¿Qué tan difícil es mantenerse concentrado y mejorar su productividad? En la era del desorden comunicativo, mantenerse concentrado en las tareas y superar los retos es más difícil que nunca. Puede que nos inclinemos por buscar trucos de productividad rápidos, pero la productividad es una habilidad que se mejora continuamente.
Y también es importante recordar que los humanos no podemos ser cien por cien productivos todo el tiempo, a veces necesitamos perder el tiempo, descansar el cerebro y hacer scroll sin sentido en Instagram.
Dicho esto, hay formas de mejorar tu productividad y en este post las analizaremos en profundidad.
De hecho, hemos creado Contactos compartidos para Gmail para ayudarte a ti y a tu equipo a ser productivos automatizando las tediosas tareas de compartir contactos. Hoy hemos decidido preguntar a otros expertos en negocios y marketing sobre sus herramientas y trucos para disparar la productividad. ¿Tiene curiosidad por saber qué nos han dicho? Vea sus comentarios a continuación.
Aproveche las ventajas de la automatización
En la era de la transformación digital, las nuevas tecnologías cambiaron la forma de trabajar. Al tiempo que mejora la productividad de su equipo, debe automatizar las tareas repetitivas.
Hay dos razones principales por las que es tan crucial. En primer lugar, ahorra mucho tiempo. No sólo que el trabajo se hace sin esfuerzo humano, sino que además no lleva tiempo.
La respuesta inmediata desempeña un papel esencial cuando se trata de la atención al cliente. Por ejemplo, los chatbots pueden manejar las preguntas básicas de sus clientes, pero una vez que aparece una consulta compleja, un sistema puede pasarla a un agente humano.
Por lo tanto, no tiene que preocuparse por la calidad de la atención al cliente, pero al mismo tiempo proporciona respuestas instantáneas y pertinentes. La segunda razón por la que puede ser beneficioso utilizar la automatización es que su equipo puede centrarse en el panorama general y en responsabilidades más significativas.
Una vez que se automatizan las tareas aburridas y repetitivas con herramientas, sus colaboradores pueden gestionarlas con mayor eficacia. Reconozcámoslo: sus compañeros de equipo estarán mucho más motivados para resolver problemas difíciles mientras no estén abrumados con docenas de tareas monótonas.
Maja Schaefer, CEO de Chatbotize
La herramienta adecuada para el trabajo
Elegir la herramienta de colaboración adecuada es crucial para impulsar la productividad de un equipo. Tener toda la discusión, los comentarios y los archivos en una sola aplicación supone un gran ahorro de tiempo, ya que nadie se distrae buscando algo en muchos lugares diferentes. Si consigues que la colaboración y la gestión de proyectos sean correctas, la productividad vendrá por añadidura.
No hay una solución única para todos los casos: recomiendo encarecidamente probar diferentes herramientas de colaboración para ver cuál es la opción perfecta para su empresa.
Cristian Mudure, director general de Stackfield
Regla de tres
Mi productividad es una mezcla de mi creatividad, mi autodisciplina y mi caja de herramientas. Utilizo muchas herramientas para facilitar mi trabajo, pero hay una que ha influido en la productividad de mi equipo de redes sociales.
Esta herramienta se llama Kontentino y se puede utilizar para la gestión de los medios sociales, ya que también es una gran herramienta de colaboración en términos de contenido de los medios sociales. Nuestros clientes pueden aprobar los contenidos en un santiamén, lo que nos ha ayudado a aumentar nuestra productividad y a ahorrar mucho tiempo en las tareas operativas. Kinga
Odziemek, propietario creativo de Brainy Bees
Lo primero es lo primero
Cuando piense en la productividad, piense primero en su estrategia. Empiece por el panorama general y analice detenidamente los datos, tanto cuantitativos como cualitativos. ¿Cuáles son los problemas más urgentes a los que se enfrentan sus clientes?
Haga de estos temas candentes una prioridad: este enfoque le ayudará a utilizar sus recursos de forma más eficaz. La cuestión es que mucha gente trata de adivinar cuáles son los campos más prometedores para la mejora, y esto hace que sus esfuerzos sean enormemente improductivos. En lugar de hacer un intento, hay que recurrir primero a los datos: las respuestas ya están ahí.
