Avere tutte le informazioni del team facilmente accessibili è fondamentale per un sistema di comunicazione sano sul posto di lavoro. La presenza delle informazioni di contatto nella directory LDAP consente alle persone di trovarsi rapidamente ed evitare di ritardare le attività. In altre parole, i colleghi possono collaborare a progetti, raggiungere persone di altri reparti e persino indirizzare i propri compagni di squadra per risolvere i problemi.
Detto questo, organizzare tutto questo può essere un compito difficile per gli amministratori IT. Con la crescita dell’azienda, il lavoro di mantenere aggiornati e sicuri i dati di ogni dipendente può diventare una seccatura. Soprattutto con le aziende globali, attraverso i fusi orari e i paesi
E con diversi dispositivi e software collegati al flusso di lavoro, questo processo può diventare ancora più difficile. Ad esempio, se state lavorando a un pagamento e dovete inoltrare la fattura al team di contabilità, come potete farlo direttamente dal software bancario se non conoscete l’indirizzo e-mail della persona? Oppure se lavorate sul vostro dispositivo mobile: come potete raggiungere i colleghi se non avete i loro numeri di telefono salvati nel vostro contratto? Questa è l’idea alla base di una directory LDAP.
Affinché ciò funzioni, la directory LDAP deve essere sempre aggiornata e disponibile.
Che cos’è una directory LDAP?
Una directory LDAP per i contatti aziendali è un database. Memorizza informazioni su dipendenti, appaltatori, clienti, fornitori e altre parti interessate all’interno di un’azienda.
Le directory LDAP sono comunemente utilizzate per gestire le informazioni di contatto. È possibile trovare i colleghi in base ai loro nomi, indirizzi e-mail, numeri di telefono, titoli di lavoro, ubicazione, reparto e altri dettagli che identificano loro e le loro attività.
Questo sistema crea un luogo centralizzato per l’archiviazione e la gestione di queste informazioni. In questo modo, gli utenti autorizzati possono accedervi in tutta l’azienda.
Le limitazioni attuali delle directory
L’uso di elenchi di contatti a livello aziendale è un enorme vantaggio. Ma può anche presentare alcune limitazioni. Che si tratti di attività operative, di gestione del team o anche della mancanza di dati rilevanti, è difficile mantenere tutte le informazioni di contatto corrette e veritiere per un’intera azienda.
Dimensione dell’azienda
Con la crescita di un’azienda, cresce anche la necessità di avere tutti facilmente accessibili. Ci sono manager che lavorano con team remoti in tutto il mondo. Ci sono appaltatori esterni. È quasi impossibile che i membri del team abbiano tutti i dati di contatto salvati sui loro dispositivi e account.
Per questo motivo, la directory LDAP è ancora più essenziale. Ma più grande è il team, più informazioni devono essere salvate. Ciò rappresenta una sfida per la gestione del tempo e la delega a tenere traccia di qualsiasi cambiamento.
Sovraccarico informatico
Un sottoprodotto delle dimensioni del team è la quantità di lavoro legata ai team IT. Il più delle volte, il reparto IT è responsabile dell’aggiornamento di tutti i dati. Questo accade perché sono gli amministratori del sistema e hanno il permesso di aggiungere e modificare qualsiasi utente.
Di solito, questi team sono anche responsabili della manutenzione dei sistemi e dei server dell’organizzazione. Cioè, hanno già un sacco di cose da fare.
Pertanto, il compito di mantenere i profili dei dipendenti si aggiunge a questo elevato volume di lavoro e richiede tempo e dedizione.
Mancanza di un meccanismo di ricerca
Un altro aspetto che potrebbe complicare l’uso della vostra rubrica di contatti è che non contiene abbastanza informazioni su ogni persona. Quando si salvano i numeri dei compagni di squadra o gli indirizzi e-mail nel proprio account, non si hanno abbastanza informazioni per classificarli.
Idealmente, una buona directory LDAP include molti dati di contatto che possono essere personalizzati in base alle esigenze di ogni azienda, come ad esempio il titolo di lavoro, la sede, il reparto, il progetto in cui sono coinvolti, ecc.
