연락처 관리란 무엇입니까?

연락처 관리는 잠재 고객 및 고객, 영업 리드, 공급업체, 파트너, 이해 관계자, 직원(목록은 계속됨)에 대한 연락처 정보를 저장, 구성, 보호 및 추적하고 조직의 모든 구성원이 쉽게 사용할 수 있도록 하는 것을 의미합니다.

따라서 기본적으로 회사에서 연락하는 모든 사람이 .

가장 간단한 형태로 연락처 관리는 Excel 시트와 같은 모든 것으로 수행할 수 있지만 많은 회사에서 이러한 목적으로 CRM과 같은 특정 소프트웨어를 사용하여 작업을 보다 원활하고 효율적으로 수행하기로 결정합니다.

연락처 관리는 어떤 이유로든 계속해서 증가하는 많은 수의 연락처를 추적하고 사용해야 하는 모든 기업, 조직 및 개인과 관련이 있습니다.

수집하는 모든 개인 데이터가 안전하고 건전한지 확인하는 것도 중요하므로 적절한 도구를 마련해야 합니다.

이 기사에서는 연락처 관리의 이유부터 실용적인 방법까지 모든 것을 살펴보겠습니다.

연락처 관리가 왜 중요한가요?

여러 가지 이유가 있지만 비즈니스 관점에서 가장 중요한 이유는 다음과 같습니다. 연락처를 중앙 집중식(클라우드 기반 시스템 선호)에 저장하면 전체 조직을 보다 효율적으로 운영할 수 있습니다.

연락처를 중앙 집중식으로 저장하면 전체 조직을 보다 효율적으로 운영할 수 있습니다.

연락처 정보를 중앙 집중화합니다.

어떻게? 우선, 팀은 필요한 연락처 정보를 찾거나 조직의 다른 구성원이 이미 처리한 연락처를 처리하기 위해 올바른 위치를 찾는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 단일 연락처에 대해. 예를 들어 한 사람은 연락처의 휴대폰 번호를 가지고 있고, 다른 한 사람은 유선 전화를 갖고 있고, 또 다른 한 사람은 연락처에 대한 소중한 메모를 가지고 있지만 조직의 누구도 이 모든 정보를 가지고 있지는 않을 것입니다.

연락처 정보를 항상 최신 상태로 유지하고 협업할 수 있도록 합니다.

조직에서 연락처를 관리하면 모든 연락처와 해당 정보가 중앙 집중화되어 팀의 모든 사람이 보고 업데이트할 수 있습니다.

특정 사람에 대한 연락처 정보는 항상 최신 상태로 유지되며 승인된 사용자가 실시간으로 지속적으로 업데이트할 수 있습니다.

연락처 정보가 여러 사용자에게 전파되면 조직은 이 데이터에 대한 통제력을 쉽게 상실하고 이후에 도난당하거나 분실할 수 있습니다. 신뢰할 수 있는 백업 시스템으로 정보를 중앙 집중화하면 데이터가 저장된 위치와 액세스할 수 있는 사람을 정확히 알 수 있습니다.

개인 데이터를 보호하고 조직이 규정을 준수하도록 합니다.

이로 인해 GDPR 및 기타 개인 정보 보호 규정을 더 쉽게 관리할 수 있습니다. 누가 액세스할 수 있는지 정확히 알고 있는 중앙 집중식 위치에 모든 데이터를 보관함으로써 데이터를 안전하게 유지할 수 있습니다. 예를 들어, 누군가가 자신의 정보를 제거하기를 원하는 경우 10개의 개별 주소록과 저장소를 거치지 않고도 한 곳에서 정보를 제거하기만 하면 됩니다.

당신은 또한 당신의 고객을 더 잘 이해하게 될 것입니다.

인구 통계 데이터 및 고객과의 과거 상호 작용과 같은 고객에 대한 일부 데이터를 저장하면 판매 깔때기의 각 단계를 통해 고객의 행동을 더 잘 이해할 수 있습니다.

다른 한편으로, 이러한 모든 정보를 저장하고 안전한지 확인하는 것은 조직의 큰 책임이기도 합니다.

고객 관계를 개선합니다.

그러나 고객에 대한 정보가 있으면 전반적인 고객 경험을 개선하는 데도 도움이 됩니다. 고객이 과거에 귀하와 상호 작용한 방식을 알면 모든 상호 작용에 개인화된 터치를 쉽게 추가할 수 있습니다.

