Het voortdurend toevoegen van e-mailadressen in de velden “aan” en “cc” behoort tot het verleden. Als u regelmatig correspondeert met een groep mensen, kunt u beter een e-mailgroep aanmaken in Gmail. Dit is praktischer, vooral voor de coördinatie van bouwprojecten, updates van de verkoopstrategie, regelmatige kantoormemo’s en meer.
Een e-mailgroep aanmaken is een betere manier om een groepsmail te versturen. Er zijn twee manieren om een e-mailgroep aan te maken, die later worden besproken. Laten we eerst de voordelen van verzending via een e-mailgroep bekijken.
Wat zijn de voordelen van een e-mailgroep?
Niet meer steeds verschillende e-mailadressen intikken.
Ja, er is de autofill functie. Bij een groep hoeft u echter alleen de eerste paar letters van de naam van de groep in te typen (die verschijnen ook in autofill). In tegenstelling tot het invoeren van individuele e-mailadressen, moet u van verschillende namen de eerste drie letters of zo invoeren.
Geen risico om iemand te missen.
Iedereen in die reguliere correspondentiegroep is automatisch inbegrepen. Je hoeft je geen zorgen te maken als je vergeten bent iemand anders te cc-en.
Geen teruggestuurde e-mails meer.
E-mail wordt teruggestuurd als u een onjuist e-mailadres hebt ingevoerd. Wanneer u een e-mailgroep hebt, is het niet langer nodig om verschillende e-mailadressen in te typen.
Bespaart tijd
Het invoeren van de eerste paar letters van de naam van de groep (want autofill doet de rest) is minder belastend voor uw vingerspieren dan het invoeren van een dozijn namen.
Hoe maak je een e-mail groepslijst?
Er zijn twee manieren om een e-mail groepslijst aan te maken.
Een daarvan is via Shared Contacts for Gmail app.
1. Open de app. Als u het nog niet hebt geïnstalleerd, volg dan de link over hoe u Gedeelde contacten voor Gmail gratis kunt installeren.
2. Klik op het groene ⊕︀ pictogram om een nieuwe contactenlijst te maken.
3. Voer de groepsnaam in en klik op “Opslaan”.
4. Nu vindt u uw nieuw aangemaakte groepen in het linkerdeelvenster. Klik op het gele ⊕︀-pictogram om contacten aan uw groep toe te voegen.
5. Er zijn twee manieren om contacten toe te voegen. U kunt de contacten die u wilt toevoegen aanvinken of de zoekbalk gebruiken. Klik op “Voeg dit contact toe aan deze contactpersonenlijst” als u klaar bent.
6. Als u terugkeert naar Gmail, kunt u nu gewoon de naam van de groep intypen.
De tweede methode om een e-maillijst te maken is via Google groepen.
1. Meld je aan bij Google Groups.
2. Klik op “Groep aanmaken”.
3. Voer de naam van de groep in en klik op “Volgende”.
4. Kies de privacy-instellingen van de groep en klik dan op “Volgende”.
5. Voeg leden van de groep toe. Als u klaar bent, klikt u op “Groep maken”.
6. Ga terug naar je Gmail. Nu kunt u gewoon de naam van de groep invoeren.
Een korte vergelijking
Beide benaderingen zijn gemakkelijk genoeg op te zetten. Gedeelde contactpersonen voor Gmail biedt echter meer, want u kunt contactpersonen delen zoals u Google-documenten deelt. Als u die lijst deelt met degenen die deel uitmaken van de groep, verschijnen de e-mailadressen van iedereen ook in hun contacten, anders dan wanneer u gewoon Google-groepen gebruikt.
Bovendien toont Google Groups alleen de naam van de groep in het veld “aan”. Hoewel het er minder rommelig uitziet, verliest het de transparantie van wie er in die groep zit. U kunt met de muis over de groepsnaam gaan om een snelle blik op het lid te werpen. Maar als u op “+ meer” klikt om de rest van de leden te zien, opent u een ander tabblad.
Bovendien kun je de Google-groep niet meer gebruiken als je besloten hebt één lid uit te sluiten van de groepsmail.
Gedeelde contacten voor Gmail daarentegen toont de namen van elk lid zoals opgeslagen in uw contacten in plaats van de groepsnaam. U kunt gemakkelijk zien wie er in de groep zit en eenvoudig iedereen verwijderen van wie u denkt dat die e-mail niet hoeft te ontvangen.
Conclusie
Gebruikers van Gmail zijn goed voor 28% van het marktaandeel van e-mailclients met meer dan 1,8 miljard gebruikers. Het zou gunstig zijn voor u en uw bedrijf als u zou weten hoe u het potentieel ervan kunt maximaliseren. Meer leren over nuttige add-ons en andere compatibele apps zoals gedeelde Google-contacten zou je daarbij helpen.
- Uw gedeelde contacten beheren
- Voordelen van Contact Management Apps
- 10 beste praktijken voor contactbeheer
