À l’ère de l’information, presque tout va très vite. La technologie a joué un rôle important dans cet environnement. L’échange de données arrive en tête dans le domaine où la rapidité est de mise. Pour suivre cette évolution, Contacts partagés pour Gmail® a mis à jour l’application afin de permettre une synchronisation instantanée des contacts partagés.
D’autres applications de gestion des contacts prennent de quatre (4) à 48 heures avant que la synchronisation actualisée ne se produise. Cela peut être problématique pour ceux qui dépendent de collaborations dynamiques.
Échange rapide d’informations
Prenons l’exemple d’un personnel de marketing sur le terrain qui recueille des inscriptions pour un nouveau produit. Il saisit des contacts sur son téléphone tout au long de la journée. Grâce à la synchronisation instantanée de Contacts partagés pour Gmail®, l’équipe de vente peut facilement envoyer les documents promotionnels appropriés en fonction des notes figurant dans la fonction de commentaire de l’application.
Les deux parties ne doivent plus attendre des heures, voire des jours, pour transmettre les contacts. Il n’est pas nécessaire de réintroduire les coordonnées. Grâce à la synchronisation instantanée, l’équipe de vente peut battre le fer pendant qu’il est chaud afin de ne pas manquer d’opportunités de vente.
En outre, la synchronisation instantanée répond également à d’autres besoins en matière de gestion des contacts interdépartementaux. Prenons une autre situation. Le service informatique a changé de numéro. Grâce à la synchronisation instantanée, n’importe quel membre de l’entreprise peut appeler immédiatement le nouveau numéro.
Vous ne risquez donc pas de manquer le mémo interne sur les coordonnées mises à jour. Contacts partagés pour Gmail® facilite les changements. Tout le monde reçoit les numéros mis à jour directement dans son répertoire. Ainsi, personne ne se connectera par erreur à l’ancien numéro du service informatique. Cela donne l’impression que le département informatique n’a pas du tout modifié ses chiffres.
Mise à jour transparente
Comme indiqué précédemment, la synchronisation instantanée peut donner l’impression que les chiffres n’ont pas été mis à jour. Cela est dû au fait que les modifications sont apportées directement dans le répertoire. Il élimine le besoin de mises à jour fastidieuses demandées aux utilisateurs. Il y aurait également moins de courriels reçus pour être immédiatement supprimés.
Toutefois, si l’administrateur estime qu’il est impératif que la mise à jour des informations de contact soit connue, il peut simplement étiqueter les utilisateurs dans la section des commentaires sur le contact.
Lire : Comment commenter un contact Google
Une gestion plus efficace des contacts
Appeler un vieux numéro qui ne fonctionne plus est une perte de temps et d’efforts. En outre, les ressources sont épuisées pour trouver le courriel ou la note de service concernant le nouveau numéro. En outre, il se peut que vous deviez modifier manuellement les coordonnées de votre carnet d’adresses.
La fonction de synchronisation instantanée de Contacts partagés pour Gmail® élimine les inconvénients susmentionnés. Par conséquent, les entrées en double (l’une pour l’ancien numéro et l’autre pour le nouveau) sont évitées.
Lire : 10 bonnes pratiques pour la gestion des contacts
Un avantage par rapport aux autres applications de gestion des contacts
Contacts partagés pour Gmail® utilise un système de détection. L’application veille à ce que les détecteurs soient déclenchés chaque fois qu’un utilisateur fait des mises à jour sur un contact. L’application propage ensuite immédiatement les modifications à toutes les personnes ayant accès à ce contact.
D’autres applications sont simplement des sondages. Ils interrogent simplement toutes les 24 heures, et parfois même jusqu’à 72 heures, les contacts de tous les membres de l’entreprise pour vérifier lesquels ont été mis à jour. Ensuite, ils propagent la mise à jour si des changements ont été apportés. Cela crée d’énormes retards dans l’échange d’informations. Cela peut alors empêcher l’entreprise de fonctionner correctement.
Conclusion sur la synchronisation instantanée des contacts partagés
Shared Contacts for Gmail® répond à la frustration des clients concernant les retards de synchronisation. Grâce à cette fonction de synchronisation instantanée, les utilisateurs peuvent désormais accéder immédiatement aux coordonnées actualisées des contacts partagés. Qu’il s’agisse de Gmail, de Google Drive, d’un téléphone portable ou de centaines d’autres canaux de messagerie.
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- Comment utiliser les contacts partagés pour Google Drive
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