많은 작업 시간을 절약하고 팀의 생산성을 높입니다.

연락처 관리를 통해 팀의 시간과 비용을 모두 절약할 수 있다는 것은 말할 것도 없습니다.

올바른 동기화 도구를 배치하면 모든 소프트웨어 또는 장치에서 연락처 정보에 액세스하고 업데이트하여 전체 팀의 생산성을 높일 수 있습니다.

이렇게 하면 연락처 정보를 복사하여 붙여넣거나 여러 위치에서 정보를 업데이트하는 데 시간을 할애할 필요가 없습니다.

모든 연락처와 해당 정보가 한 곳에 안전하게 있으면 팀이 번거로움 없이 연락처를 쉽게 정렬하고 공동 작업할 수 있습니다.

누구를 위한 연락처 관리입니까?

간단히 말해, 연락처 관리는 모든 조직에 필수적입니다 .

연락처 관리는 모든 조직에 필수적입니다.

소규모 기업에서 Fortune 500대 기업에 이르기까지 모든 사람이 연락처를 관리하고 구성해야 합니다. 특히 팀의 뛰어난 성과를 보장하고 데이터를 안전하게 유지하려는 경우.

대규모 조직이나 기업에만 해당되는 것은 아닙니다. 실제로 다음을 포함하여 다양한 분야의 필수적인 부분입니다.

  • 공공 부문 조직
  • 모든 연락처를 사용할 수 있어야 하는 운송 또는 모든 산업 취급 차량
  • 교육 부문 (학교, 대학)
  • 클럽, 스포츠 팀 및 조직
  • 이벤트 계획(결혼 또는 기타 대규모 모임을 계획하는 개인 및 대규모)
  • 부동산 중개인 및 법률 사무소
  • 종교 기관 및 비영리 단체
  • 적절한 시스템이나 프로세스 없이는 추적하기 어려운 다수의 연락처를 처리하는 사람.

CRM 소프트웨어, 연락처 관리 시스템 및 기타 연락처 관리 도구

이미 언급했듯이 연락처 관리는 Google 스프레드시트 또는 Microsoft Excel과 같은 공유 스프레드시트를 사용하여 쉽게 수행할 수 있습니다. 이는 조직의 데이터베이스에 연락처가 많지 않은 경우에 특히 유용합니다.

스프레드시트의 관련 슬롯에 관련 정보를 쉽게 추가하고 이동하면서 업데이트할 수 있으므로 필요할 때 모든 사람이 문서에 액세스할 수 있습니다.

그러나 더 많은 연락처와 다른 연락처 목록 및 주소록이 있으면 더 많은 것이 필요할 수 있습니다.

가장 일반적인 방식으로 회사와 조직이 연락처를 관리하고 있습니다.

회사와 조직이 연락처를 관리하는 가장 일반적인 몇 가지 방법을 살펴보겠습니다.

1. 공유 회사 디렉토리

이는 주로 Active Directory, LDAP 또는 Google Workspace 도메인 디렉토리를 나타냅니다.

조직의 IT 부서는 일반적으로 이러한 유형의 회사 디렉터리를 유지 관리하며 일반적으로 직원 정보, 메일링 목록 및 일부 외부 연락처를 포함합니다.

이러한 연락처는 일반적으로 이메일과 인트라넷에서 액세스할 수 있지만 모바일 연락처 앱이나 기타 애플리케이션에서는 거의 액세스할 수 없습니다.

또한 일반적으로 사용자가 오프라인일 때는 사용할 수 없습니다.

또 다른 중요한 제한 사항은 관리자 또는 IT 직원만 생성, 편집 및 업데이트할 수 있다는 것입니다.

이 시나리오에서는 이러한 경직된 시스템이 상당히 복잡해질 수 있으며 외부 연락처 공유를 구현하는 데 비용이 많이 들 수 있습니다. 그리고 여러 도메인이나 지점/위치가 관련되면 훨씬 더 어려워집니다.

2. CRM 사용

CRM은 연락처 관리용으로 설계되었기 때문에 연락처 관리를 더 쉽게 만들 수 있습니다. 따라서 그들은 당신을 돕기 위해 많은 기능적 기능을 제공합니다.

예를 들어 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 무제한 연락처 보유
  • 회사 또는 유형별로 해당 연락처 구성
  • 프로세스 및 고객과의 상호 작용 자동화
  • 리드 생성에서 거래 성사까지 고객 관계 처리
  • 주문 및 송장 관리

그러나 햇빛과 꽃이 전부는 아닙니다.

