Los equipos y directivos de las grandes organizaciones suelen tener dificultades para saber con quién tienen que ponerse en contacto. Esto puede resultar difícil en el día a día. Por este motivo, es importante contar con un sistema de directorio de contactos para toda la empresa (Google Workspace LDAP sincronizado o no con Microsoft Active Directory).
La globalización ha aumentado la necesidad de comunicación y han surgido nuevas tecnologías que favorecen la colaboración entre equipos. Es esencial saber a quién hay que llegar en este nuevo panorama.
Por ejemplo, Whatsapp se ha convertido en la plataforma de mensajes de texto estándar, pero ¿puede encontrar a alguien de su organización en Whatsapp?
Los colaboradores se enfrentan a menudo a un reto. ¿Dónde pueden encontrar información de contacto si no han interactuado antes con esa persona?
Para enviar un correo electrónico en Gmail o compartir un documento en Google Drive, debes tener el nombre de usuario de la persona. Conocer el nombre de usuario es esencial antes de enviar. De lo contrario, Google Workspace no rellenará los campos automáticamente..
Lo mismo puede decirse de los contactos telefónicos. Normalmente, la gente sólo añade la información de contacto de sus colaboradores más cercanos en sus teléfonos de trabajo, pero ¿cómo podrán localizar a otra persona?
Esta cuestión afecta a toda la comunicación de la empresa. Si no has añadido manualmente a alguien a tus contactos de Google, es imposible ordenarlos y encontrar con quién necesitas hablar. Por tanto, cuanto mayor y más dispersa sea la empresa, mayor será la pérdida de tiempo de los empleados a la hora de buscar información.
Disponer de un directorio de personal siempre disponible permite ahorrar tiempo y mejorar la comunicación en toda la empresa. En este artículo exploraremos las ventajas de este sistema, cómo implantarlo y actualizarlo.
¿Cuándo necesitas un directorio LDAP de contactos actualizado?
Disponer de información de contacto actualizada de las personas con las que trabajas es esencial para mejorar el flujo de trabajo. A veces es necesario ponerse en contacto con otras sucursales y departamentos (que a veces se encuentran en otros dominios de Google) para organizar proyectos. A menudo, la colaboración dentro de la empresa aumenta la productividad y la creatividad. También puede aportar mejores soluciones a los retos.
Pero como todas las interfaces de usuario y dispositivos no están sincronizados con todos los servidores LDAPS de su organización, esto es difícil de hacer. Por lo general, los empleados sólo pueden encontrar a las personas con las que ya han interactuado, sin medios para recordar o averiguar otras personas a las que pueden dirigirse.
Por ejemplo, si una persona necesita enviar la información de un proveedor al departamento de Finanzas, pero se encuentra en una fábrica y nunca ha conocido al equipo de Finanzas. ¿Cómo encuentran al compañero al que tienen que preguntar? Aquí es donde un directorio de toda la empresa resulta útil.
¿O qué tal un seminario entre personas de distintos departamentos? Si no los has agregado previamente en Whatsapp o cualquier otro sistema de mensajería, ¿cómo sabrás su número para quedar por la noche?
¿Y en los departamentos de Ventas y Marketing, donde a menudo la gente necesita ayuda de los equipos técnicos y de atención al cliente? Tiene que haber una forma más rápida de saber con quién tienes que hablar.
Por supuesto, esto trasciende el entorno habitual de la oficina y afecta también a fuentes externas. Si un miembro del equipo necesita ponerse en contacto con el abogado de la empresa para pedir consejo, pero no sabe su nombre, puede ser difícil terminar las tareas a tiempo. Si hay una emergencia con un camión de reparto, ¿cómo pueden ponerse en contacto con el gestor central para evitar retrasos si no tienen la información actualizada?
¿Cuáles son las mayores preocupaciones sobre los servidores LDAP?
