Como gerir os contactos do Google no seu telefone

membros da equipa que utilizam telefones

A gestão de contactos está a armazenar, organizar e seguir a informação de contacto para que seja facilmente acessível.

A maioria das empresas utiliza soluções de CRM para organizar as suas informações de contacto. Mas ao armazenar informações de contacto a nível individual, a maioria das pessoas encontra mais facilmente a gestão de contactos nos seus telefones, especialmente quando estão em viagem.

A maioria de nós depende de uma lista de contactos digitais na era digital de hoje. E por ser tão fácil, deixamos também números antigos, duplicados, números e endereços misteriosos recolhidos nas aplicações de contacto que utilizamos. Embora isso não seja crime, pode ser difícil encontrar contactos importantes quando precisamos deles.

Mas como pode organizar os seus contactos no seu telefone? Continue a ler para saber mais sobre gestão de contactos e como gerir facilmente o seu trabalho Google Contacts em dispositivos móveis.

Leia mais: O Breve Guia de Gestão de Contactos

Como é que a gestão de contactos ajuda?

Como empresário ou empregado, terá toneladas de informações de contacto, incluindo as de clientes, potenciais clientes, e contactos de vendas, que terá de manter sob controlo.

Muito provavelmente, também terá guardado as informações deles no seu telefone.

À medida que o número de contactos aumenta, o acompanhamento dos mesmos pode tornar-se difícil. A gestão de contactos é uma componente chave do sucesso empresarial, mas pode ser aborrecida. Vejamos como podemos torná-lo sem esforço.

As melhores práticas de gestão de contactos no seu telefone

Organize os seus contactos em listas e rótulos

A melhor forma de gerir os seus contactos Google é categorizando-os em listas e rótulos de contactos.

Rotular as suas ligações como “Perspectivas”, “Clientes”, ou qualquer coisa que faça sentido para o seu negócio, ajudará a manter as coisas organizadas e simples.

Pode criar listas no Google Contacts criando primeiro uma etiqueta e agrupando subconjuntos de pessoas com essa etiqueta. Pode criar listas de contactos com base no nome da empresa, departamento, ou título de emprego.

Desta forma, é possível encontrar alguém mesmo que não se lembre do seu nome mas saiba onde trabalha ou o que faz.

Eliminar as duplicações utilizando um gestor de contactos

O directório de empresas, CRMs, etc., não estão normalmente integrados com os telefones dos empregados, o que dificulta a partilha dos dados de contacto. Como resultado, os empregados estão a duplicar contactos em diferentes dispositivos e várias plataformas.

A aplicação de Contactos Partilhados permite-lhe a si e à sua equipa trocar, actualizar e apagar facilmente livros de endereços e contactos, tudo no seu telefone.

Isto também mantém as equipas e a sua lista de contactos em sincronia. Os seus contactos serão automaticamente actualizados no telemóvel de todos. Desta forma, deixará de ter múltiplos números guardados separadamente. A base de dados de contactos é actualizada em todo o lado de uma só vez.

Por exemplo, se alguém da equipa encontrar uma nova pista, basta adicioná-la à etiqueta de contacto certa para que todos a possam ver em tempo real – e isso é literalmente isso.

Ter a aplicação de Contactos Partilhados no seu telefone e utilizá-la no lugar de gestores de contactos telefónicos nativos irá mostrar-lhe apenas os contactos de que necessita, e nada mais.

Isto também garantirá que nunca mais terá de lidar com contactos duplicados. Sincronizou todos os seus contactos em todos os seus dispositivos. Por conseguinte, não haverá necessidade de voltar a ler informação sobre cada plataforma individual.

Mantenha-o na nuvem

Se procura uma forma fácil de manter o registo dos seus contactos e coordenar com a sua equipa, recomendamos o Google Workspace (ou Office 365.) Com um sistema de nuvem, terá acesso a todos os seus dados, mesmo que não esteja no seu telefone.

Não deve guardar coisas no seu cartão SIM ou na memória do telefone – e se perder o seu telefone e todos os seus contactos forem com ele?

Quando estiver a utilizar um sistema baseado na nuvem, pode aceder facilmente aos seus dados noutros telefones, através do seu e-mail, e em qualquer outra aplicação sincronizada com a ferramenta.

