Shared Contacts for Gmail®
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Googleワークスペース（旧称：Gsuite、Google apps）は、ビジネス、教育、コラボレーション、生産性ツールを満載した、強力かつ大規模な人気ソフトウェアのコレクションで、何百万人もの人々の生産効率を向上させることができます。 個々のワークスペースの利用は無料で、企業は少なくとも随時、カスタムドメイン、無制限のクラウドストレージ、カスタマーサポートなどの追加機能を有料で利用することができます。 一方で、ユーザーの多くは最も一般的な機能に満足しており、Google Workspaceが提供するすべての機能を活用する方法を十分に理解していないと言ってよいでしょう。 Gmail、Googleドキュメント、スプレッドシートのデフォルト設定と基本機能のみを使用し、Googleカレンダーで多忙な日々を過ごし、Googleスライドとフォームを時々使うかもしれません。 しかし、Google Workspaceの可能性はもっともっと広がっています。私たちは、あなたが毎日使っているソフトウェアの可能性を最大限に発揮できるよう、お手伝いしたいと考えています。 そこで、Google Workspaceをプロ並みに使いこなすための7つのヒントを集めました。 1.Gmailを最大限に活用する まずGmailから。平均して、プロフェッショナルは仕事の時間の㉓をメールのチェックと返信に費やしているのだそうです。 一度に終わることはほとんどなく、常にメールの通知で中断され、生産性がかなり損なわれています。...
コンタクトラベルを最大限に活用する方法 Googleのエコシステムにおける連絡先の共有は、最も需要の高い機能の1つです。 それでいて、Googleコンタクトだけが可能なわけではありません。 例えば、教師が特定のクラスの保護者全員に素早くメールを送る必要がある場合などです。 ある企業では、役員との特定の連絡先を中心にコラボレーションを行いたい、あるいは同僚が個人のアドレス帳に入力していなくても、同じ人に連絡を取りたいといったニーズがあるかもしれません。 “ラベル “とは、Googleでいうタグや連絡先リストのことです。 ラベルは、連絡先が1つのグループまたはカテゴリに属していることをGoogleに伝えます。 ラベルはコンタクトグループとしても見ることができますが、多少似ているGoogleグループと混同しないようにしましょう。 コンタクトラベルとGoogleグループの違い 連絡先ラベルとは、連絡先に付与する、同じカテゴリーの人であることを示すタグのことです。 コンタクトカードには、その人たちの詳細な情報（電話番号、会社名、IM、所在地、役職、生年月日など）が記載されています。 グループとは、メールアドレスの所有者に同じ許可を与えるために使用されるメールアドレスのリストです。...
まだご存知ないかもしれませんが、SaaS管理プラットフォームのBetterCloudは 、連絡先共有機能を廃止すると発表しました。 その理由は、2022年1月1日をもって、Googleが旧来の連絡先共有APIのサポートを終了するためで、BetterCloudは新APIへのアップグレードは行わないとのことです。 しかし、Googleの連絡先共有にBetterCloudを使用していた場合、問題に直面していることを意味します。 今回は、BetterCloudに代わる選択肢をご提案するとともに、この変更後も組織で円滑な連絡先共有・管理を継続するために必要なステップをご紹介します。 続きを読む コンタクトシェアリングとは何か、なぜ重要なのか いったい何が起こるのか？ BetterCloudは、管理者が技術的なタスクを自動化し、ユーザーのデータのセキュリティを管理するためのSaaS管理ツールという本業に集中することにしました。 これまで多くのユーザーが連絡先の管理や共有だけに利用してきたが、前述の通り、近々これができなくなる。 実際には、2022年1月1日以降、BetterCloudを利用する組織には、以下のような制約が発生します。 単純な結果、あなたの組織はすぐに進化しないコンタクトベースを持つことになり、多くのデータはすぐに古くなってしまうでしょう。 連絡先の共有機能が機能しなくなり、チーム内の誰かが共有されている連絡先を更新しても、その変更は他のユーザーと同期されず、連絡先を一つ一つ手動で更新することに戻ります。...
コンタクトマネジメントは、リードや顧客を扱うチーム間の効率的なコラボレーションを可能にします。 連絡先管理アプリは、市場に数多く存在するため、適切なものを見つけるのは困難です。 CRMにするかしないか？ 連絡先管理は、スプレッドシートのような簡単なものから、顧客関係管理（CRM）ソフトウェアのような複雑なものまであります。 そして、その間にスタンドアローンの連絡先管理アプリがあります。 表計算ソフトが役に立っているかもしれません。 そしてまた、連絡先管理アプリを発見することで、より良いサービスを提供することができます。 連絡先管理アプリは、スプレッドシートからのリストと比較して、連絡先へのアクセスをよりスムーズにします。 また、連絡先リストからメールやメッセージアプリに各項目をコピー＆ペーストする面倒な作業も不要になります。 しかし、前述したようにCRMは複雑です。 連絡先管理以外のサービスも充実しています。 残念ながら、中小企業やスタートアップ企業にとっては、最適な選択とは言えないかもしれません。 連絡先管理システムを考えているのなら、それ用のスタンドアロン・ソフトウェアだけを入手するのがよいでしょう。...
連絡先リストを増やすのも簡単です。 ソーシャルメディアの時代、新しい人と出会うことは以前よりずっと簡単になっています。 今や人を知るということは、学校やスポーツクラブ、ネットワーク会議などでの個人的な出会いにとどまりません。 ネットワークが大きくなると、連絡先を整理するのが大変になることがあります。 しかし、最近追加した連絡先を探す必要があるにもかかわらず、残念ながらその人の名前を忘れてしまった場合、これが問題であることに気づかないかもしれません。 ディレクトリをスクロールすると、それを見つけるだけでも時間がかかるかもしれません。 また、同姓同名で別人のコンタクトが複数存在する場合もあります。 間違ったメッセージを送る可能性がある。 受信者がメッセージを無視するだけなら、ラッキーなことです。 残念なのは、それが何か真逆の印象を与えてしまった場合です。 そのような事態を避けるためのヒントを紹介します。 ディレクトリの一元化 すべての本を書斎に、すべての服をクローゼットにしまいたいように、すべての連絡先を一カ所に集めることは、物事の整理整頓に大いに役立ちます。...
会社案内には、さまざまな形態があります。 通常、定期的にアクセスする電話番号は、自分の目の届くところに貼られた紙に記載されていますよね。 とにかく、今はデジタルの時代ですから、何でもペーパーレスにできる時代なんです。 他部署との連絡先が書かれた紙がデスク周りのどこかに貼ってある時代は終わりました。 それとも、そうなのか？ もしかしたら、あなたの職場には共有のスプレッドシートファイルがあり、まだ覚えていない場合は、そこで調べることができるかもしれません。 そうでなければ、後任の従業員の連絡先がわからないときに、誰に迷惑をかけるかわかってしまうからです。 携帯電話やデスクトップから直接アクセスできる会社案内があれば、あなただけでなく、あなたの組織のすべての人が、こうした微妙なニュアンスから解放されるのです。 1.効率的なコミュニケーション 会社案内アプリがあれば、もうメンバーの連絡先を探す必要はありません。 電話番号を壁のメモから見たまま入力したり、過去の取引からコピー＆ペーストする必要がありません。 ご希望のメッセージングアプリの受信者欄のオートコンプリートフォームに、会社全員の連絡先が表示されます。 もう、新人の番号を聞き回ることもない。...
