Werknemers zeggenschap geven: De voordelen van door de gebruiker beheerde contactgegevens in LDAP

Alle informatie van uw team gemakkelijk toegankelijk hebben is essentieel voor een gezond communicatiesysteem op de werkplek. Doordat hun contactgegevens in de LDAP-directory staan, kunnen mensen elkaar snel vinden en wordt voorkomen dat taken vertraging oplopen. Dat wil zeggen dat collega’s kunnen samenwerken aan projecten, mensen van andere afdelingen kunnen bereiken en zelfs hun teamgenoten kunnen doorverwijzen om problemen op te lossen.

Dit gezegd zijnde, kan het organiseren hiervan een moeilijke taak zijn voor IT-beheerders. Als het bedrijf groeit, kan het werk om de gegevens van elke werknemer up-to-date en veilig te houden een gedoe zijn. Vooral met wereldwijde bedrijven in verschillende tijdzones en landen

En met verschillende apparaten en software die op de workflow zijn aangesloten, kan dit proces nog moeilijker worden. Als u bijvoorbeeld werkt aan een betaling en de factuur moet doorsturen naar de boekhouding, hoe kunt u dat dan rechtstreeks vanuit de banksoftware doen als u het e-mailadres van de persoon niet kent? Of als u mobiel werkt: hoe kunt u collega’s bereiken als u hun telefoonnummers niet in uw contract hebt opgeslagen? Dit is het idee achter een LDAP-directory.

En om dat te laten werken, moet deze LDAP-directory altijd actueel en beschikbaar zijn.

Wat is een LDAP-directory?

Een LDAP-directory voor bedrijfscontacten is een database. Het slaat informatie op over werknemers, contractanten, klanten, leveranciers en andere relevante partijen binnen een bedrijf.

LDAP-directories worden vaak gebruikt om contactgegevens te beheren. U kunt collega’s vinden aan de hand van hun namen, e-mailadressen, telefoonnummers, functietitels, locatie, afdeling en andere details die hen en hun activiteiten identificeren.

Dit systeem creëert een gecentraliseerde locatie voor de opslag en het beheer van deze informatie. Vervolgens is het toegankelijk voor bevoegde gebruikers in het hele bedrijf.

De huidige beperkingen van mappen

Het gebruik van bedrijfsbrede repertoria van contactgegevens is een enorm voordeel. Maar het kan ook met een paar beperkingen komen. Of het nu gaat om operationele taken, teambeheer of zelfs het ontbreken van relevante gegevens, het is moeilijk om alle contactinformatie voor een heel bedrijf kloppend te houden.

Bedrijfsgrootte

Naarmate een bedrijf groeit, groeit ook de behoefte om iedereen goed bereikbaar te houden. Er zijn managers die werken met teams op afstand over de hele wereld. Er zijn externe aannemers. Het is bijna onmogelijk dat teamleden alle contactgegevens op hun apparaten en accounts hebben opgeslagen.

Daarmee wordt de LDAP-directory nog essentiëler. Maar hoe groter het team, hoe meer informatie moet worden opgeslagen. Dit vormt een uitdaging voor het tijdbeheer en het delegeren van het bijhouden van wijzigingen.

IT overbelasting

Een bijproduct van de omvang van het team is de hoeveelheid werk die gebonden is aan IT-teams. Meestal is de IT-afdeling verantwoordelijk voor het bijwerken van alle gegevens. Dit gebeurt omdat zij de systeembeheerders zijn en de toestemming hebben om gebruikers toe te voegen en te wijzigen.

Meestal zijn deze teams ook verantwoordelijk voor veel onderhoud binnen de systemen en servers van de organisatie. Dat wil zeggen, ze hebben al veel op hun bord.

De taak om de profielen van de werknemers bij te houden komt dus bovenop deze grote hoeveelheid werk en vergt tijd en toewijding.

Gebrek aan zoekmechanisme

Een andere laag die het gebruik van uw adressenbestand kan bemoeilijken, is dat het niet genoeg informatie over elke persoon bevat. Als u uw teamnummers of e-mailadressen opslaat in uw account, hebt u niet genoeg informatie om ze in te delen.

Idealiter bevat een goede LDAP-directory veel contactgegevens die kunnen worden aangepast aan de behoeften van elk bedrijf, zoals functietitel, locatie, afdeling, project waarbij zij betrokken zijn, enz.

Van daaruit, als u iemand moet bereiken maar hem niet kent – zoals een manager van een bepaald filiaal, iemand van een derde partij, iemand die de leiding heeft over een project waaraan u bijdraagt – hoeft u niet naar zijn naam te zoeken, maar naar zijn rol.

Moeilijk te delen

Het is belangrijk op te merken dat contactinformatie kan worden gedeeld om de workflow efficiënter te maken. Bijvoorbeeld, een IT-afdeling van een bedrijf dat software ontwikkelt wordt geconfronteerd met problemen op het gebied van klantenservice. Als u weet hoe u de contactgegevens van de expert met de klant kunt delen, versnelt u de taak.

Een ander probleem met het delen van contactgegevens buiten de bedrijvengids is dat het kan leiden tot vertrouwelijkheidsproblemen. Een financieringsmaatschappij kan bijvoorbeeld te maken hebben met meerdere contractanten die toegang moeten hebben tot de werknemers om hun taken uit te voeren. Zij zijn echter geen werknemers. Het is dus niet raadzaam om ze toe te voegen aan de werkruimte van de afdeling, vanwege het gevoelige delen van bestanden.

