Gmail®용 공유 연락처 는 5가지 수준의 액세스 제어를 제공합니다. 연락처는 회사의 소중한 자산이므로 권한 관리가 중요합니다. 잘못된 손에 넘어가서는 안 됩니다. 그러나 현명하게 공유한다면 비즈니스 성공의 열쇠가 될 수 있습니다.
따라서 클라이언트 데이터베이스 또는 내부 회사 디렉토리를 처리하는 사람은 각 설정이 제공하는 기능을 완전히 알고 있어야 합니다. 다음은 다양한 권한 수준입니다.
- 보기 전용
- 편집 가능
- 삭제할 수 있음
- 다시 공유 가능
- 소유자
1. 보기 전용
가장 기본적인 권한 수준입니다. ‘보기 전용’은 모든 장치에서 공유 연락처에만 액세스해야 하지만 목록을 수정할 권한이 없는 사용자를 위한 것입니다.
그러나 연락처에 대한 비공개 댓글을 추가할 수 있습니다. 비공개 댓글은 해당 노트의 작성자만 읽을 수 있음을 의미합니다. 따라서 동료 태그 지정은 여기에서 작동하지 않습니다. 공유 연락처 소유자 자신을 포함하여 다른 사용자는 설명을 읽을 수 없습니다.
이것은 CRM의 확장으로 Gmail®용 공유 주소록을 사용하는 사람들에게 권장되는 설정입니다. 이는 해당 사용자가 CRM에서 비롯된 다른 매개변수에 영향을 줄 수 있는 클라이언트 데이터베이스를 변경할 수 없도록 합니다.
2. 편집 가능
이 수준의 권한이 있는 사용자는 공유 연락처를 보고 연락처 세부 정보를 수정할 수 있습니다. 그들은 이름, 번호, 이메일 및 기타 필드와 같은 세부 정보를 변경할 수 있습니다. 또한 목록에 새 연락처를 추가할 수도 있습니다.
또한 연락처에 대한 비공개 및 공개 댓글을 추가할 수 있습니다. 공개 댓글은 공유 연락처 목록에 액세스할 수 있는 모든 사람이 읽을 수 있습니다. 댓글이 공개되었는지 확인하려면 비공개 댓글 확인란이 선택되어 있지 않은지 확인하세요.
이 권한으로 동료 태깅도 가능합니다. 태그가 지정된 사람은 이메일로 이에 대한 알림을 받게 됩니다. 그러나 태그가 지정된 사람이 공유 연락처 목록에 액세스할 수 없으면 여전히 볼 수 없습니다. 알림에서 “댓글 보기” 링크를 클릭하면 “액세스 필요”라는 메시지와 함께 앱이 열립니다.
3. 삭제 가능
이 수준의 권한이 있는 사용자는 “편집 가능” 권한이 있는 사용자와 유사한 모든 작업을 수행할 수 있으며 목록에서 연락처를 지울 수도 있습니다.
하나 또는 여러 연락처가 제거되면 목록 소유자에게 알림이 전송되지 않으므로 이 권한은 신중하게 부여해야 합니다.
4. 재공유 가능
이 수준의 제어 권한이 있는 사용자는 다음을 수행할 수 있습니다.
- 모든 기기에서 공유 연락처에 액세스
- 비공개 및 공개 댓글 작성
- 공유 연락처의 연락처 세부 정보 편집
- 목록에 연락처 제거/추가
- 연락처 목록을 다른 사용자에게 다시 공유
- 기존 공동 작업자의 액세스 권한 변경
“보기 전용” 권한이 있는 항목을 “삭제 가능” 상태로 변경할 수 있습니다. 반대로 해당 연락처 목록에 대한 다른 “다시 공유 가능” 권한을 취소할 수 있습니다.
분명히, 당신이 이 지위를 부여한 사람은 많은 특권을 누리고 있습니다. 따라서 이 권한을 부여하기 전에 더 주의해야 합니다.
5. 소유자
소유자는 연락처 목록에 대한 모든 권한이 있습니다. 권한 관리를 담당해야 하는 사람들입니다. 또한 공유 레이블을 삭제하거나 이름을 변경할 수 있는 유일한 사용자입니다.
또한 연락처 레이블의 소유권을 양도할 수 있습니다. 이는 원래 소유자가 회사를 떠나는 경우에 권장됩니다. 이러한 방식으로 전환이 더 원활해집니다. 특히 이전 소유자가 목록을 업데이트하는 데 부지런한 경우 많은 소란이 필요하지 않습니다.
권한 관리에 대한 결론
공유 연락처에 대한 액세스 권한을 부여하는 것은 가볍게 여겨서는 안 됩니다. 중대한 결정을 내리는 것입니다. 팀원의 생산성도 여기에 달려 있습니다. 추가 질문이나 제안 사항이 있으면 언제든지 고객 서비스에 문의하십시오 .
