Mitarbeiter befähigen: Die Vorteile von benutzerverwalteten Kontaktinformationen in LDAP

Für ein gesundes Kommunikationssystem am Arbeitsplatz ist es wichtig, dass alle Informationen Ihres Teams leicht zugänglich sind. Durch die Aufnahme ihrer Kontaktinformationen in das LDAP-Verzeichnis können die Mitarbeiter einander schnell finden und Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben vermeiden. Das heißt, Kollegen können an Projekten zusammenarbeiten, Personen aus anderen Abteilungen erreichen und sogar ihre Teamkollegen zur Lösung von Problemen heranziehen.

Dennoch kann es für IT-Administratoren eine schwierige Aufgabe sein, dies zu organisieren. Wenn das Unternehmen wächst, kann es mühsam sein, die Daten aller Mitarbeiter auf dem neuesten Stand und sicher zu halten. Besonders bei globalen Unternehmen über Zeitzonen und Länder hinweg

Und mit verschiedenen Geräten und Software, die mit dem Arbeitsablauf verbunden sind, kann dieser Prozess noch schwieriger werden. Wenn Sie zum Beispiel eine Zahlung bearbeiten und die Rechnung an die Buchhaltung weiterleiten müssen, wie können Sie das direkt von der Bankensoftware aus tun, wenn Sie die E-Mail-Adresse der Person nicht kennen? Oder wenn Sie mit Ihrem mobilen Gerät arbeiten: Wie können Sie Ihre Kollegen erreichen, wenn Sie deren Telefonnummern nicht in Ihrem Vertrag gespeichert haben? Das ist die Idee hinter einem LDAP-Verzeichnis.

Und damit das funktioniert, muss dieses LDAP-Verzeichnis immer aktuell und verfügbar sein.

Was ist ein LDAP-Verzeichnis?

Ein LDAP-Verzeichnis für Unternehmenskontakte ist eine Datenbank. Es speichert Informationen über Mitarbeiter, Auftragnehmer, Kunden, Lieferanten und andere relevante Parteien innerhalb eines Unternehmens.

LDAP-Verzeichnisse werden in der Regel zur Verwaltung von Kontaktinformationen verwendet. Sie können Kollegen anhand ihrer Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Berufsbezeichnungen, ihres Standorts, ihrer Abteilung und anderer Details finden, die sie und ihre Aktivitäten identifizieren.

Mit diesem System wird ein zentraler Ort für die Speicherung und Verwaltung dieser Informationen geschaffen. Dann können autorisierte Benutzer im gesamten Unternehmen darauf zugreifen.

Die derzeitigen Einschränkungen von Verzeichnissen

Die Verwendung von unternehmensweiten Verzeichnissen mit Kontaktangaben ist ein großer Vorteil. Sie kann aber auch mit einigen Einschränkungen verbunden sein. Ob es um betriebliche Aufgaben geht, um das Management von Teams oder sogar um das Fehlen relevanter Daten – es ist schwierig, alle Kontaktinformationen für ein ganzes Unternehmen richtig und wahrheitsgemäß zu halten.

Größe des Unternehmens

Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch die Notwendigkeit, alle Mitarbeiter leicht erreichbar zu halten. Es gibt Manager, die mit Remote-Teams in der ganzen Welt arbeiten. Es gibt externe Auftragnehmer. Es ist fast unmöglich, dass Teammitglieder alle Kontaktdaten auf ihren Geräten und Konten gespeichert haben.

Damit ist das LDAP-Verzeichnis noch wichtiger geworden. Aber je größer das Team ist, desto mehr Informationen müssen gespeichert werden. Dies stellt eine Herausforderung für das Zeitmanagement und die Delegation von Aufgaben dar, um den Überblick über alle Änderungen zu behalten.

IT-Überlastung

Ein Nebenprodukt der Größe des Teams ist die Menge der Arbeit, die an die IT-Teams gebunden ist. In den meisten Fällen ist die IT-Abteilung für die Aktualisierung aller Daten zuständig. Dies geschieht, weil sie die Systemadministratoren sind und die Berechtigung haben, Benutzer hinzuzufügen und zu ändern.

In der Regel sind diese Teams auch für die Instandhaltung der Systeme und Server des Unternehmens verantwortlich. Das heißt, sie haben bereits eine Menge zu tun.

Die Aufgabe, die Profile der Mitarbeiter zu pflegen, kommt zu diesem hohen Arbeitsvolumen hinzu und erfordert Zeit und Engagement.

Fehlen eines Suchmechanismus

Eine weitere Ebene, die die Nutzung Ihres Kontaktinformationsverzeichnisses erschweren könnte, ist, dass es nicht genügend Informationen über jede Person enthält. Wenn Sie die Nummern oder E-Mail-Adressen Ihrer Teammitglieder in Ihrem Konto speichern, haben Sie nicht genug Informationen, um sie zu kategorisieren.

Im Idealfall enthält ein gutes LDAP-Verzeichnis eine Vielzahl von Kontaktdaten, die an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können, z. B. Berufsbezeichnung, Standort, Abteilung, Projekt, an dem sie beteiligt sind, usw.

