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Google Workspaceへの移行の基礎知識

他のシステム(Microsoft、Lotus Notes、Zimbraなど)からGoogle Workspaceに移行することは、常に大きなプロジェクトであり、それに飛び込む前にプロセスを適切に理解することをお勧めします。

この記事では、Google Workspaceへの移行の主な手順、このトピックに興味を持つべき人、そしてできるだけスムーズに移行する方法について説明します。

Google Workspaceへの移行」とは、基本的に、あらゆるレガシーメールシステム(またはデータシステム)やオフィスツールを、Googleのクラウド(Google Workspace)へ移行することを意味します。

実は今、全体を定義してみると、このGoogleへの移行は3つの大きな柱でできていると言えるかもしれません。

1.ユーザー一人ひとりに適した環境づくり

Google Workspaceはツールのエコシステムであり、すべてが同じプラットフォーム上で統合されています。

しかし、組織内のユーザー一人ひとりには、それぞれ固有のニーズ、仕事の進め方、責任があります。

移行プロセスでは、新たに取得するスイートのメリットを最大限に引き出すために、各人やユーザータイプに適した環境を確保することが非常に重要です。

2.データの移行

これは、メールメッセージ、ドキュメント、カレンダー、連絡先などを、他のサービスプロバイダからGoogle Workspaceに実際に移行することに関係する。

一般的に、新しいシステムへの移行というと、この部分を一番に考える人が多いのですが、これはプロセスの一部分に過ぎません。

3.ユーザーによる採用を確実にし、この新しい働き方のメリットを最大化すること

この柱の最初の部分は、基本的に変化が生み出すショックを最小化することです。

新しいツールは敷居が高いので、ユーザーには e新しいツールを試すための力を与えてくれました。 また、最初から全員が参加することで、移行期間中の余分な時間のロスをなくすことができます。

そのためには、データを適切に移行し、ユーザーのプロファイルに応じた環境を適切に設定する必要があります。 従業員は、メール、文書、カレンダーなど、必要なものを新しいシステムですぐに見つけなければなりません。

新しいシステムがスムーズに機能し、データがあれば、チームの生産性が向上し、プロセスがスムーズになり、日々の仕事がとてもやりやすくなります。

Google Workspaceへの移行を成功させるということは、旧システムから新システムへのデータ移行だけでなく、各ユーザーが必要な作業環境を確保することを意味します。

また、新しいシステムへの適応が組織全体で奨励され、評価されていることを確認する必要があります。

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このトピックに興味を持つべき人は?

この記事は、Google Workspaceを検討している人、試してみたい人 – 無料トライアルであれ、コンセプトの証明としてであれ、すべての人に参考になるものです。

また、Google Workspaceに移行したばかり、または移行中の方で、連絡先やその他の移行データに関連する問題に直面していることが判明した方にもお勧めです。

Outlook、Exchange、Office 365、Lotus Notes、Domino、またはその他のシステムからの移行であっても、これはあなたのためのものです。

また、従業員の生産性や幸福度に責任を持つ皆様や、組織レベルでの新しいツールの展開にも有効です。

そして、もちろん、組織におけるデータのアーキテクチャ、組織、データの完全性に責任を持つ人たちです。

例を挙げて状況を見てみましょう。

Google Workspaceに移行したところ、移行したデータについて問題が発生しました。

この状況では、すでに移行プロセスを経て、新しいシステムが導入されているため、賭け金は高くなります。 つまり、目下の問題はコンタクトの問題ではなく、今やGoogle Workspaceの問題であり、それはもっと大きな問題なのです。

おそらく最初は、より生産的で、より分かりやすく直感的なシステムを持ち、同じクラウドにすべてを安全に保存するために移行を決めたのでしょう。 で、今はダメなんですか?

