連絡先管理とは、連絡先情報を保存、整理、追跡し、簡単にアクセスできるようにすることです。
多くの企業は、CRMソリューションを使って連絡先情報を整理しています。 しかし、個人レベルで連絡先を保存する場合、特に外出先ではスマホで管理する方が楽だという人が多いのではないでしょうか。
今日のデジタル時代には、ほとんどの人がデジタル連絡先リストに頼っています。 また、簡単なので、古い番号や重複、使っている連絡先アプリで集めた謎の番号やアドレスもそのままにしています。 しかし、重要な連絡先を見つけるのは難しいものです。
しかし、携帯電話の連絡先はどのように整理すればよいのでしょうか。 連絡先管理の詳細と、モバイル端末で仕事のGoogle連絡先を簡単に管理する方法については、こちらをご覧ください。
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コンタクトマネジメントはどのように役立つのか？
経営者や従業員であれば、顧客や見込み客、セールスリードなど、膨大な数の連絡先情報を把握する必要があります。
ほとんどの場合、携帯電話にも相手の情報が保存されているはずです。
連絡先の数が増えてくると、連絡先を把握することが難しくなります。 連絡先の管理は、ビジネスを成功させるための重要な要素ですが、面倒な作業でもあります。 どうすれば楽ができるのかを見てみましょう。
携帯電話で連絡先を管理するためのベストプラクティス
連絡先をリストとラベルに整理する
Googleの連絡先を管理する最良の方法は、連絡先リストとラベルに分類することです。
見込み客」「顧客」など、ビジネス上意味のあるラベルを貼ることで、つながりを整理し、シンプルにすることができます。
Google Contactsでは、まずラベルを作成し、そのラベルでサブセットをグループ化することでリストを作成することができます。 会社名、部署名、役職名からコンタクトリストを作成することができます。
これなら、名前は思い出せないけれど、勤務先や仕事は知っている、という人でも探すことができます。
連絡先管理ソフトで重複を解消
会社案内やCRMなどは通常、従業員の携帯電話と連携していないため、連絡先の共有が難しい。 その結果、従業員はさまざまなデバイスやさまざまなプラットフォームで連絡先を重複させています。
共有連絡先アプリケーションを使えば、あなたとチームのメンバーは、アドレス帳や連絡先の交換、更新、削除を、すべて携帯電話で簡単に行うことができます。
これにより、チームと連絡先リストの同期も保たれています。 その連絡先は、みんなの携帯電話に自動的に更新されます。 こうすることで、複数の番号が別々に保存されることがなくなります。 連絡先データベースは、どこでも一度に更新されます。
例えば、チームの誰かが新しいリードに出会ったら、それを適切な連絡先ラベルに追加するだけで、誰もがリアルタイムでそれを見ることができるようになります。
共有連絡先」アプリを携帯電話にインストールし、ネイティブの電話連絡先管理ソフトの代わりに使用すると、必要な連絡先だけが表示され、余分なものは表示されません。
また、連絡先が重複してしまうこともなくなります。 すべてのデバイスですべての連絡先を同期しています。 そのため、個々のプラットフォームで情報を再入力する必要はありません。
クラウドに保管する
Google Workspace（またはOffice 365）は、連絡先を簡単に管理し、チームと連携するのに便利なシステムです。
SIMカードや携帯電話のメモリにものを保存するべきではありません。携帯電話を紛失して、連絡先がすべて一緒になってしまったらどうするのでしょうか？
クラウドベースのシステムを使用している場合、他の携帯電話やメール、ツールと同期している他のアプリから簡単にデータにアクセスすることができます。
Google Workspaceのようなものを使うと、ドキュメントを共有したり、カレンダーのイベントを作成したり、誰かに電話したりするときに、携帯電話で作成した連絡先が常に利用できるようになるのです。 必要なのは、Shared Contacts for Gmail®アプリだけです。
連絡先や連絡先ラベルをチーム内で共有し、チームメンバーは携帯電話帳、Gmail、Slack、WhatsAppなどを通じてどこからでもアクセスできるようになります。
組織全体で連絡先を共有
Shared Contacts for Gmail®を使えば、組織全体で簡単に連絡先を共有・更新することができます。
共有連絡先の作成、共有連絡帳全体の作成、既存のGoogle連絡先ラベルの共有、アクセス権限の管理などを簡単に行うことができます。
チーム内の誰もが、自分や同僚が追加した共有コンタクトを一目で確認でき、割り当てられた権限さえあれば、どこからでも、どのデバイスからでも、リアルタイムに情報を更新することができます。
データの安全性を確保する
誤ってクラウドアカウントからデータの一部を削除してしまった場合はどうすればよいのでしょうか？
GoogleやMicrosoftは、データの適切なバックアップシステムを提供していませんが、大切なデータを失うことがないように、情報をバックアップしてくれる別のツールを検討するのもよいでしょう。
Shared Contacts for Gmail® のような連絡先管理ソフトがあれば、簡単に手間なく仕事ができます。
削除した連絡先をいつでも簡単に復元することができます。 特定の連絡先、連絡先リスト全体、またはすべての連絡先を一度に復元することを選択することができます。
コンプライアンスを維持する
組織に属している場合、顧客、連絡先、あるいは一緒に働く人々の個人情報がデバイスに保存されている可能性が極めて高い。
GDPRをはじめとする個人情報保護規制をフレームする必要があります。 誰かが自分の情報をシステムから削除するように要求すると、組織はCRMから情報を削除することができます。 しかし、あなたや他の従業員の携帯電話はどうでしょうか？
組織も、あなたがこれらを携帯電話に入れていることに気づいていないかもしれません。 そのため、携帯電話に相手の連絡先を保存しておくと、知らず知らずのうちに個人情報保護法に抵触してしまうのです。
すべてのチームとユーザー間で連絡先を同期する、一元化されたクラウドベースのシステムを使用する必要があります。 上記のような問題を回避するための解決策です。 したがって、誰も個々のデバイスに何かを保存する必要はありません。
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GoogleコンタクトとGmail®用共有コンタクトの始め方
以下の4つの簡単なステップを踏むだけで、すぐに使えるようになります。
1) Googleアカウントと携帯電話を同期させる
2) ストア（iOS またはAndroid）からShared Contacts for Gmail®をインストールする。
3) 連絡先をラベルで整理する
4) ラベルを共有する
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結論
人の連絡先は、電話番号だけとは限りません。 自宅、勤務先、メールアドレスから、呼称、会社名、ソーシャルメディアのハンドルネームまで、あらゆるものが含まれています。
さらに、多くの人が携帯電話に多くのアプリを入れているため、問題は複雑化しています。 ほとんどのプラットフォームでは、Skype、Whatsappなどのサードパーティアプリから複数の連絡先が自動的に表示されます。
電話帳のごちゃごちゃを減らしたいなら、他のアプリの連絡先を非表示にすることを検討してもよいでしょう。
複数のアプリやガジェットにまたがる連絡先を整理することで、よりスムーズな利用が可能になります。 大切な連絡先を探すのが楽になりました。 しかも、貴重な時間と労力を大幅に節約することができます。
