Avere contatti condivisi offre dei vantaggi. Imparare a gestire correttamente i contatti condivisi consente di trarre il massimo vantaggio dal fatto di averli. Un database di contatti comune all’interno dell’organizzazione facilita la collaborazione. Voi e il vostro team non dovrete più affidarvi a un file di foglio elettronico per scambiare le informazioni di contatto dei clienti.
L’utilizzo dei contatti condivisi come rubrica aziendale consente di contattare chiunque nell’organizzazione da qualsiasi dispositivo: laptop, workstation o persino telefono cellulare. Il tutto senza salvare i loro numeri separatamente dalla memoria di ciascun gadget.
Tuttavia, per godere appieno di questi vantaggi, è necessario considerare i seguenti aspetti:
Garantire etichette adeguate
Assicuratevi che le etichette con cui classificate i vostri elenchi di contatti siano facilmente identificabili da chiunque vi abbia accesso. Il nome dell’etichetta di contatto AAA non è sufficiente. Prendetevi qualche secondo per pensare all’etichetta appropriata. In questo modo si risparmia a voi e al vostro team il tempo necessario per chiedersi quali contatti si trovino in futuro in quella cartella AAA.
Controllo delle autorizzazioni
Contatti condivisi per Gmail® offre cinque (5) livelli di autorizzazione. Potete leggere ulteriori dettagli in questo articolo. Questa è la panoramica:
- Solo vista
È il livello di autorizzazione più limitato. I contatti condivisi appaiono nel completamento automatico su tutti i loro dispositivi. Gli utenti con questa autorizzazione non possono modificare, aggiungere o eliminare alcun dettaglio relativo al contratto. Tuttavia, possono scrivere commenti privati sul contatto.
- Redazione
Gli utenti con questo livello di autorizzazione possono vedere i contatti condivisi e modificarne i dettagli. Possono modificare le informazioni di contatto come nome, numero, e-mail e altri campi. Inoltre, possono aggiungere un nuovo contatto all’elenco.
Inoltre, possono aggiungere commenti privati e pubblici sul contatto. I commenti pubblici possono essere letti da chiunque abbia accesso all’elenco di contatti condiviso.
- Può cancellare
Gli utenti che hanno questo livello di autorizzazione possono fare tutte le cose simili a quelli che hanno accesso a “Può modificare” e in più possono cancellare un contatto dall’elenco. Questa autorizzazione deve essere concessa con cautela, poiché il proprietario dell’elenco non riceverà alcuna notifica una volta rimossi uno o più contatti.
- Può condividere
Possono usufruire di tutte le funzioni disponibili per chi ha l’accesso “Può eliminare”, oltre alla possibilità di condividere nuovamente l’elenco dei contatti. Oltre ad aggiungere nuovi collaboratori, possono anche rimuovere gli utenti che accedono all’elenco.
Inoltre, possono cambiare l’accesso di qualcuno. Chi ha l’autorizzazione “Può condividere” può far sì che anche chi ha l’autorizzazione “Solo vista” abbia l’autorizzazione “Può condividere”. Pertanto, è necessario prestare la massima attenzione prima di concedere questo tipo di autorizzazione.
- Proprietario
Il proprietario dell’elenco gode di tutti i privilegi di cui sopra. Inoltre, sono gli unici a poter eliminare o rinominare l’intera etichetta condivisa. In breve, il proprietario ha la responsabilità di gestire i contatti condivisi.
È possibile trasferire anche la proprietà dell’elenco dei contatti. Questa funzione è pratica per chi lascia l’azienda o viene assegnato a un’altra.
Conformità alla privacy e alla sicurezza
Assicuratevi che le vostre soluzioni di condivisione dei contatti rispettino gli standard di privacy e sicurezza. In questo modo si garantisce ai clienti che i loro dati sono trattati e gestiti in modo appropriato. Quando i clienti sanno che siete GDPR, Google Technology Premier Partner, CCPA o altre rinomate normative sulla privacy, tendono a essere più compiacenti nelle transazioni con voi.
Ha ulteriori vantaggi anche dal punto di vista commerciale. Tra questi, una migliore igiene e pulizia dei dati, una più chiara razionalizzazione dell’elaborazione dei dati e una maggiore consapevolezza delle vulnerabilità della sicurezza.
Aggiungi commenti
Scrivere le osservazioni relative a un contatto fornisce dati che contribuiscono a delineare una migliore visione del cliente. Note come “questa signora ha una parlata dolce” o “parla a voce alta ma non è arrabbiato” possono aiutare i vostri colleghi a conoscere il cliente come voi. Così, quando si consegna il cliente, i colleghi hanno già un’aspettativa sulle possibili interazioni. Possono interagire in modo corrispondente.
Si può anche scrivere “per la cancellazione” come commento pubblico nel caso in cui i dati non siano più necessari. In questo modo si autorizza l’amministratore dei dati a cestinare il contatto.
Controllare periodicamente i contatti eliminati
Shared Contacts for Gmail® consente un tempo di recupero illimitato dei contatti eliminati sugli account aziendali. In questo modo è possibile controllare anche i contatti eliminati. Si elimina il rischio di rimuovere accidentalmente un cliente dall’elenco. Tuttavia, i dati possono essere completamente rimossi dal sistema previa autorizzazione e notifica al nostro responsabile della protezione dei dati (DPO).
Gli account Lite, Team e Business, invece, possono archiviare i dati eliminati solo per un massimo di 30 giorni. Questo periodo di tempo supporta la funzione di backup dell’applicazione. In questo caso, è consigliabile esaminare periodicamente i contatti eliminati per verificare se ci sono cancellazioni accidentali.
Come gestire i contatti condivisi
Gestire i contatti può non essere così semplice come sembra, soprattutto quando sono centinaia o più. La condivisione può alleggerire il carico o essere disastrosa, se non gestita correttamente. Scegliete quindi un’eccellente app per la condivisione dei contatti che vi garantisca gli aspetti positivi della condivisione dei contatti.