Kamil Drążkiewicz, director general de LiveSession
El tiempo es esencial
Se ha hablado mucho de la productividad y de cómo mantenerla en un nivel alto. En mi opinión, el aspecto más importante que afecta a la productividad es: el tiempo, o citando la famosa canción “So little time (so much to do)”.
El número de tareas que hay que realizar es cada vez mayor, mientras que el tiempo necesario para realizarlas es cada vez menor. Por eso es muy importante dominar el arte de la gestión del tiempo.
Sin embargo, algunas herramientas pueden ser útiles. En pocas palabras, estas herramientas ayudan a ahorrar mucho tiempo (¡y nervios!). A su vez, puedes estar terminando otras tareas o descansando y relajándote porque la regeneración también es un elemento clave. Estar cansado y estresado significa ser improductivo.
Aga Cejrowska, Descra
Motivación para ponerte en movimiento
Las herramientas están muy bien, y tenemos toneladas de aplicaciones y otros instrumentos para controlar nuestro nivel de productividad. La mayoría de ellos nos permiten planificar mejor el tiempo y deshacernos de las distracciones.
Pero ninguno de ellos te hará más productivo si no tienes motivación para trabajar o hacer algo. Por eso, mi táctica sería centrarse en tus desencadenantes productivos, es decir, en los hábitos y actividades que te acercan a tus objetivos y te motivan a actuar. Por ejemplo, soy más productivo cuando un plazo me pisa los talones. Odio llegar tarde, así que las fechas límite se convierten en mi detonante para trabajar y, por tanto, ser más productivo.
Una persona puede ser más productiva cuando trabaja bajo presión, y otra puede sentirse inspirada cuando está en un entorno divertido y relajado. El truco está en encontrar esos desencadenantes que influyen en tu productividad y te motivan a trabajar. Ayudará a organizar el tiempo en consecuencia.
Lesley Vos, estratega de contenidos de Bid4Papers
Medir el tiempo
Para aumentar mi productividad, mido mi tiempo para la mayoría de mis tareas en el trabajo, utilizando una herramienta de seguimiento del tiempo como Toggl. He descubierto que algunas tareas me quitan mucho tiempo (como la gestión de los correos electrónicos) y me aportan muy poco.
También descubrí que, como escritor, paso un 80% de mi tiempo investigando y sólo un 20%, más o menos, escribiendo realmente. Así aprendí que tengo que ser más eficiente en la investigación y dejar de mirar mi feed de Instagram lo más posible durante las horas de trabajo.
Mile Zivkovic, redactor de Chanty
Empiece el día temprano
Intenta siempre levantarte lo más temprano posible. “Limpia” las cosas más importantes en el inicio temprano, mira el horario de este día y la lista de tareas principales. Apague las distracciones. Evita el uso frecuente y el chat en las aplicaciones de escritorio Viber, WhatsApp y Telegram, ya que por mucho que te faciliten la vida pueden suponer enormes distracciones en tus hábitos de trabajo diarios.
Además, hacer malabarismos entre las pestañas del navegador te desconcentrará. Visualiza antes de actuar. Si tiene algún flujo de trabajo específico que no puede insertar en la acción inmediata, intente visualizarlo, dibujarlo o escribirlo en un papel, crear un diagrama de flujo, un diagrama y hacer que el proceso completo sea visual.
Haga brillar su lista de tareas. Controla siempre los plazos de las tareas, marca las tareas terminadas como realizadas y reprograma las tareas atrasadas si es necesario. No cree sólo un montón de tareas, conecte sus tareas con un objetivo clave y utilice hitos. Los hitos sirven de guía visual del proyecto.
Las herramientas que he estado utilizando:
– Notion – para los wikis y las tareas personales
– Loom – para aclaraciones rápidas en vídeo (para reducir el tiempo dedicado a reuniones innecesarias)
– Calendly – para programar citas
– Milanote – bocetos de flujos de trabajo, diagramas, colaboración de contenidos
Jovan Miljevic, Jefe de Marketing de Nifty
Tres bolsas llenas
Tengo 3 consejos para ser productivo:
– Haz tu tarea más importante a primera hora de la mañana;
– Ten sólo 2-3 tareas importantes y urgentes en tu lista de tareas pendientes cada día (son tareas que necesitas hacer, no tareas que alguien más quiere que hagas);
– Y trabajar menos.