このような事態は避けたいものです。ですから、すべてのプロセスの内側と外側を知り、道路上の潜在的な障害を事前に回避する方がよいのです。

そもそもGoogle Workspaceへの移行を検討すべき理由

まず、レガシーシステムからGoogle Workspaceエコシステムへの移行を決定する最も一般的な理由をいくつか紹介します。

Google-Workspaceへの移行のメリット

データサイロ

これは、多くの組織が他のシステムに移行することを決定する最も一般的な理由でしょう。

重要なデータがばらばらに散在し、一元管理されていないことがあります。

特に、仕事で扱う連絡先やアカウント、アプリの数が増えれば増えるほど、厄介なことになります。

Google Workspaceの大きなメリットは、すべてが容量無制限の1つのプラットフォームに統合されていることです。つまり、これまで持っていたストレージスペースやデータ量の制限が、サイロとともにすべてなくなるということです。

費用

もう一つの理由は、コストです。 旧システムのコストか、クラウドシステムを全く導入していないかのどちらかです。

オンプレミスのサーバーを維持するのは長期的には大きなコストがかかるので、すべてをクラウドにした方がコスト効率が良いのです。

セキュリティ

データのセキュリティに関しては、慎重であるに越したことはありません。

しかし、マットレスの下ではなく、銀行にお金を預けておく方が、単純に合理的です。

Google Cloudは世界で最も安全です。 あなたのデータは安全で安心です。

生産性

Google Workspaceは、チームメンバーやチーム間のコラボレーションに悩むあなたのために設計されています。

Googleのツールは、単純に連携が強い。 Googleのエコシステムには、あなたのチームが毎日必要とする必須ツールが含まれており、あなたの武器に加えたいと思う他の多くの便利なツールとシームレスに統合されています。

コラボレーションは、人々がより効率的に共同作業を行い、サイロを回避し、より生産的になることを支援します。

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移行プロセスにおける代表的な課題

前章で述べたような単純明快な内容であれば、このテーマで記事を書くことはないのは明らかです。

多くの場合、その過程で困難が生じるかもしれませんが、それを回避したり解決したりする方法を知っていれば、それでいいのです。 それでは、これまでのマイグレーションでどのような課題があったのか、いくつか見ていきましょう。

Google-Workspaceへの移行に伴う課題の克服

チェンジマネジメント、ユーザーアダプション、変化への摩擦

特に、全く新しいシステムを使うための導入が必要な場合、人々は新しいツールを手に入れるという考えに怯えるでしょう。

新しいものはすべて怖い、それは人間の基本的な性質です。 新しいシステムを知っても、十分に理解できない、自分の仕事を中心にすべてをコントロールできない、などのもどかしさがあります。

新しいツールへのオンボーディングには時間がかかりますし、すぐに価値を見いだせないこともあります。

これは、明確なコミュニケーションと透明性、そしてリーダーシップで解決できることです。 ITだけでなく、組織のトップマネジメントの賛同を得る必要がある。

移行作業の前から、組織にとっての具体的なメリットを説明するようにしましょう。

技術的な課題

移行が計画通りにいかないこともあります。

プロセスのどこかで何か問題が発生し、その技術的な問題が企業活動に大きな影響を与える可能性があります。

しかし、技術的な問題は、マイグレーションサービスに精通した適切なパートナーがいれば、比較的簡単に解決できることが多いというのが、良いニュースです。

また、技術的な問題が発生することも想定し、サポートが必要な場合は誰に連絡すればよいかを知っておきましょう。

日常的なワークフロー

全員が新しいシステムのコツをつかんだとしても、まだ十分とはいえないかもしれません。

問題は、新しいツールがレガシーシステムと全く同じように機能するようにはできていない、という事実だけであることが多いのです。

ユーザーは、Google Workspaceのアカウントで自分の作業環境を以前と同じように見つけることはできず、データが散逸する可能性があります。

特に、これまでシームレスに機能していたものに対して、新しい仕事のやり方やプロセスを考え出す必要がある場合、これは難しく、多くのフラストレーションを引き起こす可能性があります。

