Teams und Manager in großen Unternehmen haben oft Schwierigkeiten, den Überblick zu behalten, mit wem sie Kontakt aufnehmen müssen. Das kann im Alltag schwierig sein. Aus diesem Grund ist ein unternehmensweites Kontaktverzeichnissystem (Google Workspace LDAP synchronisiert oder nicht mit Microsoft Active Directory) eine wichtige Ressource, die man zur Verfügung haben sollte.
Die Globalisierung hat den Bedarf an Kommunikation erhöht, und es sind neue Technologien entstanden, die die teamübergreifende Zusammenarbeit fördern. Es ist wichtig zu wissen, wen man in dieser neuen Landschaft erreichen muss.
Whatsapp zum Beispiel ist zur Standard-SMS-Plattform geworden, aber können Sie jemanden in Ihrer Organisation auf Whatsapp finden?
Kollaborateure stehen oft vor einer Herausforderung. Wo können sie Kontaktinformationen finden, wenn sie noch nie mit dieser Person zu tun hatten?
Um eine E-Mail in Google Mail zu senden oder ein Dokument in Google Drive freizugeben, müssen Sie den Nutzernamen der Person kennen. Es ist wichtig, den Nutzernamen vor dem Senden zu kennen. Andernfalls wird Google Workspace die Felder nicht automatisch ausfüllen…
Das Gleiche gilt für Telefonkontakte. In der Regel werden nur die Kontaktinformationen der engsten Mitarbeiter auf dem Arbeitstelefon gespeichert, aber wie sollen sie jemand anderen erreichen können?
Dieses Problem wirkt sich auf die gesamte Unternehmenskommunikation aus. Wenn Sie jemanden nicht manuell zu Ihren Google-Kontakten hinzugefügt haben, ist es unmöglich, die Kontakte zu durchsuchen und denjenigen zu finden, mit dem Sie sprechen müssen. Je größer und verteilter das Unternehmen ist, desto größer ist der Zeitverlust für die Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen.
Ein stets verfügbares Mitarbeiterverzeichnis spart Zeit und verbessert die unternehmensweite Kommunikation. In diesem Artikel werden wir uns mit den Vorteilen dieses Systems befassen und erläutern, wie man es einführt und aktualisiert.
Wann benötigen Sie ein aktuelles LDAP-Kontaktverzeichnis?
Aktuelle Kontaktinformationen für die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, sind für einen besseren Arbeitsablauf unerlässlich. Manchmal muss man sich an andere Zweige und Abteilungen wenden (die sich manchmal in anderen Google-Domänen befinden), um Projekte zu organisieren. Oftmals steigert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens die Produktivität und Kreativität. Sie kann auch bessere Lösungen für Herausforderungen bringen.
Da jedoch nicht alle Benutzeroberflächen und Geräte mit allen LDAPS-Servern Ihres Unternehmens synchronisiert sind, ist dies schwer zu bewerkstelligen. Die Mitarbeiter können in der Regel nur die Personen finden, mit denen sie bereits interagiert haben, und haben keine Möglichkeit, andere Personen abzurufen oder herauszufinden, an die sie sich wenden können.
Ein Beispiel: Eine Person muss Informationen über einen Lieferanten an die Finanzabteilung senden, ist aber in einer Fabrik tätig und hat das Finanzteam noch nie getroffen. Wie finden sie den Mitarbeiter heraus, den sie fragen müssen? Hier kommt ein unternehmensweites Verzeichnis ins Spiel.
Oder wie wäre es mit einem Seminar zwischen Personen aus verschiedenen Abteilungen? Wenn du sie vorher nicht auf Whatsapp oder einem anderen Nachrichtensystem hinzugefügt hast, woher kennst du dann ihre Nummer, um dich zum Ausgehen zu treffen?
Oder wie sieht es in den Bereichen Vertrieb und Marketing aus, in denen die Mitarbeiter oft die technischen Teams und den Kundensupport um Hilfe bitten müssen? Es muss einen schnelleren Weg geben, um herauszufinden, mit wem man sprechen muss.
Dies geht natürlich über die übliche Büroumgebung hinaus und wirkt sich auch auf externe Quellen aus. Wenn ein Teammitglied den Anwalt des Unternehmens um Rat fragen muss, aber dessen Namen nicht kennt, kann es schwierig sein, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Wie können sie bei einem Notfall mit einem Lieferwagen den zentralen Manager erreichen, um Verzögerungen zu vermeiden, wenn sie nicht über die aktuellen Informationen verfügen?
Was sind die größten Bedenken gegenüber LDAP-Servern?
LDAP-Server (Lightweight Directory Access Protocol) sind ein Servertyp, der einen hierarchischen Verzeichnisdienst zum Speichern und Organisieren von Informationen in einer Umgebung bietet. Informationen über Benutzer, Gruppen, Geräte und andere Ressourcen.
