コンタクトシェアリングとは何か、なぜ重要なのか

どのような組織で働く場合でも、生産性の最も重要な要素の1つは知識の共有です。 今日、私たちが仕事をしている多くの知識は、私たちがビジネスをしている人脈を中心に構築されています。 つまり、ビジネスとは人であり、人脈は仕事で共有する知識の主成分なのです。

情報を集約することで、チームはより良い成果を上げることができます。 より多くの情報にアクセスすることで、従業員のパフォーマンスを向上させることができます。 ナレッジシェアの恩恵を十分に受けるためには、データの共有を可能にし、このプロセスの自動化を支援するツールを提供することが必要です。

一見すると、コンタクトシェアリングは簡単にできそうな気がします。 同僚に連絡先をメッセージで伝えるだけでOKなんです。 確かに1人や2人の人脈なら簡単ですが、数人の人脈をどうやって共有するのか、また長年かけて集めた人脈に関する豊富な知識をどうやって共有すればいいのか。

そこで、より効率的に仕事をするためのアプリケーションが登場します。 Gmailの共有連絡先 連絡先の共有は、googleドキュメントやスプレッドシートを共有するのと同じように、組織内で連絡先を共有することができます。

このブログでは、従業員同士が連絡先を簡単に共有できるようにする理由と、連絡先の共有を促進するツールをチームや組織全体で効率的に提供することが非常に重要である理由について詳しく説明します。

チームメンバーの時間を節約する

時間を無駄にするのが好きな人を知っていますか? 私たちもそうです。 仕事において生産的であることは、成功への鍵の一つです。

連絡先を共有することは、多くの時間を費やし、従業員間の摩擦を引き起こします。

時間の節約は、連絡先共有の最も重要な側面の1つであり、私たちが仕事で使用するほとんどのツールの理由でもあります。 特に連絡先に関しては、手動で連絡先記録を作成・共有することで、貴重な数分、数時間をロスしています。 しかし、専用のプラグインを使用することで、この作業を効率化し、時間短縮に役立てることができます。

従業員と連絡先を共有すれば、顧客やビジネスパートナーとのコミュニケーションもより迅速になり、顧客のニーズに合わせることができるため、時間を節約することができます。 カスタマーサービスや営業担当者は、面倒な作業に時間を取られることなく、ビジネスで必要なことに集中することができます。

例営業チームの生産性向上 コンタクト共有による

あなたは、あるイベントの運営を担当しています。 あなたの営業チームには4人います。 主な目標は、いくつかのブースを販売することです。

営業担当者はそれぞれ自分のアドレス帳を持っています。 中には、アドレス帳に同じ連絡先を登録している人もいます(ご存知の通り、営業担当者は通常、最も重要な意思決定者の連絡先を手帳や携帯電話に保存しています)。 それでも、何か新しい情報が飛び込んできたら、個別に更新する必要があります。 疲れるし、時間がかかるし、言ってみれば迷惑な話です。

それはなぜでしょうか? Gmailでは、ユーザーが連絡先を共有することはできません。 バカバカしいと思うかもしれませんが、これは正確で、仕事を悪夢のようにすることができます。

営業担当者は、リアルタイムで定期的に更新される同じアドレス帳で仕事をし、時間と労力を節約したいと思います。 Gmailの連絡先共有機能を使えば、同僚と連絡先を共有できるため、より早く取引を成立させることができます。

営業担当者であれば、自分のアドレス帳を好きなユーザーやグループと共有することができます。 編集や削除を許可する人、およびいくつかの同期オプションを選択します。 他人と共有したとはいえ、ある程度は自分でコントロールできる。

手動で共有すると、連絡先がわからなくなることがあります。 作成したアドレス帳は、アクセスを許可したすべての人が利用できるようになります。 コンタクトが同期され、営業部門は満足し、顧客データも共有グループで自動的に更新され、ブースはどんどん売れています。

例教育現場で働く

100人の先生が10クラスで授業をしている学校で、生徒の保護者全員と接触している引率の先生が各クラスに1人しかいない場合を想像してください。

次に、ある教師が修学旅行について何人かの保護者に連絡を取りたいと考えているとします。 また、ある教師は、非常に才能のある特定の生徒の親と連絡を取り、その子をコンクールに送り出すことについて話し合いたいと考えています。

