Les équipes et les responsables des grandes organisations ont souvent du mal à savoir qui ils doivent contacter. Cela peut être difficile au quotidien. C’est pourquoi un système d’ annuaire de contacts à l’échelle de l’entreprise (Google Workspace LDAP synchronisé ou non avec Microsoft Active Directory) est une ressource importante.
La mondialisation a accru le besoin de communication, et de nouvelles technologies favorisant la collaboration entre les équipes ont vu le jour. Il est essentiel de savoir qui vous devez atteindre dans ce nouveau paysage.
Par exemple, Whatsapp est devenu la plateforme d’envoi de messages standard, mais pouvez-vous trouver quelqu’un de votre organisation sur Whatsapp ?
Les collaborateurs sont souvent confrontés à un défi. Où peuvent-ils trouver des informations de contact s’ils n’ont jamais eu de relations avec cette personne ?
Pour envoyer un e-mail dans Gmail ou partager un document dans Google Drive, vous devez connaître le nom d’utilisateur de la personne concernée. Il est essentiel de connaître le nom d’utilisateur avant de procéder à l’envoi. Sinon, Google Workspace ne remplira pas les champs automatiquement…
Il en va de même pour les contacts téléphoniques. En général, les gens n’ajoutent que les coordonnées de leurs collaborateurs les plus proches sur leur téléphone professionnel, mais comment pourront-ils joindre quelqu’un d’autre ?
Cette question a une incidence sur l’ensemble de la communication de l’entreprise. Si vous n’avez pas ajouté manuellement quelqu’un à vos contacts Google, il est impossible de faire le tri et de trouver la personne à qui vous devez parler. Ainsi, plus l’entreprise est grande et dispersée, plus les employés perdent de temps à rechercher des informations.
Il est possible de gagner du temps et d’améliorer la communication au sein de l’entreprise en disposant d’un annuaire du personnel toujours disponible. Dans cet article, nous examinerons les avantages de ce système, ainsi que la manière de le mettre en œuvre et de le mettre à jour.
Quand avez-vous besoin d’un annuaire LDAP de contacts à jour ?
Il est essentiel de disposer d’informations de contact actualisées pour les personnes avec lesquelles vous travaillez afin d’améliorer le flux de travail. Il arrive que l’on doive s’adresser à d’autres branches et départements (qui se trouvent parfois dans d’autres domaines de Google) pour organiser des projets. Souvent, la collaboration au sein de l’entreprise augmente la productivité et la créativité. Elle peut également apporter de meilleures solutions aux défis.
Mais comme toutes les interfaces utilisateur et tous les appareils ne sont pas synchronisés avec tous les serveurs LDAPS de votre organisation, cela est difficile à faire. Les employés ne peuvent généralement trouver que les personnes avec lesquelles ils ont déjà eu des contacts, et n’ont aucun moyen de se rappeler ou de trouver d’autres personnes qu’ils peuvent contacter.
Par exemple, si une personne doit envoyer les informations d’un fournisseur au service financier, mais qu’elle travaille dans une usine et n’a jamais rencontré l’équipe financière. Comment trouver le collègue à qui poser la question ? C’est là qu’un répertoire à l’échelle de l’entreprise s’avère utile.
Ou pourquoi pas un séminaire réunissant des personnes de différents services ? Si vous ne les avez pas ajoutés sur Whatsapp ou tout autre système de messagerie, comment connaître leur numéro de téléphone pour les rencontrer lors de la soirée ?
Ou encore dans les domaines de la vente et du marketing, où les gens ont souvent besoin de contacter les équipes d’assistance technique et d’assistance à la clientèle pour obtenir de l’aide ? Il devrait y avoir un moyen plus rapide de trouver la personne à qui vous devez parler.
Bien entendu, cela dépasse l’environnement habituel du bureau et a également un impact sur les sources extérieures. Si un membre de l’équipe doit contacter l’avocat de l’entreprise pour lui demander conseil, mais qu’il ne connaît pas son nom, il peut être difficile de terminer les tâches à temps. En cas d’urgence avec un camion de livraison, comment peuvent-ils contacter le responsable central pour éviter les retards s’ils ne disposent pas des informations actualisées ?
Quelles sont les principales préoccupations concernant les serveurs LDAP ?
