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企業会計を強化する5つのステップ

経営者として、また管理者として、会計のための優れたシステムを維持することは、多くの余分なセキュリティをもたらします。つまり、利益がどのように推移しているのか、どの経費が最も必要なのか、何をいつ支払う必要があるのかを知ることは、経営の重要な要素です。

そうすることで、財務状況を把握し、会社を成長させ続けるために何を実行すべきかを考えることができるようになるのです。将来的には、このデータをもとに、新たな戦略やプロジェクトを展開することも可能です。

しかし、多くの場合、経営者はマルチタスクであり、会計のようなものを整理する時間はほとんどないのです。また、部門ごとにお金の悩みを別のチームに転送しなければならない場合、データの紛失やファイルの取りこぼしなどが発生し、支払い遅延や罰金などのお金の悩みの原因になります。

ですから、会計の優先順位が何なのかを理解し、テクノロジーを使ってデジタルで効率的なシステムを作り、会社での主なニーズを満たすことが重要なのです。

なぜ中小企業には会計システムが必要なのか？

例えば、あなたの会社が成長し、クライアントにサービスを提供するために新たな人材を下請けに出す必要があるとします。簿記はどのように彼らの支払いを果たすことができますか？請求書を期限内に受け取り、支払い、必要な道具を購入し、支払うべき税金を支払う準備はできているか。

あるいは、例えば、あなたの会社が物流と並行して仕事をしていて、トラックドライバーに車両の更新を要求している場合。メンテナンスサービスの領収書はどこに送るのでしょうか？これらの文書は、誰がどのように整理しているのでしょうか？

また、時間が重要な場面は、従業員への支払いです。法律や慣習を守るだけでなく、期日通りに従業員に給与を支払うことで、従業員はあなたの会社が義務を果たしていることを知り、より良い職場環境を作ることができます。適切なツールを使えば、自動支払いや請求書発行依頼を設定することができ、これらの作業に費やす時間を削減することができます。

自分のバランスを知る

会計をしっかりすることで大きなメリットがあるのが、貸借対照表なんです。実際、多くの経営者がお金を失っているのは、使ったものすべてに細心の注意を払い、投資がどのような成果を上げているのかを見ていないためです。

例えば、ソフトウェアにいくら使っているかは知っていても、それが従業員にどれだけ利益をもたらしているか、毎月の支出に占める割合はどうなのか、は知らないかもしれません。逆に、各クライアントの報酬はわかっていても、それぞれの専属時間をうまく比較できていないのかもしれません。

すべてを貸借対照表やその他の書類に追加すれば、会社の資産、月次・週次財務報告書、 タイプ別・プロジェクト別の平均支出額などを視覚的に比較する ことができる。

これは、企業の健全性に多大な影響を与えます。財務データがあれば、将来計画を立てたり、成長戦略を立てたりするのがとても簡単になります。新しい製品やサービスの開発、より大きなチームの雇用など、バランスシートが文書化されていることで、意思決定に重みが生まれます。

テクノロジーは、簿記をより良くするためにどのように役立つのでしょうか？

優れた会計システムは不可欠ですが、変動要因を考えると、なかなか難しいように思います。簿記を設定する際に知っておくべきことはたくさんあります。優先順位を整理する必要がある – 請負業者を雇うのか？異なる場所での運用？ – と、自社のニーズに合わせてシステムを適応させることができます。

バランスシートを保管するクラウドストレージ、ドキュメントの共同編集、受信トレイの共有などの機能を使えば、経理チームがより良く、より速く仕事ができる理想的なデジタルワークスペースを作ることができるのです。

システムを効率化するための5つの方法

自分の会社にはどんな帳簿が必要なのか、ご存知ですか？ここでは、その設定のための5つのステップを紹介します。

DragAppなどの共有受信トレイを入手する

共有受信箱は、チームメンバー全員がアクセスできる集合的なメール受信箱です。例えば、invoices@companynameというメールアドレスがあり、そこに外注先からの書類をすべて転送しているとします。

