Migrer des contacts de Floreysoft vers des contacts partagés

Temps nécessaire : 5 minutes.

1. Tout d’abord, créez une nouvelle feuille de calcul dans Google Drive.

   
   Une feuille de calcul est nécessaire pour stocker les paramètres de partage que vous aviez dans Floreysoft, afin de les copier plus tard dans Shared Contacts for Gmail®.
   
   

2. Connectez-vous au gestionnaire de votre groupe partagé Floreysoft.

   
   Vous pouvez y accéder à l’URL www.sharedgroups.com
   
   

3. Ouvrez le premier groupe que vous voulez migrer, sélectionnez et copiez tous les collaborateurs à l’intérieur du groupe que vous voulez migrer.

   
   Veillez à copier toutes les informations de haut en bas du groupe, y compris le nom du groupe, puis faites un Ctrl-C ou un clic droit > copier.
   
   

4. Collez la sélection dans la feuille de calcul.

   
   Coller par le menu Edition > Coller, ou simplement avec un Crtl-V.
   
   

5. Si l’option “Ajouter à mes contacts” est sélectionnée, suivez l’étape 6.

   
   Il est important de se souvenir du paramètre “Ajouter à mes contacts” lors de la migration vers les contacts partagés.
   
   

6. Si l’option “Ajouter à mes contacts” a été sélectionnée, ajoutez un “x” sous “Ajouter à mes contacts”.

   
   Ce “x” rappelle que le paramètre doit être activé.
   
   

7. Supprimez les colonnes qui ne sont pas nécessaires.

   
   Assurez-vous de conserver les colonnes qui montrent les utilisateurs et leurs permissions.
   
   

8. Révoquer l’accès à tous les collaborateurs du groupe partagé. Cela supprimera les contacts de l’étiquette de leurs comptes Google.

   
   Répétez ces 8 étapes avec toutes les étiquettes partagées que vous avez.
   
   

9. Connectez-vous à votre tableau de bord Contacts partagés pour Gmail®.

   
   Vous trouverez votre/vos groupe(s) avec les contacts qui faisaient partie de ce groupe.
   
   

10. Allez dans votre feuille de calcul. Ajoutez une colonne à côté de la liste des collaborateurs et ajoutez une virgule dans chaque ligne, sauf la dernière.

    
    Ne mettez rien dans la dernière rangée.
    
    

11. Copier les listes de collaborateurs avec les virgules.
    

    Assurez-vous de sélectionner et de copier uniquement les colonnes C et D (lignes 3 à 7).
    
    
    

12. Cliquez sur l’icône “Partager” à côté de l’étiquette que vous souhaitez partager.

    
    Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez saisir la liste des collaborateurs.
    
    

13. Collez les contacts que vous avez copiés de la feuille de calcul. Ensuite, supprimez tous les espaces entre les virgules et les contacts. Ensuite, cliquez sur Entrée.

    
    En supprimant les espaces, l’application identifiera les adresses électroniques distinctes.
    
    

14. Cliquez sur “Partager”.

    
    Votre page sera rechargée sur votre tableau de bord Contacts partagés pour Gmail®.
    
    

15. Revenez à la feuille de calcul pour collecter les autorisations.

    
    Vous devrez à nouveau définir ces autorisations manuellement.
    
    

16. Faire correspondre les autorisations d’accès des collaborateurs préalablement définies dans Floreysoft. Ouvrez le menu déroulant sous “Permission”.

    
    Définissez la permission appropriée :
    
    – Lecture seule = Visualisation seule dans Floreysoft
    – Peut éditer = Editer seulement dans Floreysoft
    – Peut supprimer = Editer et supprimer dans Floreysoft
    * Can Reshare = N’existe pas dans Floreysoft. Permet à l’utilisateur de partager la même étiquette avec d’autres utilisateurs.
    
    

17. Désormais, tous vos collaborateurs peuvent accéder à votre ou vos étiquettes partagées à partir de leur compte Google ou directement à partir de leur tableau de bord Contacts partagés pour Gmail®.

    
    Contrairement aux groupes partagés de Flloreysoft, Shared Contacts for Gmail® vous permet de créer/mettre à jour vos contacts directement à partir du tableau de bord. Ainsi, vous n’aurez pas à attendre la synchronisation de Google Contacts pour que les mises à jour soient transmises à vos utilisateurs.