Einführung

Viele, vor allem größere Unternehmen und Organisationen nutzen ein CRM, um ihre Kundendaten aus verschiedenen Kanälen – Website, soziale Medien, Kundensupportkanäle usw. – an einem Ort zu speichern und zu verwalten. Ein CRM hilft Ihrem Unternehmen bei der Verwaltung seiner Interaktionen mit aktuellen und potenziellen Kunden. Es wird uns oft gesagt, dass wir ein CRM brauchen, um unsere Kundenbeziehungen wirklich zu pflegen. Eine wichtige Frage für G Suite-/Google Workspace-Nutzer lautet jedoch: Brauchen Sie wirklich ein CRM, wenn Sie bereits G Suite / Google Workspace verwenden? In diesem Artikel gehen wir auf die Vor- und Nachteile ein, die sich ergeben, wenn Sie G Suite / Google Workspace zu Ihrem CRM machen, und wie es in der Praxis funktioniert, wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre G Suite / Google Workspace-Tools als CRM zu verwenden, anstatt ein anderes System zu implementieren

Warum ein CRM nicht für jedes Unternehmen die beste Lösung ist

Gehen wir ein paar Gründe durch, warum die Implementierung eines CRM für Ihr Unternehmen die richtige Lösung sein kann oder auch nicht.

In größeren Unternehmen mit Hunderten oder gar Tausenden von Kontakten kann ein CRM durchaus notwendig sein, um eine so große Anzahl von Kontakten zu verwalten. Für kleinere Unternehmen, die G Suite / Google Workspace-Tools in ihren täglichen Arbeitsabläufen verwenden, ist die Entscheidung für ein CRM auf lange Sicht jedoch möglicherweise nicht die optimale Lösung.

Die Implementierung neuer Tools ist zeitaufwändig

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Jeder weiß, dass es immer schwierig ist, Teammitglieder dazu zu bringen, ihre Gewohnheiten zu ändern und sich mit neuen Tools vertraut zu machen. Und die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Instrumenten kostet Zeit und Mühe. Manchmal ist dies notwendig, um Ihre Arbeitsweise zu verbessern, und oft will Ihr Team, wenn es einmal mit einem neuen Tool vertraut ist, es nicht mehr loslassen.

Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass Sie, sobald Sie Ihr Team in ein neues Tool einführen und mit der Schulung beginnen, Ihre Geschäftsaktivitäten im Wesentlichen auf Eis legen. Sie können Ihre Tools erst dann einsetzen, wenn sie ordnungsgemäß in Ihre bestehenden Tools integriert sind, und Sie werden sie nur dann optimal nutzen können, wenn Ihr Team dafür gut geschult ist.

Vergessen Sie nicht, dass alle neuen Tools, die Sie einführen – insbesondere ein so wichtiges Tool wie ein CRM, das von fast allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens genutzt wird – mit der IT-Abteilung, dem Vertrieb und allen anderen Abteilungen abgestimmt werden müssen. So stellen Sie sicher, dass Sie alles richtig integrieren und neue Prozesse schaffen, die reibungslos funktionieren. Und das ist der Grund, warum Sie überhaupt ein CRM einführen: damit die Dinge reibungslos laufen.

Es ist wichtig, dass Sie sich vor der Einführung eines neuen Instruments vergewissern, dass Sie es tatsächlich benötigen. Und ja, wenn Ihr Problem nicht ohne ein neues Werkzeug gelöst werden kann, ist es definitiv eine gute Idee, es auszuprobieren. Auch wenn die Einführung eines neuen Tools ein Minimum an Schulung erfordert, sollte es vollständig in die bestehenden Gewohnheiten der Nutzer integriert werden. Wenn es um Kontakt- und Kundenmanagement geht, bietet G Suite / Google Workspace bereits die nützlichsten Tools – und höchstwahrscheinlich ist Ihr Team bereits mit ihnen vertraut.

CRM-Lizenzen sind kostspielig

Selbst die Einstiegspakete vieler CRMs sind teuer, und in der Regel steigt der Preis jedes Mal, wenn Sie eine größere Anzahl von Funktionen erwerben.

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Ein durchschnittliches CRM kostet zwischen 20 und 50 Dollar pro Benutzer und Monat, fortgeschrittene Lizenzen können jedoch bis zu 150 Dollar (oder mehr) pro Monat und Benutzer kosten. Man könnte meinen, dass die jährlichen Kosten dann automatisch zwischen 240 und 1.800 Dollar pro Benutzer liegen, aber man muss die Stunden berücksichtigen, die für die Ersteinrichtung benötigt werden, und dann alle Schulungen, die für Ihr Team erforderlich sind, um sich einzuarbeiten.