Quando utilizar algo como o Google Workspace, os contactos que criar no seu telefone estarão sempre disponíveis quando quiser partilhar um documento, criar um evento de calendário, ou telefonar a alguém. Tudo o que precisa é da aplicação Contactos Partilhados para Gmail®.

Permite às organizações partilhar contactos e etiquetas de contacto entre equipas – que podem então aceder a eles em qualquer lugar através da sua agenda telefónica móvel, Gmail, Slack, ou WhatsApp.

Partilhe os contactos na sua organização

Com os Contactos Partilhados para Gmail®, pode facilmente partilhar e actualizar os contactos em toda a sua organização.

Pode facilmente criar contactos partilhados, criar livros completos de contactos partilhados, ou simplesmente partilhar as suas etiquetas de contacto existentes no Google e gerir as permissões de acesso.

Qualquer pessoa da sua equipa pode ver qualquer contacto partilhado adicionado por si ou pelos seus colegas num relance, e actualizar as suas informações em tempo real, de qualquer lugar, e qualquer dispositivo – desde que tenha a permissão atribuída para o fazer.

Proteja os seus dados

O que acontece se alguns dos seus dados forem apagados da sua conta na nuvem por engano?

O Google e a Microsoft não oferecem um sistema de backup adequado para os seus dados, mas para garantir que nunca perde nenhum dos seus dados importantes, é uma boa ideia considerar outra ferramenta para fazer o backup da sua informação para si.

Ter um gestor de contactos como o Shared Contacts for Gmail® pode fazer o trabalho facilmente e sem complicações.

Pode restaurar facilmente os contactos apagados em qualquer altura. Pode optar por restaurar contactos específicos, uma lista completa de contactos, ou todos os seus contactos de uma só vez.

Fique em conformidade

Se estiver numa organização, é extremamente provável que o seu dispositivo armazene informações pessoais de clientes, contactos, ou das pessoas com quem trabalha.

Deve enquadrar a GDPR e outros regulamentos de privacidade. Quando alguém solicita a remoção da sua informação do seu sistema, a organização pode removê-la dos CRMs. Mas e os seus telefones e os dos outros empregados?

A organização pode nem sequer estar ciente de que os tem no seu telefone. Consequentemente, guardar as informações de contacto de alguém no seu telefone faz com que infrinja involuntariamente os regulamentos de privacidade.

Deve utilizar um sistema centralizado, baseado na nuvem, que sincroniza os contactos entre todas as suas equipas e utilizadores. Esta é a solução para evitar o problema acima mencionado. Por conseguinte, ninguém tem de guardar nada nos seus dispositivos individuais.

Leia mais:

Partilhar etiquetas nos contactos do Google e organizar-se

Como criar e partilhar rótulos em Contactos Partilhados para Gmail

Como começar com os Contactos Google e Contactos Partilhados para Gmail®.

Basta seguir estes quatro passos simples, e está pronto a partir!

1) Sincronize o seu telemóvel com a sua conta Google
2) Instale Contactos Partilhados para Gmail® a partir da sua loja(iOS ou Android)
3) Organize os seus contactos em etiquetas
4) Partilhe as suas etiquetas

Leia mais:

Como partilhar os Contactos Google utilizando a Android Mobile App

Como sincronizar os seus Contactos Google Partilhados com o seu livro de endereços nativo do iPhone

Conclusão

As informações de contacto das pessoas não se limitam apenas a números de telefone. Inclui tudo, desde casa, escritório e endereço de correio electrónico até às designações, nome da empresa, e contactos nas redes sociais.

Para além disso, o problema agrava-se, uma vez que a maioria das pessoas tem muitas aplicações nos seus telefones. A maioria das plataformas mostra automaticamente múltiplos contactos de aplicações de terceiros, incluindo Skype, Whatsapp, etc.

Se quiser reduzir a confusão na sua lista telefónica, pode considerar esconder contactos de outras aplicações.

A organização dos seus contactos através de múltiplas aplicações e gadgets permitirá uma experiência mais suave. A procura de informação de contacto importante será agora uma brisa. Além disso, irá poupar-lhe muito tempo e esforço valiosos.

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