CRM을 약간 더 복잡하게 만드는 것은 마케팅 및 영업 운영에 더 집중하기 때문입니다.

우선, 새 소프트웨어를 사용하려면 전체 팀을 온보딩해야 하며, 대부분의 CRM에는 배워야 할 수백 가지 기능이 있기 때문에 온보딩 및 교육 프로세스에 상당한 비용이 소요될 수 있습니다. 각 개별 CRM 시트의 비용은 말할 것도 없습니다.’ 재구매.

또한 CRM은 일반적으로 이메일 시스템, WhatsApp, 휴대폰 연락처 등과 같이 사용 중인 다른 모든 앱과 동기화되지 않습니다.

다양한 종류의 CRM은 다양한 종류의 조직을 위해 설계되었습니다. 예를 들어 HubSpot은 성장을 원하는 소규모 팀에 사용할 수 있으며 Salesforce는 대규모 팀과 연락처 관리에 대한 대규모 요구 사항이 있는 대규모 조직에 적합한 옵션입니다.

3. 온라인 연락처 관리 시스템

많은 조직이 사용하는 또 다른 솔루션은 이 목적을 위해 특별히 설계된 연락처 관리 시스템 또는 공유 연락처 관리자 입니다.

이러한 유형의 시스템으로 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 연락처를 한 곳에서 중앙 집중화
  • 여러 공유 주소록 구성
  • 사용자에게 시스템에서 새 연락처를 공유하거나 공유 연락처를 업데이트할 수 있는 권한을 부여합니다.
  • 오프라인 모드에서 사용
  • 다른 디렉토리 및 여러 도메인과 통합
  • Google Workspace 또는 Office 365와 같은 클라우드 플랫폼과 통합
  • 조직에서 연락처를 처리하는 데 사용하는 모든 도구(이메일 시스템, 휴대폰, IM 시스템, IP 전화 등)와 통합
  • 팀이 자신의 공유 주소록을 관리하도록 허용
  • 변경 사항을 모니터링하여 연락처를 보호하고 백업 또는 복원
  • GDPR과 같은 데이터 개인 정보 보호 규정 준수

그리고 일반적으로 그 중 일부는 팀에서 이미 사용하고 있는 많은 도구와 통합되어 있으므로 교육이나 조직적 혁신이 필요하지 않습니다.

이러한 유형의 도구를 사용하면 CRM 시트에 많은 비용을 지불하지 않고도 전체 조직에서 CRM의 이점을 얻을 수 있습니다.

Gmail®용 연락처 공유와 같은 도구는 전체 팀과 Google 연락처를 중앙 집중화, 공유 및 관리할 수 있는 간단한 방법입니다.

누구나 Google 연락처, Gmail, 모바일 주소록, Google 드라이브 또는 문서, WhatsApp, VoIP 시스템 등과 같이 이미 사용 중인 도구 에서 이러한 연락처에 액세스할 수 있습니다. 이렇게 하면 팀에서 새 도구를 구입하거나 전체 팀을 온보딩하여 새 시스템을 사용하는 것을 건너뛸 수 있습니다.

더 읽기
“영업 팀 생산성을 높이는 CRM 대안”

연락처 관리 모범 사례

다음으로 몇 가지 모범 사례를 살펴보겠습니다. 이는 연락처를 적절하게 저장하고 관리하는 프로세스의 필수적인 부분입니다.

연락처를 적절하게 저장하고 관리하는 과정의 일부입니다.

❤️ 모든 연락처에서 동일한 관련 정보를 수집하십시오 .

이름, 위치, 직위, 이메일 등이 될 수 있습니다.

이렇게 하면 데이터베이스의 모든 사람에 대해 항상 동일한 정보를 갖게 되며 필요할 때 추가 정보를 찾을 필요가 없습니다.

❤️ 모든 관련 연락처 정보를 팀과 공유하십시오.

연락처 관리를 위한 적절한 프로세스가 없으면 상황이 고립되는 경우가 많습니다.

팀 구성원은 개별 주소록을 갖고 있을 수 있으며, 연락처의 전화 번호 중 하나가 변경되면 한 사람만 자신의 주소록으로 업데이트하고 나머지 팀 구성원은 오래된 전화 번호로 남게 됩니다.

