L’ajout constant d’adresses électroniques dans les champs “à” et “cc” fait partie du passé. Si vous correspondez régulièrement avec un groupe de personnes, il est préférable de créer un groupe de messagerie dans Gmail. C’est plus pratique, notamment pour la coordination de projets de construction, les mises à jour de stratégies de vente, les mémos réguliers du bureau, etc.
La création d’un groupe d’e-mails est une meilleure façon d’envoyer un e-mail de groupe. Il existe deux façons de créer un groupe d’e-mails, que nous aborderons plus tard. Tout d’abord, examinons les avantages de l’envoi par un groupe d’e-mails.
Quels sont les avantages d’avoir un groupe de discussion par courriel ?
Plus besoin de taper plusieurs adresses électroniques en permanence.
Oui, il y a la fonction de remplissage automatique. Toutefois, dans le cas d’un groupe, il vous suffit de taper les premières lettres du nom du groupe (il apparaîtra également dans la fonction de remplissage automatique). Contrairement à la saisie des adresses électroniques individuelles, vous devez taper les trois premières lettres de plusieurs noms.
Pas de risque de passer à côté de quelqu’un.
Tous les membres de ce groupe de correspondance régulier sont automatiquement inclus. Vous n’avez pas à vous inquiéter si vous avez oublié d’envoyer une copie à quelqu’un d’autre.
Plus de courriers électroniques renvoyés.
Le courrier électronique est renvoyé si vous avez saisi une adresse électronique incorrecte. Lorsque vous avez un groupe de courrier électronique, il n’est plus nécessaire de saisir plusieurs adresses électroniques.
Gagner du temps
En saisissant les premières lettres du nom du groupe (la fonction de remplissage automatique se chargeant du reste), vous sollicitez moins les muscles de vos doigts qu’en saisissant une douzaine de noms.
Comment créer une liste de groupes d’e-mails ?
Il existe deux façons de créer une liste de groupes d’e-mails.
L’une d’entre elles est l’application Contacts partagés pour Gmail.
1. Ouvrez l’application. Si vous ne l’avez pas encore installé, veuillez suivre le lien pour savoir comment installer gratuitement Contacts partagés pour Gmail.
2. Cliquez sur l’icône verte ⊕︀ pour créer une nouvelle liste de contacts.
3. Saisissez le nom du groupe et cliquez sur “Enregistrer”.
4. Vous pouvez maintenant trouver vos groupes nouvellement créés dans le volet de gauche. Cliquez sur l’icône jaune ⊕︀ pour ajouter des contacts à votre groupe.
5. Il existe deux façons d’ajouter des contacts. Vous pouvez cocher les contacts que vous souhaitez ajouter ou utiliser la barre de recherche. Cliquez sur “Ajouter ce contact à cette liste de contacts” lorsque vous avez terminé.
6. Lorsque vous revenez à Gmail, vous pouvez maintenant simplement taper le nom du groupe.
La deuxième méthode pour créer une liste d’adresses électroniques consiste à utiliser les groupes Google.
1. Connectez-vous à Google Groupes.
2. Cliquez sur “Créer un groupe”.
3. Entrez le nom du groupe et cliquez sur “Suivant”.
4. Choisissez les paramètres de confidentialité du groupe puis cliquez sur “Suivant”.
5. Ajoutez les membres du groupe. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “Créer un groupe”.
6. Retournez à votre Gmail. Maintenant, vous pouvez simplement taper le nom du groupe.
Une brève comparaison
Les deux approches sont assez faciles à mettre en place. Toutefois, Contacts partagés pour Gmail offre davantage puisqu’il vous permet de partager des contacts comme vous partagez des documents Google. Si vous partagez cette liste avec ceux qui font partie du groupe, les adresses électroniques de chacun apparaîtront également dans leurs contacts, contrairement à la simple utilisation des groupes Google.
En outre, Google Groupes n’affiche que le nom du groupe dans le champ “à”. Bien qu’il semble moins encombré, il perd la transparence des personnes qui font partie de ce groupe. Vous pouvez passer la souris sur le nom du groupe pour avoir un aperçu rapide de ses membres. Mais en cliquant sur le “+ plus” pour voir le reste des membres, un autre onglet s’ouvrira.
En outre, lorsque vous décidez d’exclure un membre de l’e-mail du groupe, vous ne pouvez plus utiliser le groupe Google.
D’autre part, Contacts partagés pour Gmail affichera les noms de chaque membre tels qu’ils sont enregistrés dans vos contacts plutôt que le nom du groupe. Vous pouvez facilement voir qui fait partie du groupe et supprimer simplement toute personne qui, selon vous, ne doit pas recevoir cet e-mail.
Conclusion
Les utilisateurs de Gmail représentent 28 % de la part de marché des clients de messagerie, avec plus de 1,8 milliard d’utilisateurs. Il serait bénéfique pour vous et votre entreprise que vous sachiez comment maximiser son potentiel. Pour cela, vous devez en savoir plus sur les modules complémentaires utiles et les autres applications compatibles, comme les contacts Google partagés.
- Comment gérer vos contacts partagés
- Avantages des applications de gestion des contacts
- 10 meilleures pratiques pour la gestion des contacts