通常、経理チームの社員はこのアカウントにログインし、受信箱にあるタスクを整理するか、受信したメールを自分に転送して作業することになるはずです。

これは、プロセスを遅らせる可能性があるため、心配の種となる。さらに、ログイン情報を共有することは、あなたのアカウントがセキュリティ上の懸念や障害にさらされやすくなることを意味し、機密性の高い金融データにとっては大きな問題です。

回避策としては、自分のGmailアカウントから直接、共有受信トレイを設定します。 DragAppのような共有受信箱ツールを使えば、既存のメールアドレスを、ユーザーが自分のアカウントからすぐに見られる受信箱に変えることができます。そうすれば、ログイン情報を共有したり、アカウント間の切り替えを繰り返したりする必要がなくなります。その代わり、すべてのユーザーがリアルタイムで受信したメッセージを確認し、それに応じてワークフローを調整することができます。

Dragが財務チームに最適なもう一つの特徴は、ボードとアサインメントが含まれていることです。つまり、ユーザーはメールをタスクカードに変換して、ToDoボードに整理することができます。そして、これらのタスクをチームに割り当てることができます。これにより、小さな会社には欠かせない、より協力的で効率的な種類のチームワークが生まれます。

頻繁に修正する

Dragのようなタスク管理を含むツールを使えば、受信メールの見逃しやミスコミュニケーションも防げます。これは財務チームにとって重要なことで、締め切りに遅れたり、遅延損害金を支払ったりすることがないからです。ワークフローが改善されることで、財務にも直結してきます。

システムを開発する際には、報告書や貸借対照表を分析する時間を設けることが重要です。そうすることで、お金がどこに行っているのかを理解し、将来に向けてより良い計画を立てることができます。

支払いや請求書の期限を守る

確定申告から仕入先への支払いまで、タイムリーな対応が健全な帳簿管理のカギとなります。中小企業の経営者は、マルチタスクをこなさなければならないので、この点が課題になりがちですが、必要不可欠なことです。

そんな時に味方になってくれるのが技術です。まず、ドキュメント。外部の会計事務所と連携している場合は、Googleドライブに決算書などのファイルを設定し、届いたらすぐに追加する。そして、必要に応じてすぐに参照し、会計士に転送することができます。

すべてを文書化して明確にすることに加え、毎月、支払いを整理し、財務諸表に目を通す時間を確保する必要があります。カレンダーに定期的な義務として設定する。そして、この時間を使って、バランスシートの状態を詳しく知ることで、四半期末に驚くようなことはもうないでしょう。

コンタクトを取り続ける

グローバルなリモートチームの台頭により、あなたと経理担当者は同じ場所にいないかもしれません。そして、従業員、請負業者、サプライヤーの中にも、そうでない人がいるかもしれません。しかし、会計や簿記は、多くの場合、同じ人と何度もやり取りをする必要があります。では、どうすれば直るのでしょうか？

共有連絡先マネージャーのようなツールを使えば、コミュニケーションツール全体で、社内外の連絡先にチームの連絡先を伝播させることができます。

例えば、外注先からWhatsAppで請求書の送付先を聞かれた場合、インボイスマネージャーの連絡先を共有すればよいのです。逆に、会計事務所から従業員の連絡先を求められた場合、その会計事務所がGoogleドメインの一部でなくても、共有することができます。

つまり、連絡先はドメイン内でしかアクセスできないのではなく、ディレクトリは他のプラットフォームや企業間で簡単かつ安全に共有できるのです。

どこからでもすべての設定ができる

企業経営者や管理職の最大の関心事は、どこからでも連絡先ディレクトリにアクセスする必要があることです。また、連絡先の電話番号やメールアドレスがモバイル端末にひとつひとつ保存されていない場合もあります。

Shared Contacts for Gmailを使えば、ブラウザ、モバイルアプリ、Googleドライブなどの他のツールに関わらず、自分のアカウントからこの情報にアクセスすることができます。いつ、どこで、人に声をかけなければならないときでも、自分の人脈に限定されることはありません。その代わり、ディレクトリを検索するだけで、必要な人を見つけることができます。