Diese Methode wird in der Regel in Unternehmensumgebungen verwendet, um eine zentrale Datenbank mit Benutzerkonten und anderen Informationen bereitzustellen, auf die von verschiedenen Anwendungen und Diensten zugegriffen werden kann. Sie verwenden eine Client-Server-Architektur, bei der Clients (Menschen und Anwendungen) die auf dem Server gespeicherten Verzeichnisinformationen abfragen können. Der Server antwortet auf diese Anfragen.
In Google Workspace ist die LDAP-Funktion in der Google Admin-Konsole enthalten.
Allerdings gibt es einige Probleme mit diesem System, auch wenn es in verschiedenen Unternehmen und Wirtschaftsbereichen weit verbreitet ist:
Mangelnde Synchronisierung und Zugänglichkeit
Im Idealfall sollte der LDAP-Server von jedem mit dem Netz verbundenen Gerät und Benutzer zugänglich sein, auch offline. Unternehmen, die Google Workspace verwenden, stehen jedoch vor dem Problem, dass ihr gesamtes Unternehmensverzeichnis nicht vollständig mit mobilen Geräten (insbesondere iPhones), mit bestimmten Tools oder Anwendungen (wie Zoom oder ihrem CRM) oder mit Nutzern außerhalb der Hauptdomäne von Google synchronisiert ist.
So müssen die Mitarbeiter beispielsweise die Kontaktdaten ihrer Kollegen immer wieder manuell auf ihren Mobiltelefonen hinzufügen. Das bedeutet: Wenn Sie mit jemandem normalerweise per E-Mail oder Google Meet kommunizieren, müssen Sie seine Telefonnummer selbst herausfinden, um sie Ihrem Telefonkontaktbuch hinzuzufügen. Und alle Ihre Kollegen müssen genau die gleiche Operation durchführen, wenn sie diese Person eines Tages anrufen wollen!
So synchronisieren Sie Ihr Google Workspace LDAP mit mobilen Geräten und anderen Tools
IT, Datenschutz und Sicherheitsfragen
Eines der Probleme mit LDAP-Servern wie den Domänenverzeichnissen von Google Workspace besteht darin, dass sie zum Aktualisieren Administratorzugriff erfordern. Häufig sind die IT-Teams für die Einrichtung des Systems und das Hinzufügen von Informationen zuständig, die dann an das Unternehmen weitergegeben werden.
Sie auf dem neuesten Stand zu halten, hat für die IT-Abteilung jedoch nicht die höchste Priorität. Es kann jedoch sein, dass sie den Nutzern nicht gestatten, ihre Kontaktinformationen selbst zu aktualisieren, da dies Administratorrechte erfordert und ein Sicherheitsrisiko für Datenverletzungen darstellt.
Aktualisierung der Kontaktdaten von Mitarbeitern durch Nicht-Administratoren
Wenn Sie in Google Workspace Ihr Verzeichnis für Ihre Domain-Nutzer freigeben, erhalten Sie automatisch Zugriff auf alle Kontaktdaten aller Nutzer. Es kann jedoch sein, dass Sie einige Informationen (wie persönliche Telefonnummern oder Adressen oder Notizen und Kommentare) vor bestimmten Benutzern verbergen möchten. Das Fehlen von Sicherheitsfunktionen auf Feldebene könnte Unternehmen davon abhalten, die gemeinsame Nutzung von Verzeichniskontakten in vollem Umfang zu nutzen.
Wie kann man bestimmte Kontaktfelder in Google LDAP ausblenden?
Fehlende Aktualisierungen
Daraus ergibt sich das Problem der unbrauchbaren Informationen. Wenn Sie ein Verzeichnis haben, aber die Felder – wie z. B. Telefonnummern – nicht regelmäßig aktualisiert werden, bedeutet dies, dass Menschen Zeit damit verbringen, unerreichbare Kontakte zu suchen. Sobald sie die richtigen Informationen gefunden haben, müssen sie die gleichen Details manuell auf ihren Geräten hinzufügen. Dies führt zu erheblichen Produktivitätseinbußen und mangelnder Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
So lassen Sie Mitarbeiter ihr eigenes LDAP-Profil aktualisieren
Nicht ideale Teilbarkeit
Wenn Sie viele Kontaktinformationen an andere Personen weitergeben müssen – Investoren, Freiberufler, Zulieferer, externe Berater usw. – wie können Sie dies problemlos tun? Wenn z.B. die Buchhaltung eine ständige Kommunikation mit dem Vertriebsteam benötigt, wie kann das Unternehmen sicher sein, dass es alle Mitarbeiter kennt und sie jederzeit erreichen kann? Oder wer ist für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Kunden zuständig?
Es wäre ideal, wenn sie Zugang zum Verzeichnis selbst hätten, insbesondere nach Abteilungen, mit denen sie in Kontakt stehen, unterteilt.