Los servidores LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) son un tipo de servidor que proporciona un servicio de directorio jerárquico para almacenar y organizar la información en un entorno. Información sobre usuarios, grupos, dispositivos y otros recursos.
Este método se utiliza normalmente en entornos corporativos para proporcionar una base de datos centralizada de cuentas de usuario y otra información a la que pueden acceder diversas aplicaciones y servicios. Utilizan una arquitectura cliente-servidor, en la que los clientes (personas y aplicaciones) pueden consultar la información del directorio almacenada en el servidor. El servidor responde a dichas solicitudes.
En Google Workspace, la función LDAP está incluida en la consola de administración de Google.
Sin embargo, hay algunos problemas con este sistema, a pesar de que se utiliza ampliamente en diferentes empresas y entornos económicos:
Falta de sincronización y accesibilidad
Lo ideal es que el servidor LDAP sea accesible desde cualquier dispositivo y usuario conectado a la red, incluso sin conexión. Sin embargo, el problema al que se enfrentan las empresas que utilizan Google Workspace es que todo el directorio de la empresa no está totalmente sincronizado con los dispositivos móviles (especialmente los iPhones), con determinadas herramientas o aplicaciones (como Zoom o su CRM), o con usuarios que se encuentran fuera del dominio principal de Google.
Por ejemplo, los empleados siempre tienen que añadir manualmente los datos de contacto de sus compañeros en sus teléfonos móviles. Es decir: si sueles interactuar con alguien por correo electrónico o Google Meet, tienes que buscar su número de teléfono por tu cuenta para añadirlo a tu agenda de contactos del teléfono. Y todos sus colegas tendrán que realizar exactamente la misma operación si quieren llamar a esa persona algún día.
Cómo sincronizar el LDAP de Google Workspace con dispositivos móviles y otras herramientas
Informática, privacidad y seguridad
Uno de los problemas de los servidores LDAP, como los directorios de dominio de Google Workspace, es que requieren acceso de administrador para actualizarse. A menudo, los equipos informáticos se encargan de configurar el sistema y añadir información, para luego compartirla con la empresa.
Sin embargo, mantenerlos actualizados no es la principal prioridad de TI. Sin embargo, es posible que no permitan que los propios usuarios actualicen la información de contacto, ya que eso requiere permisos de administrador y supone un riesgo de seguridad por filtración de datos.
Cómo actualizar los datos de contacto de los empleados no administradores
En Google Workspace, si compartes tu directorio con los usuarios de tu dominio, se dará acceso automáticamente a todos los datos de contacto de todos. Sin embargo, es posible que desee ocultar cierta información (como los números de teléfono personales o la dirección, o las notas y comentarios) a determinados usuarios. La falta de funciones de seguridad a nivel de campo podría disuadir a las organizaciones de compartir plenamente los contactos del directorio.
¿Cómo ocultar campos de contacto específicos en Google LDAP?
Falta de actualizaciones
Con ello surge el problema de la información inutilizable. Si dispone de un directorio, pero los campos -como los números de teléfono, por ejemplo- no se actualizan con regularidad, los usuarios perderán tiempo intentando localizar a contactos inalcanzables. Una vez que han encontrado la información adecuada, tienen que añadir los mismos datos manualmente en sus dispositivos. Esto provoca una gran pérdida de productividad y falta de comunicación en la empresa.
Cómo permitir que los empleados actualicen su propio perfil LDAP
Compartibilidad no ideal
Si necesitas compartir mucha información de contacto con otras personas -inversores, autónomos, proveedores, consultores externos, etc.-, ¿cómo puedes hacerlo fácilmente? Por ejemplo, si el servicio de Contabilidad requiere una comunicación constante con el equipo de Ventas, ¿cómo puede la empresa estar segura de que conoce a todas las personas de dentro y de que puede contactar con ellas en todo momento? ¿O quién es el responsable de un proyecto o cliente concreto?
Sería ideal que tuvieran acceso al propio directorio, especialmente segmentado por departamentos con los que tienen contacto.