Viele Unternehmen nutzen ihr CRM nur für die Verwaltung und den Zugriff auf allgemeine Kontakte, einschließlich Notizen zu diesen. Wenn Sie Ihre Kontakte bereits in Google Contacts gespeichert haben, zahlen Sie dann das ganze Geld umsonst, wenn Sie zusätzlich ein CRM erhalten?

Als Nutzer von G Suite / Google Workspace haben Sie bereits viele Funktionen, für die Sie sonst extra bezahlen müssten. Auf das Wie kommen wir gleich zu sprechen, aber vor allem, wenn Ihr Unternehmen kleiner ist und nicht so viele Kontakte und Leads pro Monat hat, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über alle erforderlichen Tools. Wenn Sie ein Plugin wie Shared Contacts für Google Mail installieren, können Sie die Notizen, die Sie zu einem Kontakt machen, ganz einfach weitergeben.

Sich auf ein CRM zu verlassen, kann Ihr Kundenerlebnis beeinträchtigen

Sich auf ein CRM zu verlassen, kann dazu führen, dass Sie Ihre Kunden verletzen - 768x432

CRM-Software macht die Interaktion mit den Kunden zwar oft effizienter, kann aber leider auch die menschliche Komponente vermissen lassen. Viele Aktionen innerhalb eines CRM-Systems sind automatisiert, von der Nachrichten- und Kalenderverwaltung bis hin zur Dateneingabe, Kontaktaktualisierung und Aktualisierung von Leads und Opportunities.

Im Idealfall sollten Ihre Kundeninteraktionen eine gesunde Mischung aus menschlicher Kommunikation und automatisierten Aufgaben sein. Während Sie Ihren Kunden in der Regel direkt von Ihrem CRM aus E-Mails schicken können, haben Sie oft noch eine separate E-Mail für andere, nicht kundenbezogene E-Mails, was bedeutet, dass Sie jeden Tag zwei Plattformen gleichzeitig nutzen.

Mit G Suite / Google Workspace können Sie genauso effizient wie mit einem CRM Erinnerungen einrichten, um ein Treffen mit einem Kunden zu buchen. Sie können ihnen dann direkt von Ihrem E-Mail-Posteingang aus eine E-Mail schicken oder eine Besprechung in ihrem Google-Kalender buchen und sogar E-Mails für einen anderen Zeitpunkt planen.

Indem Sie sicherstellen, dass alle Ihre E-Mails von Ihnen persönlich verfasst und versendet werden, schaffen Sie ein konsistentes Kundenerlebnis – und das alles bei Verwendung nur einer Plattform.

Verwendung von G Suite-Tools zur Verwaltung von Kontakten anstelle eines CRM

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Viele Unternehmen und Organisationen benötigen eine einfache Möglichkeit, um auf ihre Kontakte, Leads und Kontaktinformationen zuzugreifen und eine gemeinsame Basis für alle Kontakte zu haben. Ein wichtiger Aspekt der Kundenkommunikation ist auch, dass Ihr gesamtes Team zusammenarbeitet und auf die Kontakte auf der gleichen Ebene zugreift.

An dieser Stelle kommt in der Regel ein CRM zum Einsatz. Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass Sie nicht wirklich ein CRM benötigen, um Ihre Kontakte zu organisieren, zu teilen und zu verwalten? Einfach ausgedrückt: Die wichtigsten Dinge, die Sie durch den Einsatz eines CRM erhalten würden, sind bereits in G Suite / Google Workspace möglich.

Organisieren, verwalten und teilen Sie Ihre Google-Kontakte

In G Suite / Google Workspace können Sie Ihre Kontakte in verschiedenen Kategorien und Adressbüchern organisieren, indem Sie ihnen Labels hinzufügen. Sie können die Etiketten selbst auswählen und bei Bedarf neue hinzufügen.

Sie können auch alle Details Ihrer Kontakte an einem Ort verwalten und ganz einfach Notizen und andere Informationen in den Kontaktdetails hinzufügen. Das Hinzufügen benutzerdefinierter Felder ist ebenfalls möglich.

Schließlich können Sie Kontakte mit einem einfachen Klick für Ihr Unternehmen freigeben, genau wie bei Google Docs. Weisen Sie einfach den Personen in Ihrem Unternehmen, die sie benötigen, Zugriffsrechte zu, und jeder kann die Informationen zu Ihrem Kontakt, die angehängten Notizen sowie alle früheren Interaktionen mit diesem Kontakt einsehen.

Egal, ob Sie sich in Google Mail, Google Kontakte oder in der Kontakt-App Ihres Telefons befinden, Sie können die Kontakte Ihres Unternehmens immer aktualisieren, wenn sie korrekt synchronisiert sind.