Das gleiche Problem stellt sich bei der Kommunikation zwischen den Zweigstellen. Wenn ein Unternehmen weltweit arbeitet und viel asynchrone Teamarbeit erfordert, ist es wichtig, dass die Unterverzeichnisse vollständig integriert werden und die Mitarbeiter über geografische und hierarchische Grenzen hinweg zusammenarbeiten können.
All das ist mit Google Workspace leider nicht möglich. Es gibt zum Beispiel keine Möglichkeit, Ihr Google Workspace Directory für Nutzer außerhalb Ihres Unternehmens freizugeben.
Wie können Sie Ihre Google LDAP-Kontakte für andere Google-Domänen freigeben?
5 wichtige Schritte für ein besseres Kontaktverzeichnissystem
Um die Kommunikation besser, schneller und klarer zu gestalten, ist es wichtig, ein Kontaktsystem zu haben, das es den Menschen ermöglicht, schnell zu finden, wen sie brauchen. Um dies zu erreichen, sind einige wesentliche Schritte erforderlich:
Geben Sie den Nutzern die Möglichkeit zur Aktualisierung
Einer der wichtigsten Bestandteile eines Kontaktverzeichnisses ist seine Aktualisierung. Doch angesichts der vielen Anforderungen und Änderungen, die sie nicht immer kennen, können sich die IT-Teams nicht vollständig um diese Angelegenheit kümmern. Deshalb sind Systeme, die es den Nutzern ermöglichen, ihre eigenen Kontaktprofile (Telefon, Lebenslauf usw.) zu aktualisieren, viel einfacher.
Ermuntern Sie die Teammitglieder, neben den grundlegenden Kontaktinformationen auch Notizen und Kommentare hinzuzufügen, und erinnern Sie sie daran, dass es für die Zusammenarbeit und den Seelenfrieden besser ist, ihre Daten auf dem neuesten Stand zu halten.
Verantwortlichkeiten delegieren
Alternativ können Sie auch Abteilungsleitern oder Verwaltungsassistenten die Möglichkeit geben, die LDAP-Informationen ihrer eigenen Teams zu aktualisieren.
Die Entlastung der IT-Teams von dieser Verantwortung ist eine Taktik zur Zeitersparnis. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Aktualisierungen der Kontaktdaten direkt von der Quelle stammen.
Mit anderen Tools synchronisieren
Damit ein Kontaktverzeichnis seinen vollen Nutzen entfalten kann, muss es jederzeit und von überall aus zugänglich sein. AKA: Erkennbar für das gesamte Netz. Das heißt, nicht nur Nutzer, sondern auch Geräte und Anwendungen, die Nutzerinformationen anzeigen. Die Integration Ihrer Kontakte in Tools wie Google Mail, Google Drive, Whatsapp, Zoom und viele andere ist wichtig – so können Sie, wenn Sie mit jemandem zusammenarbeiten wollen, dies ohne Probleme tun.
Teilen und Organisieren nach Bedarf
Die besten Kontaktverzeichnisserver verfügen über eine hervorragende Methode zur gemeinsamen Nutzung. Sie sind für das gesamte Unternehmen leicht einsehbar und bleiben gleichzeitig durch den technischen Schutz sicher.
Denken Sie daran: Die Nutzer kennen nicht immer den Namen der Person, die sie erreichen möchten. Manchmal kennt man ihre Region, ihre Abteilung oder nur ihr Foto. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Suchfunktion bereitstellen, mit der die Nutzer nach Hierarchie, Fachwissen oder Standort suchen können.
Wie Sie Ihre Kontakte in Google Workspace besser organisieren können
So finden Sie jeden Kontakt mit der erweiterten Suche
Sichere Kontaktinformationen
Die Weitergabe von Kontaktinformationen ist gut, aber nicht auf Kosten der Privatsphäre. Stellen Sie sicher, dass Ihr Verzeichnisverwaltungssystem den richtigen Benutzern den Zugang zu den richtigen Kontakten ermöglicht. Stellen Sie außerdem sicher, dass bei der Freigabe eines Kontakts nur die richtigen Personen die richtigen Daten sehen/aktualisieren können. So sollte eine Schule beispielsweise die grundlegenden Informationen über alle Schüler (E-Mail-Adresse, Name, Profilbild) weitergeben, aber die persönlichen Adressen oder die von den Lehrern hinzugefügten Notizen über die Schüler vor dem nichtadministrativen Personal verbergen. Ein sicheres LDAP ist der Schlüssel dazu.
Vorteile eines gemeinsamen Verzeichnisses
Wenn ein Unternehmen seinen Mitarbeitern einen allgegenwärtigen Zugang zu einem vollständigen, aktuellen Verzeichnis bietet, sorgt es für eine einfachere Kommunikation und weniger Missverständnisse. Auf diese Weise hat jeder einen besseren Arbeitsablauf und kann sich besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.
Erfahren Sie mehr über die besten Praktiken in unserem Leitfaden zum Kontaktmanagement!