Maar het is niet efficiënt om hen telkens om een adres te laten vragen wanneer ze contact moeten opnemen met een andere persoon. Dit is een uitdaging binnen traditionele LDAP-directories – er is geen manier om relevante, maar beperkte informatie te delen met specifieke groepen of mensen daarbuiten.

Hoe maak je betere contactinformatie in gidsen?

Met de grootste zorgen rond de beperkingen van een regulier contactinformatiesysteem hebben werknemers behoefte aan een betere oplossing die hun communicatiesysteem sneller, efficiënter en deelbaar maakt. Voer Gedeelde contacten voor Gmail® in.

Met deze tool kunnen gebruikers contacten aanmaken en bijwerken in gedeelde adresboeken, die overal toegankelijk zijn. Organisaties kunnen hun contacten categoriseren op locatie, functietitel, niveau, afdeling en nog veel meer.

Bewerkbare contactgegevens

En een van de belangrijkste kenmerken is dat beheerders gebruikers kunnen machtigen om hun eigen LDAP-profielen te bewerken en dat kan desgewenst ook buiten hun Google-domein zichtbaar zijn. Dit heeft meerdere voordelen, zoals:

Realtime updates

In plaats van te wachten tot een IT-beheerder een nieuw telefoonnummer, functie of e-mailadres toevoegt, kunnen bevoegde gebruikers dat zelf doen. Wanneer u een contactpersoon bijwerkt, wordt deze gesynchroniseerd met de Google Directory (LDAP). Het synchroniseert ook met alle apparaten van hun collega’s. Dus ongeacht waar u werkt, kunt u de contactinformatie vinden die u nodig hebt.

IT-taakbelasting

IT-teams zijn vaak multitasking. Als u hen ontlast van het bijwerken van de informatie van elke gebruiker, bespaart u hen de tijd om te controleren of alles klopt.

Mogelijkheid om te delen

Met Shared Contacts for Gmail® kunnen beheerders van Google Workspace uw hele directory delen met externe gebruikers. Het is nuttig voor derden zoals verkopers of andere filialen.

Wanneer een gebruiker zijn contactgegevens in de LDAP-directory bijwerkt, kunnen bevoegde gebruikers deze gegevens dus onmiddellijk zien. Dit is een belangrijke functie waarmee mensen meer transparantie kunnen geven over hun rol in de organisatie.

Doorzoekbaarheid

Het belangrijkste voordeel van bewerkbare contactinformatie is dat mensen ze kunnen invoeren op basis van vele aspecten van hun rol in het bedrijf. Als iemand bijvoorbeeld bij een wereldwijde organisatie werkt, kan hij tijdzones toevoegen. Zo weten mensen wanneer ze hen moeten bereiken. Als iemand op meer dan één project werkt, kan hij beide aan zijn profiel toevoegen. Managers kunnen een specifieke benaming hebben om gemakkelijker terug te vinden te zijn.

Daarmee is het ook veel gemakkelijker om te zoeken naar wie je nodig hebt, waardoor het communicatiesysteem sneller en beter wordt.

Gerelateerde berichten

Gedeelde contactpersonen bij BetterCloud: Ga door met soepel beheer van contacten na afschrijving

Voor het geval je het nog niet wist, het SaaS-beheerplatform BetterCloud heeft aangekondigd te stoppen met het delen van contactpersonen. De reden is dat Google vanaf 1 januari 2022 de ondersteuning van hun oude API voor het delen van contacten stopzet, en BetterCloud niet upgradet naar hun nieuwe API. Deze dingen gebeuren – maar het […]

Meer lezen

Zapier-integratie – Gedeelde contacten voor Gmail®

Shared Contacts for Gmail® integreert gemakkelijk met honderden software. Het ontwikkelingsteam verbindt zich er echter toe het product voortdurend te innoveren en te verbeteren. Daarom hebben ze besloten om de app via Zapier aan duizenden anderen te koppelen. Nu is Shared Contacts for Gmail® een van de weinige apps voor contactbeheer die Zapier-integratie bieden. Deze […]

Meer lezen

Verander uw contactbeheer: Probeer Gedeelde Contacten voor Gmail® gratis uit

Contactbeheer betekent het opslaan, organiseren, beveiligen en bijhouden van contactinformatie over uw prospects en klanten, verkoopleads, verkopers, partners, belanghebbenden, werknemers, enzovoort, en deze gemakkelijk beschikbaar maken voor alle leden van uw organisatie. Als contactbeheer goed wordt uitgevoerd, kan uw hele organisatie beter samenwerken, kostbare tijd besparen op administratieve taken en ervoor zorgen dat u voldoet […]

Meer lezen

Ontdek de nieuwe versie van Gedeelde Contacten voor Gmail®!

Wist u dat u nu uw Gedeelde Contacten voor Gmail kunt upgraden naar een nieuwe versie en kunt genieten van vele nieuwe functies!? Het is verbeterd om u een betere ervaring te geven. Bovendien zijn de updates een antwoord op uw feedback. Deze nieuwe functies omvatten: 1. De mogelijkheid om contacten rechtstreeks vanuit uw Google […]

Meer lezen