闘争心は本物です。 学校で働いていた人なら誰でも知っていることだが、それはとんでもないことで、同僚に連絡一つ取るにも、何年もかかることがある。

そこで、Gmailの共有連絡先を利用することで、大規模で構造化された組織でチーム内の連絡先を共有することができます。 手間がかからない。 しかも数秒で。

スムーズなコミュニケーションを可能にする

一人のクライアントが複数のチームからのコンタクトを必要とすることはよくあることですか? 答えは簡単で、「非常によくあること」です。

顧客はカスタマーサービスに助けを求めることもあれば、営業チームが別の理由でメールを送る必要があることもあります。 一つの組織の中で、データを共有すれば、あらゆる手続きを簡略化することができます。

もちろん、新入社員がたくさん入ってきたり、メンバーが休みの日にはとても助かります。 せっかくの休日に、たった一人の連絡先のことでメールや問い合わせに悩まされるのは、誰だって嫌なものです。

ですから、お客様の満足度だけでなく、従業員の幸せにも気を配り、休日に反応させないようにし、休みの前にすべてを解決しておきたいものです。

より円滑な社内コミュニケーションの実現に向けて、さまざまな組織でどのようなサポートが行われているのか、お客様の声をご覧ください。

サポートセールス

Gmailの連絡先共有のようなツールは、営業チームのメンバーが新規顧客にアプローチする際に役立ちます。

営業担当者は、同僚の誰かがすでに見込み客にアプローチしているかどうかを知る必要があります。 あるいは、新しいコンタクトがあなたのオファーに興味を持ち、他の人が引き継いでいるのかもしれませんね。 何を議論したのか、どの点が見込み客にとって興味深いのかが見えるようにする必要があります。

通常、営業チームは2つのグループに分かれています。 通常、ビジネスデベロップメントレップは、新しい見込み客を探し、取り込もうとするものです。 その後、営業担当者がこの見込み客を引き継ぎ、取引を成立させる。 ビジネスデベロップメントとセールスが交差するこの場所で、コンタクトとコンタクトに関連する情報を効率的に共有する必要があります。 結局、効率が悪ければ、営業に携わる人間にはやってもらえないのです。

CRMを導入していない、また導入する予定もない企業にとっては、さらに重要な役割を果たすことになります。 すべての企業にCRMが必要なわけではありません。 Googleワークスペースをうまくカスタマイズし、Gmailの共有連絡先を使えば、CRMをうまく置き換え、営業プロセスを飛躍的に向上させることができます。

コミュニケーションの持続性

人生は予測不可能であり、例えば社員がいつ病気になるかわかりません。

予定外のメンバーの不在が、顧客との関係に影響を与えるような事態を避けるためにも、連絡先などの重要なデータを社員で共有することが必要です。

早ければ早いほど、顧客や連絡先に関するデータを安全に保管することができます。 そうすれば、そんな事情に悩まされることもないでしょう。

データの安全性を確保する

ほぼすべての組織で、従業員は連絡先を共有する方法を見つけることができると確信しています。 だからこそ、このプロセスをより手軽で安全にするためのアプリの提供が不可欠なのです。

専用ツールを使えば、企業のデータも安心です。 連絡先を共有する際には、アクセス管理にも注意が必要です。 連絡先の全リストに誰でもアクセスできるようにしたいとは思わないでしょう。

連絡先のグループを適切な従業員と共有し、リストの編集や更新をさせることができます。 紙切れや付箋の形で機密性の高い連絡先を共有することは安全ではなく(GDPRにも準拠しない)、それに向き合う必要があります。

Shared Contacts for Gmailを使えば、共有アドレス帳の連絡先を編集できる人、削除できる人、同期できる人を管理することができます。 こうすることで、大切な連絡先リストに不正アクセスされないようにすることができます。

Google連絡先を共有するには?

もしあなたの会社がgoogleワークスペース、あるいは個々のGmailアカウントを連絡やコミュニケーションに使っているなら、あなたはラッキーです。 Google自身は、異なるアカウント間で直接連絡先を共有するためのネイティブな機能を提供していませんが、Shared Contacts for Gmailは、組織間で連絡先を共有することを可能にします。

Gmailの共有連絡先は、Googleのエコシステムを日常業務で使用している組織にとって、画期的な機能です。 Googleワークスペースでは、ドキュメント、スプレッドシート、連絡先を共有することができ、さらに、連絡先を簡単に素早く共有することができます。

