チーム全員の情報に簡単にアクセスできるようにすることは、健全な職場コミュニケーションシステムの鍵です。 LDAPディレクトリに連絡先を登録しておくと、お互いにすぐに見つけることができ、作業の遅延を防ぐことができます。 つまり、同僚はプロジェクトで協力したり、他部署の人に連絡を取ったり、チームメイトを紹介して問題を解決することもできるのです。
とはいえ、これを整理しておくことは、IT管理者にとって難しい作業です。 会社の規模が大きくなると、社員全員のデータを最新の状態に保ち、セキュリティを確保する作業が面倒になることがあります。 特に、時差や国を超えたグローバル企業とは
そして、ワークフローに接続されたさまざまなデバイスやソフトウェアによって、このプロセスはさらに難しくなる可能性があります。 例えば、支払作業をしていて、経理チームに請求書を転送する必要がある場合、相手のメールアドレスがわからないと、銀行ソフトから直接転送することはできませんよね。 また、モバイル端末で仕事をしている場合、契約書に電話番号が保存されていなければ、どうやって同僚と連絡を取ることができるでしょうか。 これが、LDAPディレクトリの考え方です。
そして、それを実現するためには、このLDAPディレクトリが常に最新で利用可能である必要があります。
LDAPディレクトリとは何ですか？
会社の連絡先を登録するLDAPディレクトリは、データベースです。 企業内の従業員、契約社員、顧客、サプライヤーなど関係者の情報を保存しています。
LDAPディレクトリは、連絡先情報の管理によく使われます。 名前、メールアドレス、電話番号、役職、所在地、部署など、同僚を特定できる詳細な情報や活動内容から同僚を探すことができます。
これらの情報を一元的に保管・管理する場所を作るシステムです。 そして、全社的に 権限を持つユーザーがアクセスできるようにします。
現在のディレクトリーの限界
連絡先をまとめた全社的な名簿の活用は、大きなメリットです。 しかし、それはいくつかの制限を伴うこともあります。 運用業務、チーム管理、あるいは関連データの不足など、会社全体ですべての連絡先を正しく、真実の状態に保つことは困難です。
会社規模
企業が成長するにつれ、誰もが簡単にアクセスできるようにする必要があります。 世界中にいるリモートチームと仕事をするマネージャーもいます。 外部委託先がある。 チームメンバーがすべての連絡先を自分のデバイスやアカウントに保存しておくことは、ほとんど不可能です。
それに伴い、LDAPディレクトリはさらに必須となります。 しかし、チームの規模が大きくなればなるほど、より多くの情報を保存しておく必要があります。 そのため、時間管理や、変更点を把握するための権限委譲に課題があります。
ITオーバーロード
チーム規模の副産物として、ITチームに紐づく仕事の多さが挙げられます。 多くの場合、IT部門がすべてのデータの更新を担当します。 これは、彼らがシステム管理者であり、あらゆるユーザーを追加・変更する権限を持っているために起こることです。
通常、これらのチームは、組織のシステムやサーバーの維持管理にも多くの責任を負っています。 つまり、彼らはすでに多くのものを抱えているのです。
そのため、社員のプロフィールを管理する作業は、この大量の仕事に加え、時間と労力を必要とします。
検索機構の欠如
連絡先ディレクトリの使用を複雑にするもう一つの層は、各人に関する十分な情報がないことかもしれません。 チームメイトの番号やメールアドレスをアカウントに保存すると、それらを分類するための情報が足りなくなります。
理想的には、優れたLDAPディレクトリには、職種、所在地、部署、関わっているプロジェクトなど、各企業のニーズに合わせてカスタマイズできる多くの連絡先が含まれています。
例えば、特定の支店のマネージャー、サードパーティコントラクターの担当者、自分が貢献しているプロジェクトの責任者など、連絡したいけれども知らない人がいる場合、名前ではなく、その役割を検索する必要があるのです。
共有しにくい
コンタクト情報を共有することで、ワークフローを効率化できることに気づくことが重要です。 例えば、ソフトウェア開発会社でIT部門が顧客サービスの問題に直面しているとします。 専門家の連絡先をお客さまと共有する方法を知ることで、タスクを迅速に進めることができます。
会社のディレクトリの外で連絡先を共有することのもう一つの懸念は、機密保持の問題につながる可能性があることです。 例えば、金融会社では、業務を遂行するために従業員へのアクセスが必要な複数の契約社員と取引することがあります。 ただし、実際には社員ではありません。 そのため、機密性の高いファイル共有のため、部署のワークスペースに追加するのは得策ではありません。
しかし、違う人に連絡を取る必要があるときに、その都度住所を聞かせるのは効率的ではありません。 これは従来のLDAPディレクトリ内の課題であり、関連性はあるが限定的な情報を外部の特定のグループや人と共有する方法がないのです。
ディレクトリの連絡先をより良くするためには？
通常の連絡先情報システムでは限界があるため、従業員はコミュニケーションシステムをより速く、より効率的に、そして共有可能にする、より良いソリューションを必要としています。 Shared Contacts for Gmail®」を入力します。
このツールは、共有のアドレス帳に連絡先を作成・更新し、どこからでもアクセスできるようにするものです。 組織では、所在地、役職、レベル、部署などで連絡先を分類することができます。
連絡先の編集が可能
そして、重要な機能の1つは、管理者がユーザーに自分のLDAPプロファイルを編集する権限を与えることができ、希望すればGoogleドメインの外にも表示することができることです。 など、複数の利点があります：
リアルタイムのアップデート
IT管理者が新しい電話番号、役職、電子メールアドレスを追加するまで待つのではなく、権限を与えられたユーザーが自分で追加することができるのです。 連絡先を更新すると、Googleディレクトリ（LDAP）と同期されます。 また、同僚のすべてのデバイスと同期しています。 だから、どこで仕事をしていても、必要な連絡先を見つけることができるのです。
ITタスク負荷
ITチームはマルチタスクであることが多い。 各ユーザーの情報を更新する手間を省くことができれば、正確な情報を確認する時間を短縮することができます。
共有する能力
Shared Contacts for Gmail®は、Google Workspaceの管理者がディレクトリ全体を外部ユーザーと共有することができます。 ベンダーや他の支店のようなサードパーティにも有効です。
そのため、ユーザーがLDAPディレクトリの連絡先情報を更新すると、権限を持つユーザーはその詳細を即座に確認することができます。 これは、組織における自分の役割について、より透明性を持たせることができる重要な機能です。
検索性
編集可能な連絡先情報の最大の利点は、人々が会社での役割の多くの側面に従ってそれらを供給することができることです。 例えば、グローバルな組織で働く人がいれば、タイムゾーンを追加することができます。 これによって、いつ声をかければいいのかがわかるようになります。 1人が複数のプロジェクトに参加している場合、その両方をプロフィールに追加することができます。 マネージャーは特定の呼称を持つことで、見つけやすくなります。
それに伴い、必要な人を検索するのもより簡単になり、コミュニケーションシステムをより速く、より良いものにすることができます。