Les serveurs LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) sont un type de serveur qui fournit un service d’annuaire hiérarchique pour le stockage et l’organisation des informations dans un environnement. Informations sur les utilisateurs, les groupes, les appareils et les autres ressources.
Cette méthode est généralement utilisée dans les environnements d’entreprise pour fournir une base de données centralisée de comptes d’utilisateurs et d’autres informations accessibles à diverses applications et services. Ils utilisent une architecture client-serveur, dans laquelle les clients (personnes et applications) peuvent interroger les informations de l’annuaire stockées sur le serveur. Le serveur répond à ces demandes.
Dans Google Workspace, la fonction LDAP est incluse dans la console d’administration de Google.
Toutefois, ce système pose quelques problèmes, même s’il est largement utilisé dans différentes entreprises et contextes économiques :
Manque de synchronisation et d’accessibilité
Idéalement, le serveur LDAP devrait être accessible à partir de n’importe quel appareil et utilisateur connecté au réseau, même hors ligne. Toutefois, le problème auquel sont confrontées les entreprises utilisant Google Workspace est que l’ensemble de leur annuaire d’entreprise n’est pas entièrement synchronisé avec les appareils mobiles (en particulier les iPhones), avec certains outils ou applications (comme Zoom ou leur CRM), ou avec les utilisateurs en dehors du domaine principal de Google.
Par exemple, les employés doivent toujours ajouter manuellement les coordonnées de leurs collègues sur leur téléphone portable. Autrement dit, si vous communiquez habituellement avec quelqu’un par courrier électronique ou par Google Meet, vous devez trouver son numéro de téléphone par vous-même pour l’ajouter au répertoire de votre téléphone. Et tous vos collègues devront effectuer exactement la même opération s’ils veulent appeler cette personne un jour !
Préoccupations en matière de technologies de l’information, de respect de la vie privée et de sécurité
L’un des problèmes des serveurs LDAP tels que les annuaires de domaines de Google Workspace est qu’ils nécessitent un accès administrateur pour être mis à jour. Souvent, les équipes informatiques sont chargées de mettre en place le système et d’ajouter des informations, puis de les partager avec l’entreprise.
Cependant, leur mise à jour n’est pas la première priorité des services informatiques. Cependant, il se peut qu’ils ne permettent pas aux utilisateurs eux-mêmes de mettre à jour les informations de contact, car cela nécessite des autorisations d’administrateur et pose un risque de sécurité en cas de violation des données.
Comment mettre à jour les coordonnées des employés par des non-administrateurs ?
Dans Google Workspace, si vous partagez votre annuaire avec les utilisateurs de votre domaine, vous aurez automatiquement accès à toutes les coordonnées de chacun. Cependant, vous pouvez souhaiter cacher certaines informations (comme les numéros de téléphone ou l’adresse personnelle, ou les notes et commentaires) à certains utilisateurs. L’absence de fonctions de sécurité au niveau des champs pourrait décourager les organisations de se lancer pleinement dans le partage des contacts de l’annuaire.
Comment masquer des champs de contact spécifiques dans Google LDAP ?
Absence de mises à jour
Cela pose le problème des informations inutilisables. Si vous disposez d’un annuaire, mais que les champs – comme les numéros de téléphone par exemple – ne sont pas régulièrement mis à jour, cela signifie que les gens passeront du temps à essayer de joindre des contacts injoignables. Une fois qu’ils ont trouvé les bonnes informations, ils doivent les ajouter manuellement sur leurs appareils. Cela entraîne une perte de productivité et un manque de communication au sein de l’entreprise.
Comment permettre aux employés de mettre à jour leur propre profil LDAP ?
Une partageabilité non idéale
Si vous devez partager de nombreuses informations de contact avec d’autres personnes – investisseurs, travailleurs indépendants, fournisseurs, consultants tiers, etc. Par exemple, si le service de comptabilité a besoin d’une communication constante avec l’équipe de vente, comment l’entreprise peut-elle s’assurer qu’elle connaît toutes les personnes à l’intérieur de l’entreprise et qu’elle peut les joindre à tout moment ? Ou qui est responsable d’un projet ou d’un client spécifique ?
L’idéal serait qu’ils aient accès à l’annuaire lui-même, notamment segmenté en fonction des services avec lesquels ils sont en contact.