Aktualisieren Sie die Kontakte Ihres Unternehmens, wenn sie ordnungsgemäß synchronisiert sind.

Direktes Hinzufügen relevanter Informationen zu Ihren Kontakten

Sobald Sie den Kontakt zu Ihren Google-Kontakten hinzugefügt haben, können Sie Dinge wie den Firmennamen und den Titel der Person sowie die entsprechenden Telefonnummern und andere Kontaktinformationen hinzufügen. Sie können auch Notizen zu Treffen mit diesem Kontakt hinzufügen, z. B. wenn er eine Produktdemo angefordert hat, bevor er eine Kaufentscheidung trifft.

Sie können diese Informationen leicht aktualisieren oder ergänzen, und alle Informationen, die einem Kontakt zugeordnet sind, sind für alle sichtbar, denen Sie sie in Ihrem Unternehmen mitgeteilt haben.

Direktes Hinzufügen oder Aktualisieren relevanter Kontaktinformationen

Sehen Sie Ihre bisherigen Interaktionen mit einem Kontakt auf einen Blick

Wenn die Person zu Ihren Google-Kontakten hinzugefügt wird, können Sie auch Ihre gemeinsamen Treffen, alle E-Mails, die Sie ausgetauscht haben, und alle anderen Interaktionen, die Sie hatten, direkt auf einen Blick sehen.

Wenn Sie den Kontakt beispielsweise einem Kollegen zuweisen, der wissen muss, was mit dieser Person zuvor besprochen wurde, kann er jede Interaktion direkt sehen, ohne dass Sie ihn separat informieren müssen.

Außerdem kann jede E-Mail, jedes Kalenderereignis oder jede andere Interaktion mit einem Klick geöffnet werden.

Sehen Sie Ihre bisherigen Interaktionen mit einem Kontakt auf einen Blick

Arbeiten Sie zusammen und verlieren Sie nie ein Update über Ihre Leads und Kunden

Mit einem Plug-in wie Shared Contacts für Google Workspace können Sie und Ihre Nutzer von überall in Google Workspace an Ihren Leads und Kunden zusammenarbeiten, indem sie Kommentare und Notizen hinzufügen und eine Benachrichtigung erhalten, wenn der Kontakt aktualisiert wird.

Sobald Sie den Kontakt zu Ihren Google-Kontakten hinzugefügt haben, können Nutzer Kommentare oder Notizen zu diesem Kontaktprofil von überall in Google Workspace hinzufügen. In den Kommentaren können Sie wichtige Informationen über die Interaktionen mit diesem Kontakt hinzufügen, z. B. ob er vor der Kaufentscheidung Unterstützung zu einer bestimmten Funktion angefordert hat.

Sie können zusätzliche Informationen leicht aktualisieren oder hinzufügen. Alle mit einem Kontakt verbundenen Informationen sind für die Benutzer zugänglich, für die Sie sie in Ihrem Unternehmen freigegeben haben.

Die Kommentarfunktion ermöglicht es allen Mitgliedern Ihres Teams, die mit dem Kunden interagieren, zusammenzuarbeiten und relevante Informationen zu hinterlassen, um über wichtige Informationen in Bezug auf den Kunden auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie ein Teammitglied im Kommentarbereich erwähnen oder markieren, wird es benachrichtigt, dass eine Aktualisierung vorgenommen wurde, um sicherzustellen, dass alle über die neuesten Aktivitäten im Zusammenhang mit diesem Kunden auf dem Laufenden sind.

Arbeiten Sie zusammen und verlieren Sie nie ein Update über Ihre Leads und Kunden

Ereignisse und Aufgaben über Google Mail erstellen

Mit G Suite / Google Workspace können Sie auch Besprechungen organisieren – per Fernzugriff oder persönlich – und Erinnerungen für sich und andere in Ihrem Unternehmen festlegen. Wenn beispielsweise ein Interessent per E-Mail einen Termin mit Ihrem Vertriebsmitarbeiter anfragt, können Sie direkt aus dieser E-Mail heraus einen Termin buchen, ohne Ihren Kalender separat öffnen zu müssen.

Sie können auch Aufgaben erstellen und Erinnerungen für sich selbst und alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens einrichten. Wenn ein potenzieller Kunde beispielsweise einen Termin für ein Verkaufsgespräch wünscht und Sie keine Zeit haben, diesen sofort zu buchen, können Sie eine Erinnerung für später einrichten oder die Aufgabe einer anderen Person zuweisen.

Beispiel: Wie G Suite anstelle eines CRM verwendet werden kann

Lassen Sie uns anhand eines vereinfachten Beispiels aus der Praxis veranschaulichen, wie Ihre G Suite / Google Workspace-Tools und insbesondere die oben aufgeführten Funktionen als CRM funktionieren.

