Contactbeheer betekent het opslaan, organiseren, beveiligen en bijhouden van contactinformatie over uw prospects en klanten, verkoopleads, verkopers, partners, belanghebbenden, werknemers, enzovoort, en deze gemakkelijk beschikbaar maken voor alle leden van uw organisatie.
Als contactbeheer goed wordt uitgevoerd, kan uw hele organisatie beter samenwerken, kostbare tijd besparen op administratieve taken en ervoor zorgen dat u voldoet aan de voorschriften.
In dit artikel overlopen we elke stap van het gratis proefproces van Shared Contacts for Gmail® en laten we u precies zien hoe het gaat, zodat u bij elke stap weet wat u kunt verwachten.
Onze gratis proef, stap voor stap
Hoe uw gratis proefversie van contactbeheer starten
Start uw gratis proefperiode en geef de vereiste Google-toegang en machtigingen. Zo heb je via de app toegang tot al je Google-contacten.
Klik gewoon op “De app installeren” om te beginnen.
Zorg er dan voor dat u de vereiste toegang verleent, zodat u verder kunt gaan. Om de synchronisatie en het delen van contacten goed te laten werken, moet de app toegang hebben tot uw Google Workspace-contacten (dat is tenslotte het hele doel van de tool).
De tool haalt dan uw contacten en contactlijsten op, zodat u de tool kunt gaan gebruiken en uw contacten goed kunt beheren.
Zodra dit is gebeurd, worden uw contacten gesynchroniseerd in alle tools die u en uw team dagelijks gebruiken.
Telkens wanneer u nieuwe contacten en contactlijsten aanmaakt, en ze deelt met uw collega’s, zijn ze voor iedereen beschikbaar op al hun tools en platforms, in real time.
Contacten maken en organiseren in contactlijsten
Wanneer contacten voor iedereen worden gedeeld en gesynchroniseerd en beschikbaar zijn op alle platforms die u gebruikt, kan uw hele organisatie beter samenwerken. Dit bespaart ook waardevolle tijd van administratieve taken en zorgt ervoor dat u voldoet aan de voorschriften.
Om Shared Contacts for Gmail® te gaan gebruiken en de voordelen van het delen van contacten te benutten, begint u met het maken van nieuwe contacten en voegt u ze toe aan contactlijsten die in feite fungeren als adresboeken. Zo heb je alles goed gecentraliseerd en georganiseerd.
Het is super belangrijk om je contacten te gaan organiseren in lijsten (ook wel contactlabels genoemd). Dit zorgt ervoor dat je alleen de relevante mensen in het juiste adresboek opneemt. Bovendien kunt u naadloos dingen delen met de juiste mensen per lijst.
Deel contacten en lijsten met uw collega’s
U zult de meeste waarde uit de tool halen door te beginnen met het delen van contacten met uw collega’s. Deel contacten met verschillende toestemmingsniveaus en toegangen, en zie hoe iedereen vervolgens de contacten op zijn eigen apparaten laat synchroniseren.
Iedereen heeft dan alleen de meest actuele informatie over alle contacten en hoeft nooit meer tijd te besteden aan het zoeken naar contacten.
Merk op dat de persoon met wie u de contacten deelt, de uitnodiging moet aanvaarden. Ze zullen het via e-mail ontvangen. Als ze het eenmaal geaccepteerd hebben ben je klaar om te gaan.
Ze zullen de app geïnstalleerd hebben zodra ze de uitnodiging accepteren. Dan kunnen ze meteen beginnen met het delen en beheren van hun contacten.
Nu kunnen alle mensen met wie je contacten of contactlijsten deelt, contacten zien, toevoegen of bijwerken vanuit hun Google-contacten, Gmail autocomplete, Drive, agenda – en alle andere apps die ze dagelijks gebruiken.
Tot slot
Contactbeheer:
- Centraliseert al uw contactinformatie
- Helpt om al uw contacten beschikbaar te hebben voor alle teamleden
- Stelt u in staat persoonlijke gegevens te beschermen en maakt uw organisatie compliant
- Bespaart veel werkuren en maakt uw team productiever
Dus waarom niet meteen beginnen?
Shared Contacts for Gmail® is een geweldige tool die u echt kan helpen om van contactbeheer de minst tijdrovende taak van u en uw team te maken.
Als u klaar bent, kunt u uw gratis proefversie starten en zelf zien hoe het uw contactbeheerprocessen transformeert!