El último consejo es muy importante porque estar ocupado no es sinónimo de productividad. Concéntrese en los resultados por encima de los aportes y haga lo que sea necesario para obtener los resultados. Mi jefe dice que no importa si trabajas de 9 a 5 o de 9 a 12 mientras el trabajo esté hecho. Además, para mí, las herramientas importan mucho.
Los que rinden al máximo nivel suelen tener las mejores herramientas que se adaptan a sus flujos de trabajo. Las aplicaciones y las herramientas pueden darte una ventaja sobre alguien que es igual de trabajador pero que no aprovecha al máximo las herramientas inteligentes que están disponibles.
En Venngage utilizamos Trello para los sprints semanales de cada proyecto/departamento, Zapier para automatizar tareas manuales y yo personalmente uso Superhuman para el correo electrónico. Estas tres herramientas por sí solas, cuando se utilizan al máximo, pueden ayudarte a mantenerte dentro de tu trabajo en lugar de fuera de él.
Aditya Sheth, comercializador de contenidos en Venngage
La comunicación es la clave
Dado que la productividad está en función de lo que una persona o un equipo puede producir en un tiempo determinado, el ahorro de tiempo mediante una comunicación eficiente es clave para impulsar la productividad.
Por eso he descubierto que la mejor manera de impulsar la productividad es agilizar la comunicación y la colaboración en una herramienta de comunicación todo en uno. Esto permite a los equipos encontrar todas las funciones que necesitan para colaborar eficazmente en un solo lugar y es especialmente útil para los equipos que trabajan con empleados remotos.
Por ejemplo, el proceso creativo puede comenzar con una sesión de brainstorming en una pizarra virtual y continuar en una sala de chat dedicada. En esta sala de chat, los compañeros pueden seguir fácilmente los proyectos, y los nuevos miembros relevantes se añaden o eliminan automáticamente.
Funciones como el envío de capturas de pantalla instantáneas a muchas personas, el uso compartido de la pantalla con el control remoto del escritorio y el envío de mensajes de difusión a un grupo o a equipos enteros también pueden hacer que la comunicación sea más eficiente y ágil. Además, pueden ahorrarle un tiempo muy valioso.
Nikola Baldikov, Director de Marketing Digital de Brosix.
Eliminar la fricción
Hay dos tácticas de productividad que han sido clave para mí. El número uno es Notion y los procesos que allí se describen.
En primer lugar, antes de que termine el viernes, siempre tengo preparada mi lista de tareas para la próxima semana. Esto me mantiene alerta y me permite ejecutar con tenacidad y sin pérdida de tiempo. Todas esas tareas están relacionadas con macroobjetivos y archivos importantes que necesito.
Creo que la fricción es nuestro enemigo en muchos frentes, incluido el funcionamiento interno. Se desea eliminar los pasos innecesarios y mantener los flujos simples. Precisamente por eso tenemos todos nuestros procesos como listas de control en Notion, desde la creación o distribución de contenidos hasta el Retargeting de Facebook.
Otro impulso a la productividad que ha demostrado ser muy importante es cuando haces que tu pila de herramientas funcione en conjunto. ¿Cómo? Con integraciones nativas, Zapier y APIs personalizadas. Incluso Michael Jordan se dio cuenta de que no puede ganar anillos trabajando solo.
Nuestras herramientas son las mismas. Es mucho más fácil para mí hacer el alcance del correo electrónico si puedo importar automáticamente los clientes potenciales en las campañas en curso o recibir las notificaciones que necesito en Slack. Pero hay muchas cosas que puedes hacer aquí.
Vukasin Vukosavljevic, responsable de crecimiento de Lemlist.