1) Ein potenzieller Kunde schickt Ihnen eine Anfrage per E-Mail. Oder, in einem anderen Beispiel, Sie könnten auf sie zugehen.

2) Sie geben die entsprechenden Notizen in den Kontakt ein und fügen den Kontakt dem Label “Leads” hinzu. Was auch immer in Ihrem Gespräch über die Bedürfnisse Ihres Kunden oder Ihre Dienstleistungen zur Sprache kommt, kann dem Kontakt einfach hinzugefügt werden, und das Etikett “Leads” kann mit einem einfachen Klick hinzugefügt werden.

3) Sie stellen sicher, dass das Etikett “Leads” an Ihr internes Vertriebsteam weitergegeben wird. Die Zuweisung von Berechtigungen ist so einfach wie in Google Docs: ein Klick genügt, um sicherzustellen, dass die betreffenden Personen Zugriff auf diesen Kontakt und seine Informationen haben.

4) Sie leiten die E-Mail an Ihren Kollegen weiter, der für den Verkauf zuständig ist. Zusammen mit der E-Mail erhält Ihr Kollege die Notizen und alle Informationen, die er über Ihre früheren Interaktionen mit diesem Kontakt benötigt.

5) Ihr Kollege kann die Kontaktdetails und alle Notizen, die Sie zu dem Kontakt hinzugefügt haben, direkt sehen. Sie können das Gespräch direkt und ohne Verzögerung fortsetzen.

6) Der Verkäufer sendet eine E-Mail an den Kontakt und legt sie mit einer Erinnerung in 5 Tagen zurück, wenn keine Antwort erfolgt. Die Erinnerung lässt Sie wissen, dass Sie sich erneut melden müssen, wenn der Kunde vergisst zu antworten.

7) Der potenzielle Kunde antwortet und bittet zum Beispiel um eine Vorführung Ihres Produkts. Entsprechende Notizen können dem Kontakt über Ihren Google Mail-Posteingang hinzugefügt werden.

8) Danach kann der Kunde in das Label “Interessenten” verschoben werden.

9) Sie können ganz einfach ein Kalenderereignis in Hangouts mit dem Kunden einrichten.

10) Sobald der Kunde dem Kauf zugestimmt hat, können Sie in Google Drive im Ordner des Kunden ein Angebot anhand einer Vorlage erstellen. Diese können Sie dann per E-Mail an den Kunden senden.

11) Der Kunde nimmt das Angebot per E-Mail an. Sie können erneut eine Erinnerung hinzufügen, falls der Kunde vergisst, sich bei Ihnen zu melden.

12) Sie können den Kunden dann dem Etikett “Kunden” hinzufügen. In diesem Beispiel bewegen Sie den potenziellen Kunden durch die Phasen des Lebenszyklus, indem Sie das Etikett oder das Adressbuch ändern, in dem sich die Kontaktinformationen des Kunden befinden. Auf diese Weise haben Sie alle relevanten Informationen über Ihre vergangenen Interaktionen sowie alle Notizen, die Sie gemacht haben, jederzeit direkt verfügbar.

Schlussfolgerung

CRMs sind zwar für viele Unternehmen nützlich, aber nicht unbedingt für jeden das Richtige. Wie bereits erwähnt, können viele der Aufgaben, die Sie normalerweise Ihrem CRM anvertrauen würden, problemlos mit denselben G Suite-/Google Workspace-Tools erledigt werden, die Ihr Team bereits verwendet.

Sie müssen sich nicht in neue Technologien einarbeiten, keine neuen Tools hinzufügen und keine kostspieligen CRM-Lizenzen erwerben. Indem Sie die gesamte Kundenkommunikation persönlich abwickeln, stellen Sie sicher, dass Ihre Marke ein einheitliches und persönliches Kundenerlebnis bietet.

G Suite / Google Workspace bietet Ihnen alle Funktionen, die Sie für die Verwaltung grundlegender Kundenbeziehungen benötigen, einschließlich der gemeinsamen Nutzung und Verwaltung von Kontakten, Adressbüchern, Berechtigungen und Zugängen und vielem mehr.

Shared Contacts für Google Mail ist ein Tool, das Ihnen hilft, all diese Tools nahtlos miteinander zu verbinden und die Kontaktverwaltung gemeinsam und einfach zu gestalten. Sie müssen sich nicht selbst um irgendwelche Integrationen kümmern: Die App läuft im Hintergrund.

Sie können Shared Contacts für Google Mail kostenlos und ohne zusätzliche Verpflichtungen testen. Starten Sie einfach Ihre kostenlose Testversion, installieren Sie die App und überzeugen Sie sich selbst.

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