Gmailの共有アドレス帳は、さまざまな方法で使用することができます。 最も簡単な方法は、無料トライアルに登録し、当社のGmailアドオンをインストールすることです。 連絡先共有 for Gmailを組織に追加すると、連絡先の共有が可能になり、連絡先を更新・編集できる人をコントロールするための権限設定もできるようになります。

携帯電話/タブレットはもちろん、Microsoft OutlookもGmailの共有連絡先に対応しています。 すべてのデバイスで変更するたびに自動的に更新されるため、従業員は常に最新の情報にアクセスでき、古い情報で時間を無駄にすることはありません。

そうすれば、同僚同士がシームレスに連絡先を共有し、必要に応じて互いのコネクションを活用することができます。 顧客サービスチーム、アカウントマネージャー、営業担当者は、そのことに感謝することでしょう。 また、安全性が高いので、組織内の連絡先に関する機密データの漏洩を心配する必要はありません。

APIへのアクセスを制限することで、コンタクトのプライバシーを保護します。 連絡先は組織内だけで共有され、外部に漏れないという保証があります。 共有コンタクトは、独自ドメイン、サブドメイン、外部ドメインに対応しています。 もう、@gmailと異なるメールアドレスをお持ちの方も安心です。

まとめ

多くの企業は、連絡先共有の力を過小評価しています。 その背景にはさまざまな理由がある。中には、安全ではないと考えている人もいる。 また、「必要ない」と主張する人もいます。

意図的に実施しない企業もある。 例えば、営業部門が顧客との関係や連絡先を共有したくないと考える。 これは、組織内で契約を盗まれることを恐れているためと思われます。

理由はどうあれ、そろそろ目を覚まして、スムーズな連絡網の共有に感謝する時期ではないでしょうか。 仕事をより身近に、より効果的に、より早く、そしてより満足のいくものにすることができます。

要約すると、組織間で安全な方法で連絡先を共有することで、透明性が高まるということです。 さらに、社内のコラボレーションやコミュニケーションを促進し、ビジネス成果を向上させることができます。

今すぐ始めよう – Gmail用共有連絡先を使って、チームの生産性を高めましょう。 Google Marketplace経由で入手可能です。 このアプリは簡単で、ユーザー直感的で、とても軽いです。 そのため、オンボーディングや日常業務の実施において、誰も問題に直面することはありません。 会社の業績アップのために頑張ってください。

