La gestión de contactos consiste en almacenar, organizar y hacer un seguimiento de la información de los contactos para que sea fácilmente accesible.
La mayoría de las empresas utilizan soluciones de CRM para organizar su información de contacto. Pero cuando se almacena la información de los contactos a nivel individual, la mayoría de la gente encuentra más fácil la gestión de los contactos en sus teléfonos, especialmente cuando están en movimiento.
La mayoría de nosotros depende de una lista de contactos digital en la era digital actual. Y como es tan fácil, también dejamos que se recojan los números antiguos, los duplicados y los números y direcciones misteriosas en las aplicaciones de contactos que utilizamos. Aunque eso no es un delito, puede ser difícil encontrar contactos importantes cuando los necesitamos.
Pero, ¿cómo puedes organizar tus contactos en el teléfono? Sigue leyendo para obtener más información sobre la gestión de contactos y sobre cómo administrar fácilmente los contactos de Google del trabajo en los dispositivos móviles.
Lea más: La breve guía de la gestión de contactos
¿Cómo ayuda la gestión de contactos?
Como propietario o empleado de una empresa, tendrá toneladas de información de contacto, incluyendo la de los clientes, los posibles clientes y los clientes potenciales, que tendrá que controlar.
Lo más probable es que también hayas guardado sus datos en tu teléfono.
A medida que aumenta el número de contactos, puede resultar difícil hacer un seguimiento de los mismos. La gestión de los contactos es un componente clave del éxito empresarial, pero puede resultar tediosa. Veamos cómo podemos hacerlo sin esfuerzo.
Mejores prácticas para la gestión de contactos en el teléfono
Organiza tus contactos en listas y etiquetas
La mejor manera de gestionar tus contactos de Google es clasificándolos en listas y etiquetas de contactos.
Etiquetar sus conexiones como “clientes potenciales”, “clientes” o lo que tenga sentido para su negocio le ayudará a mantener las cosas organizadas y sencillas.
Puedes crear listas en Google Contacts creando primero una etiqueta y agrupando subconjuntos de personas con esa etiqueta. Puede crear listas de contactos basadas en el nombre de la empresa, el departamento o el cargo.
De este modo, puedes encontrar a alguien aunque no recuerdes su nombre pero sepas dónde trabaja o a qué se dedica.
Elimina los duplicados utilizando un gestor de contactos
El directorio de la empresa, los CRM, etc., no suelen estar integrados en los teléfonos de los empleados, lo que dificulta el intercambio de datos de contacto. Como resultado, los empleados duplican sus contactos en diferentes dispositivos y plataformas.
La aplicación Contactos Compartidos te permite a ti y a tu equipo intercambiar, actualizar y eliminar fácilmente las libretas de direcciones y los contactos, todo en tu teléfono.
Esto también mantiene sincronizados los equipos y su lista de contactos. Sus contactos se actualizarán automáticamente en el móvil de todos. De este modo, ya no tendrás varios números guardados por separado. La base de datos de contactos se actualiza en todas partes a la vez.
Por ejemplo, si alguien del equipo conoce a un nuevo cliente potencial, sólo tiene que añadirlo a la etiqueta de contacto adecuada para que todos puedan verlo en tiempo real, y eso es literalmente todo.
Si tienes la aplicación Contactos compartidos en tu teléfono y la utilizas en lugar de los gestores de contactos nativos del teléfono, sólo te mostrará los contactos que necesitas, y nada más.
Esto también garantizará que nunca más tengas que lidiar con contactos duplicados. Has sincronizado todos tus contactos en todos tus dispositivos. Por lo tanto, no será necesario volver a añadir información en cada plataforma individual.
Manténgalo en la nube
Si buscas una forma sencilla de llevar un control de tus contactos y coordinarte con tu equipo, te recomendamos Google Workspace (u Office 365.) Con un sistema en la nube, tendrás acceso a todos tus datos aunque no estés en tu teléfono.
No deberías guardar cosas en la tarjeta SIM o en la memoria del teléfono: ¿qué pasa si pierdes el teléfono y todos tus contactos se van con él?