Le même problème se pose dans le cadre de la communication interprofessionnelle. Si une entreprise travaille dans le monde entier et nécessite une collaboration asynchrone, il est important que les sous-répertoires soient totalement intégrés et que les personnes puissent communiquer au-delà des limites géographiques et hiérarchiques.
Tout cela est malheureusement impossible avec Google Workspace. Par exemple, il n’existe absolument aucun moyen de partager votre annuaire Google Workspace avec des utilisateurs extérieurs à votre organisation.
Comment partager vos contacts Google LDAP avec d’autres domaines Google ?
5 étapes clés pour un meilleur système d’annuaire de contacts
Pour améliorer la communication, la rendre plus rapide et plus claire, il est donc important de disposer d’un système de contact qui permette de trouver rapidement la personne dont on a besoin. Il existe quelques étapes essentielles pour y parvenir :
Donner aux utilisateurs le pouvoir de mettre à jour
L’un des aspects les plus importants d’un annuaire de contacts est sa mise à jour. Mais les équipes informatiques ne peuvent pas s’occuper entièrement de cette question en raison des nombreuses demandes et des changements dont elles ne sont pas toujours conscientes. C’est pourquoi les systèmes qui permettent aux utilisateurs de mettre à jour leurs propres profils de contact (téléphone, biographie, etc.) sont beaucoup plus faciles à utiliser.
Encouragez les membres de l’équipe à ajouter des notes et des commentaires en plus des informations de contact de base, et rappelez-leur que la mise à jour de leurs données est préférable pour la collaboration et la tranquillité d’esprit.
Déléguer les responsabilités
Vous pouvez également permettre aux chefs de service ou aux assistants administratifs de mettre à jour les informations LDAP de leurs propres équipes.
Le fait de décharger les équipes informatiques de cette responsabilité permet de gagner du temps. Il garantit également que les mises à jour des coordonnées proviennent directement de la source.
Synchronisation avec d’autres outils
Pour qu’un annuaire de contacts soit pleinement utile, il doit être accessible à tout moment et de n’importe où. AKA : reconnaissable par l’ensemble du réseau. C’est-à-dire non seulement les utilisateurs, mais aussi les appareils et les applications qui affichent des informations sur les utilisateurs. Il est important d’intégrer vos contacts à des outils tels que Gmail, Google Drive, Whatsapp, Zoom et bien d’autres. Ainsi, si vous décidez de collaborer avec quelqu’un, vous pourrez le faire sans problème.
Partager et organiser selon les besoins
Les meilleurs serveurs d’annuaire de contacts disposent d’une excellente méthode de partage. Ils sont facilement consultables par l’ensemble de l’entreprise, tout en restant sécurisés grâce à la protection technologique.
N’oubliez pas que les utilisateurs ne connaissent pas toujours le nom de la personne qu’ils souhaitent joindre. Parfois, vous connaissez leur région, leur département ou simplement leur photo. Veillez à fournir une fonction de recherche permettant aux utilisateurs de trouver la personne dont ils ont besoin en fonction de la hiérarchie, de l’expertise ou de la localisation.
Comment mieux organiser vos contacts dans l’espace de travail Google
Comment trouver n’importe quel contact avec la recherche avancée
Informations de contact sécurisées
Le partage des coordonnées est une bonne chose, mais pas au détriment de la vie privée. Veillez à ce que votre système de gestion d’annuaire permette l’accès des bons contacts aux bons utilisateurs. De plus, assurez-vous que lorsqu’un contact est partagé, seules les bonnes personnes peuvent voir/mettre à jour les bonnes données. Par exemple, une école devrait partager les informations de base de chacun (adresse électronique, nom, photo de profil), mais pourrait vouloir cacher les adresses personnelles ou les notes ajoutées par les enseignants au sujet des élèves aux personnes qui ne font pas partie de l’administration. Un LDAP sécurisé est la clé.
Avantages de l’annuaire partagé
Lorsqu’une entreprise offre à son personnel un accès omniprésent à un annuaire complet et actualisé, elle facilite la communication et réduit les malentendus. Ainsi, tout le monde bénéficie d’un meilleur flux de travail et peut mieux se concentrer sur les tâches à accomplir.
Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques, consultez notre guide de la gestion des contacts!