Google連絡先管理でお困りですか?
弊社コンサルタントへのお電話をご予約ください。 無料です。
Subscribe to newsletter

Tags

Related Posts

CRMのコストを削減する方法

CRM(Customer Relationship Management)ソフトウェアは、今やビジネスにおいて不可欠な存在です。 予測されるトレンドによると、世界のCRM市場は2022年の639億1000万ドルから、2029年には1457億9000万ドルに拡大するとされています。 その成長率は、わずか7年で約12%です。 CRMの需要が高まれば、それに伴ってコストも上がるかもしれません。 したがって、CRMにお金を節約する方法を見つけることは、あなたのビジネスの支出に大きな助けになります。 ここでは、CRMのコストを削減するために考慮すべき点をご紹介します。 1.どのようにCRMが必要かを定義する CRMの必要性を実感したからこそ、CRMを手に入れる。 なぜそうしなければならないかを十分に理解せずに、影響されるままに取得することがないように注意してください。 このビジネスツールは、他の機器と同様に、好奇心ではなく、必要性から購入する必要があります。 なぜ、どのようにCRMが必要なのかを理解する必要があります。 このように、ビジネスニーズに合わせてベンダーにオーダーメイドで要求することが容易にできます。 このソフトウェアへの投資は、1円単位の仕組みがわかっているため、最大限に活用することができます。 2.比較・カスタマイズ あなたのビジネスに適したCRMを時間をかけて研究してください。 ソーシャルメディアのインフルエンサーやビジネス仲間による推薦文をメモしておく。 異なるCRMベンダーのセールストークをいくつか聞いてみる。 上記のように、1つを得るための真の理由を知ることは、カスタマイズされたソリューションを得ることに役立ち、ちょうど何かがあなたのテーブルでスローされません。 花嫁は、きちんと体にフィットしたウエディングドレスを着たいと思うものです。 あなたのビジネスには、RTWのブライダル衣装も相応しくありません。 しかも、自社に必要のないCRM機能のためにお金を払う必要はありません(まだありません)。 しかし、標準化されたCRMを選択するとしても、市場にある多くのブランドの中から何を探すべきかは分かっているはずです。 あなたのビジネスに必要なものが最も多く入っているものを選んでください。 3.すべてのコストを把握する CRMの価格を比較する一般的なウェブサイトを見ると、ほとんどがユーザー1人あたりに支払うべき月額料金を表示しています。 というような不明瞭なコストについては、ほとんど触れていない。 最低契約期間 オンボーディングフィー データ移行費用 チームのトレーニング費用 人事の学習曲線と調整期間 データのクリーンアップ これらの要素を知ることで、CRMの予算をより適切に立てることができます。 予算のオーバーシュートをなくすことができる。 4.段階的に実行することで、CRMのコストを削減することができる 噛めるものだけ噛む。 CRMが提供するすべての機能を利用することに興奮する必要はないのです。 これは、たとえそれがとても役に立ちそうなことでも、心の底では確信が持てないのです。 無料体験期間を最大限に活用し、機能を探求する。 この間に、あなたのビジネスに必要なアドオンと、なくても大丈夫なアドオンを探ってください。 時間が経つにつれて、より多くの機能を手に入れる必要性が出てきます。 また、ユーザー数も増加する可能性があります。 しかし、今回のオンボーディングプロセスでは、より多くの知識を得ることができました。 予算はよりよく準備されています。 5.誰もがCRMシートを持つべきでない チームメンバーによっては、CRMの連絡先データベースへのアクセスのみが必要な場合もあります。 例えば、テクニカルサポートの人たちは、CRMのデータ分析機能を使うことはないでしょう。 また、顧客の完全な販売履歴も必要ない。 Gmail®の共有連絡先で十分かもしれません。 CRMのシート価格に比べれば、ほんのわずかな費用で済むのです。 特別なトレーニングや導入の費用も必要ありません。 それでも、チームメンバーがクライアントの連絡先情報にアクセスできるようになります。 また、アクセス権を「閲覧のみ」に設定することで、誤って編集や削除をすることを防ぐことができます。 […]

Read more

正しい連絡先管理アプリを選ぶための8つのヒント

コンタクトマネジメントは、リードや顧客を扱うチーム間の効率的なコラボレーションを可能にします。 連絡先管理アプリは、市場に数多く存在するため、適切なものを見つけるのは困難です。 CRMにするかしないか? 連絡先管理は、スプレッドシートのような簡単なものから、顧客関係管理(CRM)ソフトウェアのような複雑なものまであります。 そして、その間にスタンドアローンの連絡先管理アプリがあります。 表計算ソフトが役に立っているかもしれません。 そしてまた、連絡先管理アプリを発見することで、より良いサービスを提供することができます。 連絡先管理アプリは、スプレッドシートからのリストと比較して、連絡先へのアクセスをよりスムーズにします。 また、連絡先リストからメールやメッセージアプリに各項目をコピー&ペーストする面倒な作業も不要になります。 しかし、前述したようにCRMは複雑です。 連絡先管理以外のサービスも充実しています。 残念ながら、中小企業やスタートアップ企業にとっては、最適な選択とは言えないかもしれません。 連絡先管理システムを考えているのなら、それ用のスタンドアロン・ソフトウェアだけを入手するのがよいでしょう。 CRMのオンボーディングプロセスにも大きな出費があります。 しかも、導入にはトレーニングの時間とコストがかかる。 これは、CRMシートごとの個別の月額支払いとは別になります。 連絡先管理アプリのチェックリスト 市場には、たくさんの連絡先管理アプリがあります。 以下に、どの連絡先管理アプリが最適かを決定するのに役立ついくつかのポインタを示します。 1.Google Docsを共有するように、連絡先を共有する 連絡先リストの共有機能は、連絡先管理アプリの優先機能である必要があります。 複雑でないコラボレーションは、生産性を高める鍵です。 例えば、マーケティングチームがリードのコンタクトリストを作成したとします。 通常、連絡先リストはGoogle DocやSheetに書き込まれます。 その代わり、マーケティングチームはGoogleコンタクトに直接エントリーを作成すればいいのです。 そして、そのコンタクトグループを営業チームと共有することができるのです。 その結果、営業担当者は連絡先を再度入力する必要がなくなりました。 アプリのおかげで、彼らの連絡先からすぐに利用できます。 そのため、Googleドキュメントと同様に、権限も適切に割り当てる必要があります。 適切な権限を設定することで、権限を与えられたチームメンバーのみが連絡先リストの編集、削除、さらには再共有を行えるようにします。 2.数百のアプリと連携 できるだけ多くのメッセージングプラットフォームで、受信者フィールドの自動入力に共有連絡先を表示させる連絡先管理アプリを選んでください。 これにより、連絡先情報をコピー/ペーストするためにアプリを切り替える必要がなくなり、利便性が向上します。 例えば、クライアントであるリサと普段はメールでやり取りしているとします。 そして、彼女はWhatsappで会話を続けることを要求した。 リサの連絡先を受信トレイで更新します。 携帯電話でWhatsappを開くと、彼女の名前の最初の1文字か2文字を入力するだけでいいのです。 Whatsapp受信者の名前のオートコンプリートは、彼女の番号をそこに配置します。 3.連絡先を整理する 初期設定では、連絡先はアルファベット順に並んでいます。 コンタクトマネージャーを持つことで、好みに応じてラベル付けできるフォルダーを作成することができます。 これにより、個人の連絡先とビジネスの連絡先を分けることができます。 また、取引先を仕入先、会社の同僚、顧客などにさらに区分けするオプションも用意されています。 例えば、新しい連絡先の名前を覚えるために、連絡先を閲覧していたとします。 連絡先のラベル付けが適切に行われていれば、もう連絡先データベース全体をスキャンする必要はありません。 ただ、あなたがそれらを置いたと思うその特定のラベルフォルダを開いてください。 何百人もいるコンタクトの中から、たった数十人の中から彼を見つけるのは簡単なことです。 4.連絡先以外の情報も保存 連絡先だけでなく、必要な情報がある場合もあります。 火曜日は電話しないでください」「彼女の猫のことを聞いてください」など、短いメモを残しておくと、お客様との信頼関係を築く上で大きな意味を持ちます。 電話番号やメールアドレス、誕生日以外にも入力できるスペースがあるアプリがあります。 簡単な説明や関連する詳細情報を属性化することで、そのコンタクトについてより深く理解することができます。 これは、良い取引につながることもあります。 […]