特に、ユーザーがこれを解決する方法を知らない場合、これが原因で悲惨な結果になる移行もあります。

移行を開始する前に、すでにフォーカスグループで新しいプロセスやシステムを確認し、プロセス全体と移行後もチームメンバーにサポートを提供するようにしてください。

チェックリスト移行作業の前に確認すべき4つのこと

移行プロジェクトの計画を始める前に、これらがカバーされていることを確認してください。

移行作業前に確認すべき4つのチェックリスト

1.Googleに移行する理由とメリットについて、スタッフを教育する。

組織内の全員が、なぜそのような変更を行うのか、そしてそれによって何が起こるのかを知っていることを確認する。

何かが起きているという種を植え付けるために、すべてのプロセス段階において部下とのコミュニケーションがシームレスであることを確認すること。 コミュニケーションは重要であり、人々は何が起こっているかを知ることが好きです。

IT部門は、ソリューションを「売り込む」ことなく、ただ何かをして、最後の最後で皆に伝えることがあまりにも多いのです。

経営トップが公式に発表し、この改革に取り組む機運があることを示す。

組織の長期的なビジョンとどのように合致しているかを示す。 変化が起きれば可能になるクールなこと、そしてそれが皆の仕事人生にどのようなプラスの影響を与えるかに焦点を当てます。

2.すべてのスタッフのユースケースを監査し、プロセスに含める

会社レベルでは、現在のツールをどのように使っていますか?

移行の主な目的は、すでに持っているシステムとまったく同じものをクラウド上に再現することではないことを理解してください。

それは、チームがより効率的に目標を達成し、より生産的になるために、仕事を違った方法で考えるということです。

そして、個人レベルでは、電子メール、ドキュメント、連絡先などをどのように使っているか?

どのようなデバイスで? どのようにアクセスするのでしょうか? コンタクトはどのように使われているのでしょうか? ドキュメント、メール? 彼らのコンタクトはどこから来るのか?

どのようにしてコンタクトになるのでしょうか?名刺を読んで、携帯電話の連絡先に追加するだけですか?スキャンしますか?

コンピュータの特定のインターフェイスを使用して、手動で連絡先を作成していませんか? あなたの部下は、メールをくれた人の中からコンタクトを作り出していますか? それとも、着信した番号を携帯電話に保存して、連絡先に変えているのでしょうか?

制限や制約が一切ないことを想像してください。 理想的な状態とはどのようなものでしょうか。 ユーザーはどのようにコミュニケーション、コラボレーション、集中管理、データアクセスをしたいのでしょうか?

このような異なるユーザープロファイルの環境を社内で調査する必要があります。 この新しいツールで、人々が以前より良い仕事ができるようになることを確認します。

それができたら、新しい環境の設計図を書き、可能であるべきすべてのことを記述します。 何を実現したいのかが分かれば、作るべき構成、追加すべきアドオン、移行するデータの有無などを簡単に定義することができます。

3.移行プロジェクトのスコープを理解する

クラウドへの移行は、単にメールプロバイダーを変更するような小さなプロジェクトでも、包括的な移行でも可能です。

スコープを意識し、プロジェクトに対する現実的な期待や目的を念頭に置く必要があります。

プロからのアドバイス:チーム全体でワークショップやミーティングを開き、プロジェクトの各段階を透明性を持って進め、スコープからプロジェクトの最終決定まで、すべてがきちんと文書化されていることを確認する。

また、最初に最小限のスコープを定義しておくことをお勧めします。 確かに、ハイブリッドシステムで機能し、ステップバイステップでツールを展開することができます。 そうすることで、ユーザーが多くの変更に煩わされることを避けることができます。

いずれにせよ、Google Workspaceのすべてのツールの使い方を一度にトレーニングしようとはしないでください。 テーマ別のトレーニングやウェビナーを提供し、必要な時に参加できるようにするのが良い。

4.変更中および変更後のチームをサポートする

新しいシステムですべてが同じになるわけではありません。新しいツールや発生し得る課題について、チームをサポートできるように準備してください。

しかし、ユーザーを支援する仕事は、ヘルプデスクだけの肩にかかってはいけないのです。

ユースケースを解決するために、各チームにGoogleチャンピオンを育成し、フロアでソリューションの参考とする。

ただし、新しいツールについてサポートが必要な場合は、必ず外部パートナーに相談してください。

Shared Contacts for Gmail®の活用方法

Shared Contacts for Gmail®の活用方法

最後に、私たちShared Contacts for Gmail®がどのように移行作業をサポートするのかを見てみましょう。

サイロがないことを確認する

上で見たように、Google Workspaceはカスタマイズ可能なプラットフォームである。 そのため、Office 365のようなシステムですぐに使えるものは、Google for Businessでプラグインとして追加する必要があります。