이를 방지하려면 팀에 모든 연락처 정보(및 업데이트)를 동기화하는 시스템이 있어야 필요한 모든 사람이 사용할 수 있습니다.

❤️ 상호 작용해야 하는 모든 팀이 연락처에 액세스할 수 있도록 합니다.

연락처 공유를 영업 팀으로만 제한하지 마십시오. 연락처 공유는 종종 CRM 도구를 통해 이루어지며 이러한 연락처에 대한 액세스는 유료 라이선스가 있는 직원으로만 제한됩니다.

CRM은 비용이 많이 들 수 있으며 전체 팀을 위한 CRM 시트를 구매하지 않으려면 CRM 시트가 있는지 여부에 관계없이 전체 팀과 연락처를 공유할 수 있는 대체 통합 도구를 고려해야 합니다.

❤️ 연락처를 처리하는 데 사용되는 대부분의 도구와 통합되는 연락처 관리 솔루션을 선택하세요.

가장 일반적인 이메일 시스템, 휴대폰 번호부, Whatsapp 또는 Telegram과 같은 인스턴트 메시징 앱 또는 RingCentral 또는 Twilio와 같은 VoIP 시스템과 같은 것들을 생각해 보십시오.

사용자가 하나의 특정 응용 프로그램이나 소프트웨어만 사용하도록 요구하는 솔루션을 구현하는 것은 다른 도구와 통합되지 않기 때문에 좋은 생각이 아닌 경우가 많습니다.

❤️ 연락처를 추적하지 마십시오.

GDPR과 같은 규정 보유하고 있는 개인 데이터에 대해 책임을 지도록 합니다. 개인이 인스턴스에서 자신의 정보를 제거하려는 경우 IT 인프라에서 이 데이터가 저장되는 위치를 정확히 알고 이해해야 합니다.

서로 다른 사용자 계정에 중복된 연락처가 있으면 이 모든 데이터를 제어할 수 없습니다. 여기에서 연락처 관리 시스템이 도움이 될 것입니다.

❤️ 다양한 연락처 목록의 액세스, 권한 및 가시성을 제어합니다.

데이터 유출이나 연락처의 개인 정보 남용을 방지하려면 올바른 사람이 올바른 연락처에 액세스하고 업데이트하도록 하는 것이 중요합니다.

❤️ 물리적 장치에 연락처를 저장하지 마십시오.

하드 드라이브에 저장된 플래시 카드, USB 키, 모바일 장치 또는 Excel 시트는 물건을 저장하기에 좋은 장소처럼 느껴질 수 있지만 장치가 고장나거나 분실하면 어떻게 될까요? 또한 GDPR 및 유사한 규정을 준수하기가 매우 어렵습니다.

❤️ 마지막으로 연락처를 잘 관리해야 합니다.

많은 조직에서 데이터베이스에 추가된 연락처를 잊어버립니다. 연락처에 있는 사람들과 이야기하고 좋은 관계를 유지하고 있는지 확인하십시오.

연락처 관리를 시작하는 데 도움이 되는 (그렇지 않은) 빠른 체크리스트

다음은 구조화된 방식으로 연락처 관리를 시작하려는 경우에 유용한 체크리스트입니다.

체크리스트-그림

✅ 조직에서 연락처가 어떻게 사용되는지 알아보세요.

초점: 누가 사용합니까? 누가 저장하고 어떤 연락처를 저장합니까? 그들은 어떻게 사용됩니까? 무슨 목적을 위해? 어떤 유형의 소프트웨어와 장치에 있습니까?

✅ 연락처 관리와 관련하여 활동을 늦추는 주요 문제점을 이해하십시오.

초점: 조직의 다른 사용자가 동일한 연락처를 만들고 업데이트합니까? 사용자가 때때로 다른 소프트웨어에 동일한 연락처를 추가합니까? 사용자가 연락처를 잃어버리는 상황이 있습니까?

사용자가 연락처에 액세스할 수 없거나 동료에게 지속적으로 연락처 정보를 요청해야 하는 상황이 있습니까?

사용자가 연락처에 액세스할 수 없거나 동료에게 지속적으로 연락처 정보를 요청해야 하는 상황이 있습니까?

✅ 현재 연락처 관리 관행에 대해 알아보십시오.

초점: 연락처에 대해 어떤 연락처 정보를 저장하고 있습니까? 중앙 연락처 저장소가 있습니까? 그렇다면 누가 관리하고 누가 기여할 수 있습니까? 누가 액세스할 수 있습니까? 그 한계는 무엇입니까? 어디서나 이러한 연락처에 액세스할 수 있습니까?