Read more

Googleコンタクトの「委譲」機能とGmail®の共有コンタクトの比較

Googleコンタクトの委任機能は、 あなたのGoogleコンタクトに他のユーザーがアクセスできるようにするものです。 Google Workspace、G Suite有料版、Google Workspace for Educationで利用可能です。 Google委任についてのこのガイドで説明されているように、この機能の目的は、同僚が自分のために連絡先を使うのではなく、自分の代わりに連絡先を追加・更新することを可能にすることです。 したがって、代表者のGmailなどやモバイル端末で連絡先を利用することはできないため、「連絡先の共有」とはみなされません。 一方、Shared Contacts for Gmail®は、連絡先へのアクセスだけでなく、同僚のアカウントと同期することもできる共有連絡先管理ツールです。 Google連絡先委任機能とGmail®の共有連絡先との比較 Googleコンタクトの委譲 Gmail®の共有連絡先 共有できるもの 連絡先」メインラベルのみ – 連絡先」メインラベル– 各コンタクトラベル– Googleドメインディレクトリ アクセス権 権限や制限を設定する方法はありません。すべての代表者が共有連絡先の更新と削除を行うことができます。 オーナーは、連絡先ラベルを共有する際に、以下の権限を選択できます。– 表示のみ– 編集可能– 削除可能– 再共有可能– 所有権の移転 共有コンタクトへのアクセス 委任された連絡先には、Google Contactsのインターフェイスからのみアクセス可能で、検索からはアクセスできない(委任者は委任された連絡先を見つけるまで下にスクロールする必要がある) 共有された連絡先は、他の共同作業者がアクセスすることができます。– リストを通じてGoogle連絡先で と を検索することができます。– Gmailでは、オートコンプリート– Gmailのサイドバーで– Googleドライブのオートコンプリートで– Googleドライブのサイドバーで– Googleカレンダーのオートコンプリートで– Googleカレンダーのサイドバーで– モバイル機器において– Whatsapp、Slack、Zoomなどのサードパーティアプリケーションにおいて。 お問い合わせ先 バックアップ 代表者が連絡先を削除した場合、Google Contactsの30日間の猶予期間内に復元することができます。 削除された共有連絡先を時間制限なく復元することができます。 Google Contacts DelegationとShared Contacts […]

Read more
Back to Blog
Back to resources