchen.
Was sind die Vorteile einer E-Mail-Gruppe?
Sie müssen nicht mehr ständig mehrere E-Mail-Adressen eintippen.
Ja, es gibt die Autofill-Funktion. Bei einer Gruppe müssen Sie jedoch nur die ersten Buchstaben des Gruppennamens eingeben (er wird auch in der automatischen Ausfüllfunktion angezeigt). Anders als bei der Eingabe einzelner E-Mail-Adressen müssen Sie bei mehreren Namen die ersten drei Buchstaben eingeben.
Kein Risiko, jemanden zu verpassen.
Alle Mitglieder dieser regelmäßigen Korrespondenzgruppe sind automatisch eingeschlossen. Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, wenn Sie vergessen haben, jemand anderen zu informieren.
Keine unzustellbaren E-Mails mehr.
E-Mails werden zurückgesendet, wenn Sie eine falsche E-Mail-Adresse eingegeben haben. Wenn Sie eine E-Mail-Gruppe haben, ist es nicht mehr nötig, mehrere E-Mail-Adressen einzugeben.
Zeitersparnis
Die Eingabe der ersten Buchstaben des Gruppennamens (die automatische Ausfüllung übernimmt den Rest) beansprucht Ihre Fingermuskeln weniger als die Eingabe von Dutzenden von Namen.
Wie erstellt man eine E-Mail-Gruppenliste?
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine E-Mail-Gruppenliste zu erstellen.
Eine davon ist die App “Gemeinsame Kontakte für Google Mail”.
1. Öffnen Sie die App. Wenn Sie es noch nicht installiert haben, folgen Sie bitte dem Link zur kostenlosen Installation von Shared Contacts for Gmail.
2. Klicken Sie auf das grüne Symbol ⊕︀, um eine neue Kontaktliste zu erstellen.
3. Geben Sie den Gruppennamen ein und klicken Sie auf “Speichern”.
4. Jetzt finden Sie Ihre neu erstellten Gruppen im linken Bereich. Klicken Sie auf das gelbe Symbol ⊕︀, um Kontakte zu Ihrer Gruppe hinzuzufügen.
5. Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontakte hinzuzufügen. Sie können die Kontakte, die Sie hinzufügen möchten, markieren oder die Suchleiste verwenden. Klicken Sie auf “Diesen Kontakt zu dieser Kontaktliste hinzufügen”, wenn Sie fertig sind.
6. Wenn Sie zu Google Mail zurückkehren, können Sie jetzt einfach den Namen der Gruppe eingeben.
Die zweite Methode zur Erstellung einer E-Mail-Liste ist über Google-Gruppen.
1. Melden Sie sich bei Google Groups an.
2. Klicken Sie auf “Gruppe erstellen”.
3. Geben Sie den Gruppennamen ein und klicken Sie auf “Weiter”.
4. Wählen Sie die Datenschutzeinstellungen der Gruppe und klicken Sie auf “Weiter”.
5. Fügen Sie die Mitglieder der Gruppe hinzu. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “Gruppe erstellen”.
6. Gehen Sie zurück zu Ihrem Google Mail. Jetzt können Sie einfach den Namen der Gruppe eintippen.
Ein kurzer Vergleich
Beide Ansätze sind einfach einzurichten. Shared Contacts für Google Mail bietet jedoch noch mehr, denn es ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Kontakten wie die gemeinsame Nutzung von Google Docs. Wenn Sie diese Liste an die Mitglieder der Gruppe weitergeben, werden die E-Mail-Adressen aller Mitglieder auch in deren Kontakten angezeigt, anders als bei der Verwendung von Google-Gruppen.
Außerdem zeigt Google Groups im Feld “An” nur den Namen der Gruppe an. Es sieht zwar weniger unübersichtlich aus, aber es geht die Transparenz darüber verloren, wer zu dieser Gruppe gehört. Sie können mit dem Mauszeiger über den Gruppennamen fahren, um einen kurzen Blick auf die Mitglieder zu werfen. Wenn Sie jedoch auf das “+ mehr” klicken, um die übrigen Mitglieder zu sehen, öffnet sich eine weitere Registerkarte.
Außerdem können Sie die Google-Gruppe nicht mehr nutzen, wenn Sie ein Mitglied von der Gruppen-E-Mail ausgeschlossen haben.
Andererseits zeigt Shared Contacts für Google Mail die Namen der einzelnen Mitglieder an, wie sie in Ihren Kontakten gespeichert sind, und nicht den Gruppennamen. Sie können leicht sehen, wer in der Gruppe ist, und einfach alle löschen, die Ihrer Meinung nach diese E-Mail nicht erhalten müssen.
Schlussfolgerung
Mit über 1,8 Milliarden Nutzern hat Gmail einen Marktanteil von 28 % am E-Mail-Client-Markt. Es wäre für Sie und Ihr Unternehmen von Vorteil, wenn Sie wüssten, wie Sie sein Potenzial optimal nutzen können. Wenn Sie mehr über nützliche Add-ons und andere kompatible Anwendungen wie die gemeinsamen Google-Kontakte erfahren, können Sie dies tun.
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