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Google連絡先でラベルを共有し、整理整頓する方法

コンタクトラベルを最大限に活用する方法 Googleのエコシステムにおける連絡先の共有は、最も需要の高い機能の1つです。 それでいて、Googleコンタクトだけが可能なわけではありません。 例えば、教師が特定のクラスの保護者全員に素早くメールを送る必要がある場合などです。 ある企業では、役員との特定の連絡先を中心にコラボレーションを行いたい、あるいは同僚が個人のアドレス帳に入力していなくても、同じ人に連絡を取りたいといったニーズがあるかもしれません。 “ラベル “とは、Googleでいうタグや連絡先リストのことです。 ラベルは、連絡先が1つのグループまたはカテゴリに属していることをGoogleに伝えます。 ラベルはコンタクトグループとしても見ることができますが、多少似ているGoogleグループと混同しないようにしましょう。 コンタクトラベルとGoogleグループの違い 連絡先ラベルとは、連絡先に付与する、同じカテゴリーの人であることを示すタグのことです。 コンタクトカードには、その人たちの詳細な情報(電話番号、会社名、IM、所在地、役職、生年月日など)が記載されています。 グループとは、メールアドレスの所有者に同じ許可を与えるために使用されるメールアドレスのリストです。...

Googleグループで最も重要な「やっていいこと」と「やってはいけないこと

Googleグループは、Google Drive上の特定のドキュメントにアクセスしたり、大量のメールを受信したり、特定の会議に参加したりするなどの権限を共有する、GoogleやGmailアカウントの所有者などのGoogleユーザーを組織化する方法である。 これにより、ドキュメントの共有、何かの送信、権限の付与、イベントへの招待など、特定のアクションを常に個別に行うのではなく、グループ全体で一度だけ計画することができます。 例えば、Googleのグループ「accounting」にメールを送りたい場合、そのグループのメンバー全員にメールが届くので、個々の受信者をすべてリストアップする必要はないのです。 Googleアカウントを持っていれば、組織外の人ともグループを作成できます。 グループは、Google Workspaceの世界全体に存在するため、Google Workspace全体にまたがっています。 また、Googleグループを利用することで、グループのメンバーをコントロールできるため、機密情報にアクセスできるユーザーを確保することができます。 Microsoftのエコシステムでは「メーリングリスト」、LDAPやActive Directoryでは「セキュリティグループ」という名称で見つけることができます。 多くの組織やそのユーザーは、Googleグループの使い方や活用方法を知りません。しかし、Googleグループは、あなたやあなたの会社にとって非常に便利なものです。 今回は、Googleグループの注意点と、GoogleグループとShared...