Wenn Sie dann jemanden erreichen müssen, den Sie nicht kennen – z. B. einen Manager einer bestimmten Niederlassung, einen Mitarbeiter eines Drittanbieters oder jemanden, der für ein Projekt zuständig ist, an dem Sie mitarbeiten -, müssen Sie nicht nach dem Namen, sondern nach der Funktion suchen.

Schwer zu teilen

Es ist wichtig zu wissen, dass Kontaktinformationen gemeinsam genutzt werden können, um den Arbeitsablauf effizienter zu gestalten. Ein Beispiel: Die IT-Abteilung eines Softwareentwicklungsunternehmens hat Probleme mit dem Kundendienst. Wenn man weiß, wie man die Kontaktdaten des Experten an den Kunden weitergibt, kann man die Aufgabe schnell erledigen.

Ein weiteres Problem bei der Weitergabe von Kontaktinformationen außerhalb des Unternehmensverzeichnisses ist, dass dies zu Problemen mit der Vertraulichkeit führen kann. Ein Finanzunternehmen könnte beispielsweise mit mehreren Auftragnehmern zusammenarbeiten, die Zugang zu den Mitarbeitern benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Sie sind jedoch keine eigentlichen Arbeitnehmer. Daher ist es nicht ratsam, sie zum Arbeitsbereich der Abteilung hinzuzufügen, da die gemeinsame Nutzung von Dateien sensibel ist.

Aber es ist nicht effizient, sie jedes Mal nach einer Adresse fragen zu lassen, wenn sie eine andere Person kontaktieren müssen. Dies ist eine Herausforderung bei herkömmlichen LDAP-Verzeichnissen – es gibt keine Möglichkeit, relevante, aber begrenzte Informationen mit bestimmten Gruppen oder Personen außerhalb des Verzeichnisses zu teilen.

Wie kann man die Kontaktinformationen in Verzeichnissen verbessern?

Da die Hauptsorge den Einschränkungen eines herkömmlichen Kontaktinformationssystems gilt, brauchen die Mitarbeiter eine bessere Lösung, die ihr Kommunikationssystem schneller, effizienter und gemeinsam nutzbar macht. Geben Sie Gemeinsame Kontakte für Gmail® ein.

Mit diesem Tool können Benutzer Kontakte in gemeinsamen Adressbüchern erstellen und aktualisieren, auf die sie von überall aus zugreifen können. Unternehmen können ihre Kontakte nach Standort, Berufsbezeichnung, Ebene, Abteilung und vielem mehr kategorisieren.

Bearbeitbare Kontaktinformationen

Eine der wichtigsten Funktionen ist, dass Administratoren den Nutzern erlauben können, ihre eigenen LDAP-Profile zu bearbeiten, die auch außerhalb ihrer Google-Domäne sichtbar sein können, wenn sie dies wünschen. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie zum Beispiel:

Aktualisierungen in Echtzeit

Anstatt zu warten, bis ein IT-Administrator eine neue Telefonnummer, Berufsbezeichnung oder E-Mail-Adresse hinzufügen kann, können autorisierte Benutzer dies selbst tun. Wenn Sie einen Kontakt aktualisieren, wird er mit dem Google-Verzeichnis (LDAP) synchronisiert. Außerdem wird es mit allen Geräten der Kollegen synchronisiert. Egal, von wo aus Sie arbeiten, Sie können die benötigten Kontaktinformationen finden.

IT-Aufgabenbelastung

IT-Teams sind oft multitaskingfähig. Wenn Sie sie davon entbinden, die Informationen jedes einzelnen Benutzers zu aktualisieren, verringert sich der Zeitaufwand für die Überprüfung der Richtigkeit der Daten.

Die Fähigkeit zu teilen

Shared Contacts for Gmail® ermöglicht es Google Workspace-Administratoren, Ihr gesamtes Verzeichnis für externe Nutzer freizugeben. Sie ist nützlich für Dritte, z. B. Lieferanten oder andere Branchen.

Wenn also ein Benutzer seine Kontaktinformationen im LDAP-Verzeichnis aktualisiert, können autorisierte Benutzer diese Details sofort sehen. Dies ist eine wichtige Funktion, die es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Rolle im Unternehmen transparenter darzustellen.

Durchsuchbarkeit

Der Hauptvorteil editierbarer Kontaktinformationen besteht darin, dass die Mitarbeiter sie entsprechend den verschiedenen Aspekten ihrer Rolle im Unternehmen eingeben können. Wenn jemand zum Beispiel in einem globalen Unternehmen arbeitet, kann er Zeitzonen hinzufügen. So weiß man, wann man sich an sie wenden muss. Wenn eine Person an mehr als einem Projekt beteiligt ist, kann sie beide zu ihrem Profil hinzufügen. Manager können eine spezielle Bezeichnung haben, um leichter gefunden zu werden.

Damit ist es auch viel einfacher, nach demjenigen zu suchen, den man braucht, und das Kommunikationssystem wird schneller und besser.

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