Da qui, se avete bisogno di contattare qualcuno ma non lo conoscete (ad esempio un manager di una specifica filiale, una persona di un appaltatore terzo, un responsabile di un progetto a cui contribuite), non dovrete cercare il suo nome, ma il suo ruolo.
Difficile da condividere
È importante notare che le informazioni di contatto possono essere condivise per rendere il flusso di lavoro più efficiente. Ad esempio, un reparto IT si trova ad affrontare problemi di assistenza clienti in un’azienda che sviluppa software. Sapere come condividere i dettagli di contatto dell’esperto con il cliente velocizza il compito.
Un’altra preoccupazione legata alla condivisione di informazioni di contatto al di fuori dell’elenco aziendale è che può comportare problemi di riservatezza. Ad esempio, una società finanziaria potrebbe avere a che fare con più appaltatori che devono avere accesso ai dipendenti per svolgere le loro mansioni. Tuttavia, non sono effettivamente dei dipendenti. Non è quindi consigliabile aggiungerli all’area di lavoro del reparto, a causa della condivisione di file sensibili.
Ma non è efficiente chiedere un indirizzo ogni volta che si ha bisogno di contattare una persona diversa. Questa è una sfida all’interno delle directory LDAP tradizionali: non c’è modo di condividere informazioni rilevanti, ma limitate, con gruppi o persone specifiche al di fuori di esse.
Come migliorare le informazioni di contatto delle directory?
Con le principali preoccupazioni legate ai limiti di un normale sistema di informazioni di contatto, i dipendenti hanno bisogno di una soluzione migliore che renda il loro sistema di comunicazione più veloce, efficiente e condivisibile. Immettere Contatti condivisi per Gmail®.
Questo strumento consente agli utenti di creare e aggiornare i contatti in rubriche condivise, accessibili ovunque. Le organizzazioni possono classificare i propri contatti in base alla posizione, al titolo di lavoro, al livello, al reparto e molto altro ancora.
Dettagli di contatto modificabili
Una delle caratteristiche principali è che gli amministratori possono autorizzare gli utenti a modificare i propri profili LDAP, che possono essere visibili anche al di fuori del dominio Google, se lo desiderano. Questo comporta molteplici vantaggi, come ad esempio:
Aggiornamenti in tempo reale
Invece di aspettare che un amministratore IT aggiunga un nuovo numero di telefono, un nuovo titolo di lavoro o un nuovo indirizzo e-mail, gli utenti autorizzati possono farlo da soli. Quando si aggiorna un contatto, questo si sincronizza con la Directory di Google (LDAP). Inoltre, si sincronizza con tutti i dispositivi dei colleghi. In questo modo, indipendentemente dal luogo in cui si lavora, è possibile trovare le informazioni di contatto necessarie.
Carico di attività IT
I team IT sono spesso multitasking. Se li sollevate dal dover aggiornare le informazioni di ogni utente, riducete il tempo speso per assicurarvi che tutto sia corretto.
Possibilità di condividere
Shared Contacts for Gmail® consente agli amministratori di Google Workspace di condividere l’intera rubrica con utenti esterni. È utile per le terze parti, come i venditori o altre filiali.
Pertanto, quando un utente aggiorna le sue informazioni di contatto della directory LDAP, gli utenti autorizzati possono vedere questi dettagli istantaneamente. Si tratta di una caratteristica importante che consente alle persone di dare maggiore trasparenza ai loro ruoli nell’organizzazione.
Ricercabilità
Il vantaggio principale delle informazioni di contatto modificabili è che le persone possono alimentarle in base a molti aspetti del loro ruolo in azienda. Se qualcuno lavora in un’organizzazione globale, ad esempio, può aggiungere i fusi orari. In questo modo le persone sanno quando contattarli. Se una persona partecipa a più di un progetto, può aggiungerli entrambi al proprio profilo. I manager possono avere una denominazione specifica per essere più facilmente individuabili.
In questo modo è anche molto più facile cercare chi serve, rendendo il sistema di comunicazione più veloce e migliore.