Cuando utilizas un sistema basado en la nube, puedes acceder fácilmente a tus datos en otros teléfonos, a través de tu correo electrónico y en cualquier otra aplicación sincronizada con la herramienta.
Al utilizar algo como Google Workspace, los contactos que crees en tu teléfono estarán siempre disponibles cuando quieras compartir un documento, crear un evento de calendario o llamar a alguien. Todo lo que necesitas es la aplicación Contactos compartidos para Gmail®.
Permite a las organizaciones compartir contactos y etiquetas de contactos entre equipos, que pueden acceder a ellos en cualquier lugar a través de su agenda de teléfonos móviles, Gmail, Slack o WhatsApp.
Compartir contactos en toda la organización
Con Contactos compartidos para Gmail®, puedes compartir y actualizar fácilmente los contactos en toda tu organización.
Puedes crear fácilmente contactos compartidos, crear libretas de contactos compartidas completas o simplemente compartir tus etiquetas de contactos de Google existentes y gestionar los permisos de acceso.
Cualquier persona de su equipo puede ver de un vistazo cualquier contacto compartido añadido por él o por sus colegas, y actualizar su información en tiempo real, desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, siempre que tenga el permiso asignado para hacerlo.
Asegure sus datos
¿Qué ocurre si se borran algunos datos de tu cuenta en la nube por error?
Google y Microsoft no ofrecen un sistema de copia de seguridad adecuado para sus datos, pero para asegurarse de que nunca pierda ninguno de sus datos importantes, es una buena idea considerar otra herramienta que respalde su información por usted.
Disponer de un gestor de contactos como Shared Contacts for Gmail® puede hacer el trabajo fácilmente y sin complicaciones.
Puedes restaurar fácilmente los contactos eliminados en cualquier momento. Puedes elegir restaurar contactos específicos, una lista completa de contactos o todos los contactos a la vez.
Cumplir con la normativa
Si estás en una organización, es muy probable que tu dispositivo almacene información personal de clientes, contactos o de las personas con las que trabajas.
Debe enmarcar el GDPR y otras regulaciones de privacidad. Cuando alguien solicita eliminar su información de su sistema, la organización puede eliminarla de los CRM. ¿Pero qué pasa con tus teléfonos y los de otros empleados?
Es posible que la organización ni siquiera sepa que los tienes en tu teléfono. En consecuencia, guardar la información de contacto de alguien en su teléfono le hace infringir involuntariamente la normativa sobre privacidad.
Deberías utilizar un sistema centralizado, basado en la nube, que sincronice los contactos de todos tus equipos y usuarios. Esta es la solución para evitar el problema mencionado anteriormente. Por lo tanto, nadie tiene que guardar nada en sus dispositivos individuales.
Lea más:
Comparte etiquetas en Google Contacts y organízate
Cómo crear y compartir etiquetas en los contactos compartidos para Gmail
Cómo empezar a utilizar los contactos de Google y los contactos compartidos de Gmail
Siga estos cuatro sencillos pasos y estará listo.
1) Sincroniza tu móvil con tu cuenta de Google
2) Instala Contactos compartidos para Gmail® desde tu tienda(iOS o Android)
3) Organiza tus contactos en etiquetas
4) Comparta sus etiquetas
Lea más:
Cómo compartir los contactos de Google mediante la aplicación móvil de Android
Cómo sincronizar los contactos compartidos de Google con la agenda nativa del iPhone
Conclusión
La información de contacto de las personas no se limita a los números de teléfono. Incluye todo, desde el domicilio, la oficina y la dirección de correo electrónico hasta las designaciones, el nombre de la empresa y los datos de las redes sociales.
Además, el problema se agrava porque la mayoría de la gente tiene muchas aplicaciones en sus teléfonos. La mayoría de las plataformas muestran automáticamente varios contactos de aplicaciones de terceros, como Skype, Whatsapp, etc.
Si quieres reducir el desorden de tu agenda, puedes considerar ocultar los contactos de otras aplicaciones.
Organizar tus contactos en múltiples aplicaciones y gadgets te permitirá una experiencia más fluida. La búsqueda de información de contacto importante será ahora un juego de niños. Además, le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo valiosos.