고객 연락처, 공급업체, 잠재 고객, 파트너 등 연락처를 어떻게 분류합니까? 연락처 및 개인 데이터가 어디에 있는지 알고 있습니까?

연락처에 대해 저장하는 정보의 특성은 무엇입니까? (기본 정보, 메모, 상호 작용 등).

✅ 가장 적합한 솔루션이 무엇인지 알아보세요.

초점: 여러 장치와 소프트웨어에서 연락처에 액세스해야 합니까? 이메일, 견적 또는 송장과 같은 프로세스를 연락처와 함께 자동화해야 합니까? 얼마나 많은 사용자가 이것을 필요로합니까?

조직에서 공유 연락처에 액세스하려면 누구와 몇 명이 필요합니까? Google 주소록만 공유해야 하나요(Google Workspace에 있는 경우)? 내부, 외부 또는 둘 다 중에서 어떤 종류의 연락처를 공유해야 합니까?

✅ 최소한의 교육 또는 전혀 교육이 필요하지 않은 솔루션을 선택하십시오. 선택한 솔루션은 사람들이 매일 사용하는 도구와 통합되어야 합니다.

✅ 연락처 관리 요구 사항을 충족하기 위해 온프레미스 솔루션이 아닌 클라우드 기반 솔루션을 고려하십시오.

초점: 영업 및 마케팅 팀이 프로세스를 자동화해야 합니까? 예를 들어 Salesforce, Zoho 또는 HubSpot CRM과 같은 CRM 설치를 고려하십시오.

CRM은 구성, 판매 주문 및 송장 생성, 마케팅 캠페인 관리 등을 포함한 많은 일상적인 작업을 수행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 즉, 이러한 작업을 수행해야 하는 사용자만 CRM 라이선스가 필요하고 나머지는 필요하지 않습니다.

조직의 다른 구성원은 고객 및 잠재 고객뿐 아니라 다른 팀 구성원, 공급업체, 파트너 등 모든 공유 연락처에 액세스하기 위해 간단한 커넥터가 필요할 수 있습니다.

✅ 작게 시작하세요.

일반적인 실수는 연락처 관리 시스템을 구현하기 전에 깨끗한 연락처 데이터베이스를 구축하려는 것입니다. 연락처 데이터베이스가 지속적으로 발전하고 있기 때문에 이것은 거의 손실된 원인입니다.

“고객” 또는 “A팀”과 같은 하나 또는 두 개의 연락처 목록을 만들고 즉시 조직의 나머지 사람들과 공유하는 것으로 시작하는 것이 좋습니다. 여러 위치에서 동일한 연락처가 감지되면 공유 연락처 플러그인에 의해 자동으로 병합됩니다.

✅ 모든 관련 데이터가 새 시스템으로 안전하게 전송되었는지 확인하십시오.

원하는 도구를 선택했으면 CRM용 CSV를 업로드하거나 Google 연락처에서 Google 연락처 라벨을 공유하기만 하면 됩니다.

✅ 팀이 공유 연락처에 액세스, 생성 또는 업데이트하는 방법을 알고 있는지 확인하십시오.

Gmail®용 공유 연락처와 같은 시스템을 사용하면 이 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다.

예를 들어, 모바일 장치 주소록에서 연락처를 업데이트할 때 연락처가 공유되면 공유 연락처 플러그인이 모든 사람에 대해 자동으로 업데이트합니다. 모든 연락처를 개별적으로 업데이트해야 하는 걱정은 잊으셔도 됩니다.

✅ 제대로 작동하는 연락처 관리 프로세스를 통해 원활하게 즐기십시오.

그리고 그 동안 고객을 위해 만들고 있는 개선된 고객 경험을 최대한 활용하십시오.

Google 연락처 관리 및 공유를 무료로 사용하시겠습니까?

Gmail®용 연락처 공유는 일상적인 프로세스를 원활하게 하도록 설계된 클라우드 기반 연락처 관리 및 공유 도구 입니다.

귀하와 귀하의 팀 구성원은 중앙 집중식 연락처를 쉽게 공유, 액세스, 댓글 작성 및 업데이트할 수 있습니다. 조직이 깨끗하고 체계적인 연락처 기반을 갖기를 원한다면 Gmail®용 공유 연락처를 무료로 사용해 볼 수 있습니다.

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