会社案内には、さまざまな形態があります。 通常、定期的にアクセスする電話番号は、自分の目の届くところに貼られた紙に記載されていますよね。 とにかく、今はデジタルの時代ですから、何でもペーパーレスにできる時代なんです。
他部署との連絡先が書かれた紙がデスク周りのどこかに貼ってある時代は終わりました。 それとも、そうなのか？ もしかしたら、あなたの職場には共有のスプレッドシートファイルがあり、まだ覚えていない場合は、そこで調べることができるかもしれません。 そうでなければ、後任の従業員の連絡先がわからないときに、誰に迷惑をかけるかわかってしまうからです。 携帯電話やデスクトップから直接アクセスできる会社案内があれば、あなただけでなく、あなたの組織のすべての人が、こうした微妙なニュアンスから解放されるのです。
1.効率的なコミュニケーション
会社案内アプリがあれば、もうメンバーの連絡先を探す必要はありません。 電話番号を壁のメモから見たまま入力したり、過去の取引からコピー＆ペーストする必要がありません。
ご希望のメッセージングアプリの受信者欄のオートコンプリートフォームに、会社全員の連絡先が表示されます。 もう、新人の番号を聞き回ることもない。
2.オンボーディングの改善
新入社員といえば、会社案内があることで職場に馴染みやすくなります。 彼は組織の全員を簡単に見ることができます。 彼はクリアランスさえあれば、誰にでも簡単に手を差し伸べることができる。
会社案内があれば、新入社員のウォームアップ期間が短縮されます。 社内で誰が何をやっているのかを聞き回るよりも、実際の仕事に時間を使った方が生産性が上がります。
3.時間の節約
自己啓発・職業能力開発の世界的権威であるポール・J・マイヤーの言葉を引用します。「ほとんどの時間は、時間単位ではなく、分単位で浪費されている。底に小さな穴の開いたバケツは、わざと蹴り倒されたバケツと同じように空っぽになるのです。”
メールアドレスの検索は数秒で終わるかもしれません。 残念ながら、この動作を繰り返すと、1年間で何時間も蓄積されてしまう。 信頼性の高いコンタクトマネジメントシステムは、このような非生産的な時間を排除します。
4.どこでも会社案内を閲覧できる
こんなシナリオを考えてみましょう。食料庫に水漏れがあるのを発見したとします。 デスクトップからではなく、携帯電話からすぐにメンテナンス担当者にメールを送ることができるのは便利です。 その小さなことを忘れてしまう理由は、何十個もあるはずです。 携帯電話のメモではなく、直接メールを送ることで、時間と手間を省くことができます。
5.販売支援
マーケティングチームと営業チームは、優れた連絡先管理アプリで顧客リストを簡単に共有できます。 これは、必ずしもCRMを意味するものではありません。 CRMのシートは値段が高いですからね。 オンボーディングコストとその他の費用は、その他の元帳の項目です。
会社のディレクトリに「Leads」「Clients」というフォルダを作り、営業部門とマーケティング部門だけがアクセスできるようにすることができます。 重要なのは、当該フォルダーを確保することです。 このような連絡先には、誰でもアクセスできるようにする必要はありません。
その結果、連絡先を共有することができるため、CRMシートの月々の支払いを節約することができます。 予測やデータ分析などの機能を本当に必要としている人だけが、CRMを利用することになります。 連絡先の共有だけで済む人は、CRMに乗る必要はない。
6.通信の確保
前述のフォルダの確保というテーマに関連して、パーミッションを設定できる連絡先管理アプリを選択します。 パーミッションは、特定のコンタクトグループへの不正なアクセスを防ぐために重要です。
例えば、管理者は顧客リストにアクセスする必要はありません。 したがって、「リード」と「クライアント」は、マーケティング部門と営業部門のみに限定するように設定する必要があります。
社内グループについては、Cレベルの連絡先が必要な場合、管理職だけに見えるように設定することもできます。 これにより、会社の階層を迂回することを防ぐことができます。 しかし、中小企業の経営者の中には、ファイル社員からアイデアをもらうことを嫌がらない人もいます。
7.連絡先以上の情報を共有する
従業員は、名前、支店所在地、部署、役職などで簡単に検索することができます。 会社案内には、連絡先の下にこれらの詳細をファイルしておくことができます。 これにより、全員が会社組織に関する知識を得ることができます。
連絡先管理アプリの中には、メモ機能がついているものもあり、自分が書いたものについて同僚にタグ付けすることもできます。 この機能を使って、コメントを追加することができます。 もちろん、関係者の許可を得て行う必要があります。 注釈の例としては、”彼女は菜食主義者”、”彼はユダヤ人 “などです。 確かに、このような短いメモは、同僚の希望やニーズの一般的な好みを思い出させることができる。
8.データの保護
GDPRやその他のデータプライバシーを支持する基準に準拠した会社案内ソフトウェアを選択する。 これは、あなたのデータがハッキングされたり、第三者に使用されたりしないことを知るために重要なことです。
9.プロテクト転送
コーラという社員が会社を辞めるとき、彼女の連絡先リストを後任のラレインに引き継ぐ必要がなくなるかもしれません。 コンタクトマネージャーは、CoraのアクセスをキャンセルしてLalaineを割り当てるだけでよいのです。
特にコーラが無断欠勤した場合、これは実用的です。 その結果、少なくともCoraが商談中の顧客リストについては、管理者がCoraを探す必要がなくなりました。 それに伴い、Coraは当該リストにすぐにアクセスできなくなった。 管理者は、ファイルの置き忘れや、Coraのバックログにアクセスできないことを心配する必要はありません。
10.会社案内を更新
会社によっては、社員の入れ替わりが激しいところもあります。 連絡先が記載されたスプレッドシートを共有で管理するのは手間がかかるものです。 個々の連絡先データベースごとに連絡先リストを更新するのは手間がかかる。
会社案内を一元管理することで、更新は1回で済みます。 他の組織では、共有の連絡先リストに同じように更新された情報が表示されます。
これにより、休暇申請を担当する最新の管理者の番号がわからないという手間を省くことができます。 一方、マルセロが昇格したことは、本人が公表していなくても何気なく知っているかもしれません。 あなたのチームは、祝賀会として彼にカラオケのスポンサーになってもらうこともできますよ。
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