Googleは、Office 365のような他のシステムのように、完全に統合された連絡先共有に対応していません。

アドレス帳を作ることはできても、それを誰とでも自由に共有できるわけではありません。

これは問題です。移行後、多くのユーザーは、レガシーシステムで共有されていた連絡先が、一元化されたリポジトリでは利用できなくなったことにすぐに気がつくことでしょう。

旧システムと新システムの連続性

ユーザーがどこにいても(メール、ドキュメント、モバイルなど)共通の連絡先を見つけられるようにし、共有アドレス帳の所有者が完全にアクセス制御できるようにし、すべてのシステム(Active Directoryなど)が同期され、すべてのドメインユーザーが利用できるようにします。

Googleは複数のディレクトリをうまく扱えません。 組織内に複数のドメインがある場合、すべてのユーザーが組織内の他のドメインに所属する同僚の連絡先情報にアクセスすることが課題となっています。

Shared Contacts for Gmail®は、すべてのユーザーを単一のディレクトリに統合し、どこからでもアクセスできるようにすることで、この問題を解決することができます。

Googleでは、LDAP(会社のディレクトリ)とモバイルデバイスやサードパーティアプリの間の同期は行われません。

モバイル、Eメール、WhatsApp、Zoom、その他数百のアプリケーションなど、あらゆる場所でアクセスできるようにしています。 連絡先を探し、編集し、どこにいてもアクセスすることができます。 Google Cloud自体では不可能なオフラインも。

ディレクトリ以外にも、各ユーザーは自分専用の共有アドレス帳を作成し、特定のアクセス権を与えることで、チーム内の好きな人と共有することができます。

共有されている連絡先はリアルタイムに同期されます。 Gmail、Google Drive、Calendar、Zoom、CRMなどのオートコンプリートシステムですぐに表示されます。

あなたの環境のどこかでメールアドレスを扱うと、その連絡先に関連するすべての情報が画面の右側に表示され、ワンクリックで詳細を追加することができます。

Shared Contacts for Gmail®のおかげで、ユーザーのIP電話には、たとえ一度もやり取りをしたことがなくても、自動的に共有連絡先が登録されます。

社内のすべての連絡先に、どこでも、すべてのデバイス、すべてのプラットフォームで、リアルタイムにアクセスできます。

一元的で安全なデータ

移行によってゴミのようなデータが大量に作られ、それが散逸してしまう。

Shared Contacts for Gmail®は、データのクリーニングを支援し、すべての情報がGDPRやその他のデータプライバシー規制に従って安全に保存されていることを確認します。

お客様のデータは一元的に安全に保管され、必要に応じて削除することができます。

また、連絡先のバックアップは無制限で、Googleでは30日間しかバックアップできないため、誤って削除した連絡先も必要に応じていつでも復元できるようになっています。

コンタクト管理をスムーズに

Shared Contacts for Gmail®は、連絡先管理をより高いレベルでスムーズにします。

連絡先に関するすべての情報を把握し、同僚と共有し、コメントを追加して同僚にタグ付けし、連絡先を割り当てるなど、すべてを一箇所で行うことができます。

連絡先を組織や部署ごとに表示することができるため、比較的限定的なGoogle連絡先インターフェイスよりも操作しやすくなっています。

さらに、どこにいても、すべての連絡先を360度見渡せるので、チームの他のメンバーも一緒に確認できます。

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連絡先をチーム内で共有し、どこからでもアクセス可能

結論

他のシステムからGoogle Workspaceに移行することは、始める前から準備しておくべきことです。

この変化の最前線にいるのはあなたのチームと従業員ですから、新しいシステムに適応するよう促し、そのプロセスを通じてサポートを提供することを確認する必要があります。

しかし、それらに対処するための適切な準備があれば、移行プロセスはスムーズでシームレスに行うことができます。

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