Uma das citações notáveis de Albert Einstein afirma que “Se uma secretária desorganizada é um sinal de uma mente desorganizada, do que é, então, uma secretária vazia é um sinal? Como alguns investigadores da Universidade do Minnesota descobriram, uma sala desarrumada pode ser um sinal de criatividade. Então, esta seria uma premissa para não manter o seu espaço de trabalho limpo e livre de desordem?
A resposta é não.
Perdem-se minutos de trabalho se não se encontrar facilmente o que se precisa. A saúde também pode estar em jogo. Os riscos de tropeçar e outros riscos de escritório devem ser mitigados.
No entanto, se é a sua secretária, é a sua regra. As aberrações asseadas podem queixar-se o quanto quiserem, mas desde que o seu “caos organizado” não abafe a produtividade de ninguém, então deve ser bom.
Seja como for, não faria mal em tentar praticar algumas das indicações abaixo. Estas formas podem eliminar as desvantagens de ter um espaço de trabalho desarrumado.
Digitalizar tudo o que é possível
A falta de papel não só poupa árvores ou energia para a reciclagem, como também o seu tempo para encontrar o documento necessário. Isto é especialmente verdade se tiver aplicado o nome de ficheiro adequado e o tiver guardado na unidade apropriada.
Um exemplo disto é o directório da sua empresa. Uma lista de contactos partilhada abre o caminho para uma melhor colaboração entre departamentos. Não é necessário pedir a ninguém os dados de contacto do empregado recentemente contratado ou do novo fornecedor. Além disso, são menos notas pegajosas no seu monitor.
Usar o armazenamento adequado
Os armários de arquivo e os organizadores de escritório ajudam-no a poupar espaço na secretária. A estética destas estantes é um bónus, especialmente se tiver adoptado a devolução imediata do agrafador, canetas e clipes de papel.
Manter documentos importantes longe de canetas ou marcadores que possam vazar afasta os problemas de reprodução dos mesmos. Armários e gavetas fechadas eliminam o pó e outras alterações meteorológicas nas suas ferramentas.
Doar no prazo de uma semana ou despejá-lo imediatamente
Os computadores desactualizados na sua sala de armazenamento poderiam simplesmente ir para algumas comunidades desprivilegiadas. Combinar imediatamente com eles a logística da doação em vez do equipamento informático acumular pó na sala dos fundos.
Se não tiver a certeza se o item descartado ainda é útil ou não, muito provavelmente não o é. Se um equipamento de escritório estiver avariado e o tipo da manutenção não o reparou num prazo razoável, então é melhor no próximo camião de lixo ou na fábrica de reciclagem.
Bandejas de cabos e fechos de correr são amigos
Os cabos de dados bem agrupados têm um aspecto limpo. No entanto, isto não é aconselhável para um grande grupo de cabos de dados, uma vez que podem ocorrer interferências. Além disso, os fios rigidamente agrupados impedem que o calor se dissipe adequadamente. Isto irá também afectar o seu desempenho. Os tabuleiros para cabos são melhores para cabos volumosos.
No entanto, assegure-se de que os cabos não estão a tropeçar. Instalar protectores de cabo plano quando os cabos precisarem de atravessar a sala. Além disso, certificar-se de que não há tensão mecânica nos fios. Evite colocar algo sobre eles para evitar o aumento da resistência dos cabos.
Se forem apenas alguns fios, bastaria um cabo de apanhar, uma cobertura de cabo, ou mesmo um fecho de correr. Poupa-lhe o tempo e o esforço de o desembaraçar dos cabos entrelaçados, caso necessite de o substituir.
Coma na sua secretária, por sua conta e risco
Na ausência de uma política oficial sobre o comer à secretária, é realmente a sua escolha fazê-lo ou não. Há muitas razões pelas quais almoçar na sua secretária é uma má ideia. No entanto, se não puder ajudar a ter um almoço de trabalho ou a ter algo para mastigar enquanto perfura os dados, então faça-o de forma responsável pelo menos.
Saber que se deve evitar comer alimentos sujos e pungentes é básico. Atrairia insectos e pragas e muito menos a possibilidade de desagradar a um oficial. É importante estar ciente da possibilidade de derrames, para que pelo menos os documentos sejam limpos primeiro.
Ter um purificador de ar
Se o seu escritório não tiver um centralizado, pode apenas trazer um para si. Limitar-se aos não perfumados que não mascaram apenas odores desagradáveis. Melhor ainda, basta usar o bom e velho bicarbonato de sódio.
Comemore um “mês” com a sua higiene de secretária
Estabelecer uma data uma vez por mês em que se faça uma limpeza profunda. Limpar todos os recantos e recantos. Agite o seu teclado de cabeça para baixo. Toque em tudo na sua área de trabalho e, se não o tiver utilizado, coloque-o em armazém ou providencie a sua eliminação.
Desfrute de manter o seu espaço de trabalho limpo e livre de desordem:
O verdadeiro esforço está em manter a sua resolução interna para ter um melhor espaço de escritório para evitar minutos perdidos a encontrar pelo menos um documento. Não tem de gastar muito para manter o seu espaço de trabalho limpo e livre de desordem, só tem de ser determinado.
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