Comment gérer vos contacts partagés

comment gérer les contacts partagés

Avoir des contacts communs vous donne des avantages. Apprendre à gérer correctement vos contacts partagés vous permet de profiter pleinement de leur existence. Une base de données de contacts commune au sein de votre organisation permet une collaboration plus facile. Vous et votre équipe n’avez plus besoin de vous appuyer sur un fichier de tableur pour échanger les coordonnées des clients.

L’utilisation des contacts partagés comme répertoire d’entreprise permet de contacter n’importe qui dans votre organisation à partir de n’importe quel appareil – ordinateur portable, station de travail ou même téléphone mobile. Le tout sans enregistrer leurs numéros séparément dans la mémoire de chaque gadget.

Toutefois, pour profiter pleinement de ces avantages, vous devez tenir compte des aspects suivants :

Veiller à ce que les étiquettes soient correctes

Assurez-vous que les étiquettes que vous utilisez pour classer vos listes de contacts sont facilement identifiables par toute personne qui y a accès. Nommer votre étiquette de contact AAA ne suffira pas. Prenez quelques secondes pour réfléchir à l’étiquette appropriée. Cela vous évite, à vous et à votre équipe, de vous demander quels contacts se trouvent dans ce dossier AAA à l’avenir.

Vérifier les autorisations

Shared Contacts for Gmail® offre cinq (5) niveaux d’autorisation. Vous pouvez lire plus de détails dans cet article. Voici la vue d’ensemble :

  • Voir seulement

Il s’agit du niveau d’autorisation le plus limité. Les contacts partagés apparaissent dans l’autocomplétion sur tous leurs appareils. Les utilisateurs disposant de cette autorisation ne peuvent modifier, ajouter ou supprimer aucun détail concernant le contrat. Cependant, ils peuvent écrire des commentaires privés concernant le contact.

  • Rédacteurs en chef

Les utilisateurs disposant de ce niveau d’autorisation peuvent voir les contacts partagés et en modifier les détails. Ils peuvent modifier les informations de contact telles que le nom, le numéro, l’adresse électronique et d’autres champs. En outre, ils peuvent également ajouter un nouveau contact à la liste.

En outre, ils peuvent ajouter des commentaires privés et publics concernant le contact. Les commentaires publics peuvent être lus par toute personne ayant accès à la liste de contacts partagée.

  • Peut supprimer

Les utilisateurs qui ont ce niveau d’autorisation peuvent faire tout ce qui est similaire à ceux qui ont l’accès « Peut éditer », plus ils peuvent effacer un contact de la liste. Cette autorisation doit être accordée avec prudence, car le propriétaire de la liste ne sera pas informé de la suppression d’un ou de plusieurs contacts.

  • Peut être partagé à nouveau

Ils peuvent profiter de toutes les fonctions disponibles pour ceux qui ont l’accès « Peut supprimer », plus la possibilité de partager à nouveau la liste de contacts. Outre l’ajout de nouveaux collaborateurs, ils peuvent également supprimer les utilisateurs qui accèdent à la liste.

De plus, ils peuvent changer l’accès de quelqu’un. Les personnes disposant de l’autorisation « Peut partager  » peuvent faire en sorte qu’une personne disposant de l’autorisation « Voir seulement » dispose également de l’autorisation « Peut partager ». Il faut donc être très prudent avant de donner ce type d’autorisation.

  • Propriétaire

Le propriétaire de la liste bénéficie de tous les privilèges mentionnés ci-dessus. De plus, ils sont les seuls à pouvoir supprimer ou renommer l’ensemble du label partagé. En bref, en tant que propriétaire, vous avez la responsabilité de gérer vos contacts partagés.

Vous pouvez également transférer la propriété de la liste de contacts. Cette fonction est pratique pour ceux qui quittent l’entreprise ou qui sont affectés ailleurs.

Conformité en matière de confidentialité et de sécurité

Assurez-vous que vos solutions de partage de contacts respectent les normes de confidentialité et de sécurité. Cela donne l’assurance aux clients que leurs données sont traitées et traitées en conséquence. Lorsque les clients savent que vous êtes GDPR, Google Technology Premier Partner, CCPA ou d’autres réglementations renommées en matière de protection de la vie privée, ils ont tendance à être plus complaisants lorsqu’ils effectuent des transactions avec vous.

Elle présente également des avantages supplémentaires sur le plan commercial. Il s’agit notamment d’une meilleure hygiène et d’un meilleur nettoyage des données, d’une rationalisation plus nette du traitement des données et d’une sensibilisation accrue aux failles de sécurité.

Ajouter des commentaires

Le fait de noter les observations concernant un contact apporte des données qui contribuent à une meilleure connaissance du client. Des notes telles que « cette dame est douce » ou « il parle fort mais sans colère » peuvent aider vos coéquipiers à apprendre à connaître le client comme vous le faites. Ainsi, lorsque vous transférez le client, vos collègues ont déjà une idée des interactions possibles. Ils peuvent interagir en conséquence.

Vous pouvez également écrire « pour suppression » comme commentaire public au cas où les données ne seraient plus nécessaires. Cela donne l’autorisation à l’administrateur des données de mettre le contact à la poubelle.

Vérifier périodiquement les contacts supprimés

Shared Contacts for Gmail® permet une durée de récupération illimitée des contacts supprimés sur les comptes d’entreprise. De cette manière, il est possible de vérifier même les contacts supprimés. Vous éliminez le risque de supprimer accidentellement un client de la liste. Toutefois, les données peuvent être complètement supprimées du système moyennant une autorisation appropriée et une notification à notre délégué à la protection des données (DPD).

En revanche, les comptes Lite, Team et Business ne peuvent conserver les données supprimées que pendant 30 jours au maximum. Cette période prend en charge la fonction de sauvegarde de l’application. Dans ce cas, il est conseillé de passer régulièrement en revue les contacts supprimés pour voir s’il n’y a pas eu de suppressions accidentelles.

Comment gérer vos contacts partagés ?

Le traitement des contacts n’est pas toujours aussi simple qu’il n’y paraît, surtout lorsqu’ils se comptent par centaines ou plus. Le partager peut soit alléger la charge, soit être désastreux, s’il n’est pas géré correctement. Choisissez donc une excellente application de partage de contacts qui vous garantit de bénéficier de l’aspect positif du partage de contacts.

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