연락처를 공유하면 이점 이 있습니다. 공유 연락처를 적절하게 관리하는 방법을 배우면 공유 연락처를 최대한 활용할 수 있습니다. 조직 내의 공통 연락처 데이터베이스를 사용하면 더 쉽게 협업할 수 있습니다. 귀하와 귀하의 팀은 더 이상 스프레드시트 파일에 의존하여 고객 연락처 정보를 교환할 필요가 없습니다.
공유 연락처를 회사 디렉터리 로 사용하면 랩톱, 워크스테이션, 휴대폰 등 모든 장치에서 조직의 누구에게나 연락할 수 있습니다. 각 가제트의 메모리와 별도로 번호를 저장하지 않고 모두 가능합니다.
그러나 이러한 특전을 완전히 누리려면 다음 측면을 살펴봐야 합니다.
적절한 라벨 확인
연락처 목록을 분류하는 레이블은 액세스 권한이 있는 모든 사람이 쉽게 식별할 수 있는지 확인합니다. 연락처 레이블을 AAA로 지정해도 잘리지 않습니다. 적절한 레이블에 대해 몇 초 동안 생각하십시오. 이렇게 하면 나중에 해당 AAA 폴더에 어떤 연락처가 있는지 궁금해하지 않아도 되는 귀하와 귀하의 팀 시간을 절약할 수 있습니다.
권한 확인
Gmail®용 공유 연락처는 5가지 권한 수준을 제공합니다. 이 기사 에서 자세한 내용을 읽을 수 있습니다. 개요는 다음과 같습니다.
- 보기 전용
이것은 가장 제한된 권한 수준입니다. 공유 연락처는 모든 기기에서 자동 완성으로 나타납니다. 이 권한을 가진 사용자는 계약과 관련된 세부 사항을 편집, 추가 또는 삭제할 수 없습니다. 그러나 연락처에 대한 비공개 의견을 작성할 수 있습니다.
- 편집자
이 수준의 권한이 있는 사용자는 공유 연락처를 보고 연락처 세부 정보를 수정할 수 있습니다. 이름, 번호, 이메일 및 기타 필드와 같은 연락처 정보를 편집할 수 있습니다. 또한 목록에 새 연락처를 추가할 수도 있습니다.
또한 연락처에 대한 비공개 및 공개 댓글을 추가할 수 있습니다. 공개 댓글은 공유 연락처 목록에 액세스할 수 있는 모든 사람이 읽을 수 있습니다.
- 삭제할 수 있음
이 수준의 권한이 있는 사용자는 “편집 가능” 액세스 권한이 있는 사용자와 유사한 모든 작업을 수행할 수 있으며 목록에서 연락처를 지울 수도 있습니다. 하나 또는 여러 개의 연락처가 제거되면 목록 소유자에게 알림이 전송되지 않으므로 이 권한은 신중하게 부여되어야 합니다.
- 다시 공유 가능
그들은 “삭제 가능” 액세스 권한이 있는 사용자가 사용할 수 있는 모든 기능과 연락처 목록을 다시 공유하는 기능을 즐길 수 있습니다. 새 공동 작업자를 추가하는 것 외에도 목록에 액세스하는 사용자를 제거할 수도 있습니다.
또한 다른 사람의 액세스 권한을 변경할 수 있습니다. ‘재공유 가능 ‘ 권한이 있는 사람은 ‘보기 전용’ 권한이 있는 사람에게도 ‘재공유 가능’ 권한을 부여할 수 있습니다. 따라서 이러한 종류의 권한을 부여하기 전에 각별한 주의가 필요합니다.
- 소유자
목록의 소유자는 위에 명시된 모든 권한을 가집니다. 게다가, 그들은 전체 공유 레이블을 삭제하거나 이름을 바꿀 수 있는 유일한 사람입니다. 간단히 말해서 소유자는 공유 연락처를 관리할 책임이 있습니다.
연락처 목록의 소유권도 이전할 수 있습니다. 이 기능은 회사를 떠나거나 다른 곳에 배치되는 사람들에게 실용적입니다.
개인 정보 및 보안 규정 준수
연락처 공유 솔루션이 개인 정보 보호 및 보안 표준을 준수하는지 확인하십시오. 이를 통해 고객의 데이터가 적절하게 처리되고 처리된다는 확신을 얻을 수 있습니다. 고객이 귀하가 GDPR , Google Technology Premier Partner, CCPA 또는 기타 유명한 개인정보 보호 규정임을 알면 귀하와 거래하는 데 더 안주하는 경향이 있습니다.
비즈니스 측면에서도 추가적인 이점 이 있습니다. 여기에는 더 나은 데이터 위생 및 정리, 데이터 처리의 더 명확한 간소화, 보안 취약성에 대한 더 많은 인식이 포함됩니다.
댓글 추가
연락처에 대한 관찰을 기록하면 고객에 대한 더 나은 통찰력을 얻는 데 기여하는 데이터가 제공됩니다. “이 여성은 말이 부드럽습니다.” 또는 “큰 소리로 말하지만 화를 내지는 않습니다.”와 같은 메모는 팀원이 고객을 아는 데 도움이 될 수 있습니다. 따라서 고객을 뒤집을 때 동료는 이미 가능한 상호 작용에 대해 기대하고 있습니다. 그들은 그에 따라 상호 작용할 수 있습니다.
데이터가 더 이상 필요하지 않은 경우 공개 의견으로 “삭제용”이라고 쓸 수도 있습니다. 이렇게 하면 데이터 관리자가 연락처를 휴지통에 버릴 수 있는 여유 공간이 생깁니다.
삭제된 연락처를 주기적으로 확인
Gmail®용 연락처 공유를 사용하면 기업 계정에서 삭제된 연락처를 무제한으로 복구할 수 있습니다. 이러한 방식으로 삭제된 연락처도 감사할 수 있습니다. 목록에서 클라이언트를 실수로 제거할 위험이 없습니다. 그러나 적절한 승인과 데이터 보호 책임자(DPO)에게 통지하면 시스템에서 데이터를 완전히 삭제할 수 있습니다.
반면 Lite , Team, Business 계정은 삭제된 데이터를 최대 30일 동안만 저장할 수 있습니다. 이 기간은 앱의 백업 기능을 지원합니다. 이 경우 실수로 삭제된 연락처가 있는지 정기적으로 삭제된 연락처를 살펴보는 것이 좋습니다.
공유 연락처를 관리하는 방법에 대한 요약
연락처를 처리하는 것은 들리는 것처럼 간단하지 않을 수 있습니다. 특히 수백 개 이상일 때는 더욱 그렇습니다. 이를 공유하면 제대로 관리되지 않으면 부하가 줄어들거나 재앙이 될 수 있습니다. 따라서 연락처 공유의 긍정적 인 측면을 보장하는 우수한 연락처 공유 앱을 선택하십시오.