Lo mismo ocurre con la comunicación entre sucursales. Si una empresa trabaja en todo el mundo y requiere mucha colaboración asíncrona en equipo, es importante que los subdirectorios estén totalmente integrados y que la gente pueda llegar más allá de los límites geográficos y jerárquicos.
Lamentablemente, todo lo anterior es imposible con Google Workspace. Por ejemplo, no hay absolutamente ninguna forma de compartir tu directorio de Google Workspace con usuarios ajenos a tu organización.
¿Cómo compartir tus contactos LDAP de Google con otros dominios de Google?
5 pasos clave para un mejor sistema de directorio de contactos
Por eso, para que la comunicación sea mejor, más rápida y más clara, es importante contar con un sistema de contacto que permita encontrar rápidamente a quien se necesita. Hay algunos pasos esenciales para conseguirlo:
Dar a los usuarios el poder de actualizar
Una de las partes más importantes de un directorio de contactos es mantenerlo actualizado. Pero con tantas exigencias y cambios de los que no siempre son conscientes, los equipos informáticos no pueden ocuparse plenamente de este asunto. Por eso son mucho más fáciles los sistemas que permiten a los usuarios actualizar sus propios perfiles de contacto (teléfono, biografía, etc.).
Anima a los miembros del equipo a añadir notas y comentarios además de la información básica de contacto, y recuérdales que mantener sus datos actualizados es mejor para la colaboración y la tranquilidad.
Delegar responsabilidades
También puede permitir que los responsables de departamento o los asistentes de administración actualicen la información LDAP de sus propios equipos.
Quitar esta responsabilidad de los hombros de los equipos informáticos es una táctica que ahorra tiempo. También garantizará que las actualizaciones de los datos de contacto procedan directamente de la fuente.
Sincronización con otras herramientas
Para que un directorio de contactos sea plenamente útil, debe ser accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar. Alias: reconocible por toda la red. Es decir, no sólo los usuarios, sino también los dispositivos y las aplicaciones que muestran información sobre los usuarios. Integrar tus contactos en herramientas como Gmail, Google Drive, Whatsapp, Zoom y muchas otras es importante: así, si decides colaborar con alguien, podrás hacerlo sin problemas.
Compartir y organizar según sea necesario
Los mejores servidores de directorios de contactos tienen un gran método para compartir. Toda la empresa puede verlos fácilmente, al tiempo que permanecen seguros gracias a la protección tecnológica.
Recuerde: los usuarios no siempre conocen el nombre de la persona con la que quieren ponerse en contacto. A veces conoces su región, su departamento o simplemente su foto. Asegúrese de ofrecer una función de búsqueda para que los usuarios busquen a quien necesitan en función de su jerarquía, experiencia o ubicación.
Cómo organizar mejor tus contactos en Google Workspace
Cómo encontrar cualquier contacto con la búsqueda avanzada
Información de contacto segura
Compartir información de contacto está muy bien, pero no a expensas de la privacidad. Asegúrese de que su sistema de gestión de directorios permite el acceso de los contactos adecuados a los usuarios adecuados. Además, asegúrate de que cuando se comparte un contacto, sólo las personas adecuadas pueden ver/actualizar los datos correctos. Por ejemplo, una escuela debe compartir la información básica de todos (dirección de correo electrónico, nombre, foto de perfil), pero puede querer ocultar al personal no administrativo las direcciones personales o las notas añadidas por los profesores sobre los alumnos. Un LDAP seguro es la clave.
Ventajas del directorio compartido
Cuando una empresa proporciona a su personal acceso ubicuo a un directorio completo y actualizado, garantiza una comunicación más fácil y menos malentendidos. De este modo, todo el mundo tiene un mejor flujo de trabajo y puede centrarse mejor en las tareas que tiene entre manos.
Más información sobre las mejores prácticas en nuestra guía de gestión de contactos.