Acuerdos por adelantado
Soy capaz de trabajar mejor si me preparo de antemano sobre lo que voy a trabajar y lo que quiero conseguir. Al igual que tú preparas tu ropa de gimnasio un día antes, yo me aseguro de tener mi mesa de trabajo lista para empezar. En cuanto a las herramientas, utilizo extensiones como:
– GoFuckingWork – para bloquear sitios
– Facebook Newsfeed Eradicator – que me impide ir a Facebook
Y, por supuesto, utilizo todos los programas informáticos que agilizan las acciones repetitivas. Por ejemplo, aText que expande el texto, flycut que me permite guardar múltiples textos resaltados en el portapapeles, o Alfred donde asigno flujos de trabajo para tareas básicas.
Dejan Gajsek, director general de Grow + Scale
Otra herramienta para la caja de herramientas
Una de mis herramientas de productividad favoritas se llama IDoneThis. Es como una aplicación de gestión de proyectos mucho más sencilla. En esencia, se trata de una breve lista de tareas que usted o su equipo deben realizar.
Cada vez que voy a Trello o Asana, salto a esta aplicación en su lugar, porque es más rápida, más fácil de usar y, francamente, me hace sentir mejor. Puedes añadir pequeñas tareas diarias y tacharlas en cuanto termines para tener esa sensación de logro. También hace que sea muy fácil hacer un seguimiento de lo que sus empleados han hecho durante el día.
Carsten Schaefer, fundador y director general de crowdy.ai
Todo un combo
Mis dos centavos: La técnica Pomodoro y la aplicación Productivity Challenge Timer.
Una gran combinación, especialmente para los estudiantes. Yo solía aprender así y me ayudaba a aprender mucho más rápido. Sólo tienes que descargar la aplicación, poner tu proyecto y hacer clic en “comenzar la sesión de trabajo”.
Tienes 25 minutos para leer y aprender y luego descansas 5 minutos. Cuatro veces así y te tomas un descanso más largo. Realmente aumenta nuestra productividad, pero también combate la procrastinación. Utilizamos esta aplicación.
Nikola Komazec, comercializador digital de Balkaneum
Automatice sus ventas
Mucha gente en los negocios pierde bastante tiempo en propuestas y documentos comerciales, especialmente los representantes de ventas. Esto puede automatizarse con un software de propuestas de alta calidad, que debería permitirte crear propuestas modernas en cuestión de minutos.
Mi consejo de productividad es que tu proceso de venta no sea más complicado que 3 pasos:
- Comience con la reunión con el cliente para construir una relación con el prospecto y obtener la información necesaria para realizar el proyecto.
- A continuación, envíe una propuesta con las especificaciones de su producto/servicio y las condiciones generales, que podrá firmar en línea. Una vez que haya configurado su plantilla de propuesta ganadora en un software de propuestas como Better Proposals, este paso le llevará sólo unos minutos, ya que sólo tendrá que editar algunas partes relacionadas con el cliente.
- El último paso es el famoso seguimiento. Las buenas herramientas de software de propuestas te dan la oportunidad de recibir una notificación cuando tu propuesta se abre, se descarga o se firma, para que sepas exactamente cuándo debes hacer un seguimiento.
Además, deben proporcionarle la información sobre la página que más ha visto el cliente. Esto te permitirá crear un correo electrónico a medida que destaque su mayor interés y te hará llegar su respuesta más rápidamente.
Petra Odak, ejecutiva de marketing de Better Proposals
En conclusión, aumentar la productividad es esencial tanto para las personas como para las organizaciones. Puede conseguir una productividad óptima por diversos medios, como la gestión eficaz del tiempo, la priorización de tareas, la racionalización de procesos y la utilización de sistemas de contacto compartidos. Aplicando estas estrategias y tecnologías, particulares y empresas pueden maximizar su eficacia, reducir el despilfarro de tiempo y recursos y, en definitiva, alcanzar sus objetivos con mayor efectividad.
Un entorno de trabajo colaborativo también fomenta la productividad. Cuando los equipos pueden compartir contactos para proyectos, clientes o proveedores, su flujo de trabajo resulta más sencillo. De este modo, todos los miembros del equipo pueden acceder rápidamente a los mismos contactos, lo que agiliza la comunicación y la colaboración.
Si quieres una herramienta de colaboración de confianza para compartir contactos, puedes utilizar Contactos compartidos para Gmail®.
