Les avantages d’une application d’annuaire d’entreprise

Un annuaire d’entreprise se présente sous différentes formes. Habituellement, les numéros de téléphone auxquels vous avez régulièrement accès sont inscrits sur un papier affiché dans votre champ de vision. Quoi qu’il en soit, nous sommes à l’ère du numérique, tout peut désormais se faire sans papier.

Le temps est révolu où vous aviez un papier collé quelque part sur votre bureau indiquant les coordonnées de vos interlocuteurs des autres services. Ou est-ce le cas ? Peut-être que votre lieu de travail dispose désormais d’un fichier de tableur partagé où vous pouvez le consulter si vous ne l’avez pas encore mémorisé. Sinon, vous savez à qui vous adresser si vous ne trouvez pas les coordonnées du remplaçant. Le fait de disposer d’un annuaire d’entreprise directement accessible depuis votre téléphone portable ou votre ordinateur de bureau vous évite, à vous et à tous les membres de votre organisation, toutes ces nuances.

1. Une communication efficace

Grâce à l’application d’annuaire d’entreprise, vous n’avez plus besoin de rechercher les coordonnées des membres de votre équipe. Il n’est pas nécessaire de saisir le numéro de téléphone tel qu’il apparaît dans la note sur le mur ou de le copier/coller à partir de transactions précédentes.

Les coordonnées de tous les membres de l’entreprise apparaissent dans le formulaire autocomplété du champ du destinataire de votre application de messagerie préférée. Vous ne demandez plus à votre entourage le numéro du nouveau.

2. Améliorer l’accueil

En parlant d’un nouveau venu, le fait d’avoir un annuaire d’entreprise facilite son adaptation au lieu de travail. Il peut facilement voir tout le monde dans l’organisation. Il peut atteindre facilement n’importe qui s’il a la bonne autorisation.

Un annuaire d’entreprise fonctionnel raccourcit la période d’accueil des nouveaux employés. Sa productivité augmente car il utilise son temps à faire le travail réel plutôt que de demander qui fait quoi dans votre entreprise.

3. Gagner du temps

Citation de Paul J. Meyer, l’une des autorités mondiales en matière de développement personnel et professionnel : “La plupart du temps est perdu, non pas en heures, mais en minutes. Un seau avec un petit trou au fond devient tout aussi vide qu’un seau que l’on renverse délibérément.”

La recherche d’une adresse électronique peut ne prendre que quelques secondes. Malheureusement, le fait d’effectuer cette action de manière répétée accumulerait des heures dans une année. Un système de gestion des contacts fiable élimine ce temps improductif.

4. Accédez au répertoire de l’entreprise où que vous soyez

Prenez ce scénario : Vous avez trouvé une fuite dans le garde-manger. Il est plus pratique d’envoyer un courriel à l’équipe de maintenance directement depuis votre téléphone portable plutôt que d’aller sur votre bureau. Il peut y avoir des dizaines de raisons pour que vous oubliiez cette petite chose. Un courriel direct au lieu d’un simple mémo sur votre téléphone vous permet d’économiser du temps et des efforts.

5. Soutenir les ventes

Les équipes de marketing et de vente peuvent facilement partager la liste des clients grâce à une bonne application de gestion des contacts. Cela ne signifie pas nécessairement un CRM. Les sièges CRM peuvent être coûteux. Les frais d’embarquement et les autres dépenses sont d’autres entrées du grand livre.

On peut créer un dossier nommé “Leads” et “Clients” dans le répertoire de l’entreprise, qui ne sera accessible qu’aux départements des ventes et du marketing. Il est important de sécuriser les dossiers en question. Vous ne voulez pas que tout le monde ait accès à ce type de contacts.

Par conséquent, la capacité de votre entreprise à partager des contacts vous permet d’économiser les paiements mensuels du siège CRM. Seuls ceux qui ont vraiment besoin de fonctionnalités telles que la prévision et l’analyse de données utiliseront le CRM. Les autres, qui ne peuvent se contenter que du partage des contacts, n’ont pas besoin de s’embarquer dans le CRM.

6. Sécuriser la communication

En ce qui concerne la sécurisation du dossier, comme indiqué ci-dessus, choisissez l’application de gestion des contacts qui vous permet de définir des autorisations. Les autorisations sont importantes pour empêcher l’accès non autorisé à certains groupes de contacts.

Par exemple, les administrateurs n’ont pas besoin d’accéder à la liste des clients. Par conséquent, vous devez faire en sorte que les “Leads” et les “Clients” soient limités aux seuls départements du marketing et des ventes.

Comme pour le groupe interne, vous pouvez également définir les coordonnées du niveau C visibles uniquement par les managers si le premier l’exige. Cela permettra d’éviter de contourner la hiérarchie de l’entreprise. Toutefois, certains dirigeants de PME n’hésitent pas à demander des idées à leurs employés.

7. Partagez plus que des coordonnées

Les employés peuvent facilement effectuer une recherche par nom, emplacement de la succursale, département ou titre du poste. L’annuaire de l’entreprise peut contenir ces informations sous la rubrique “contact”. Cela permet à chacun de connaître l’organisation de l’entreprise.

Certaines applications de gestion des contacts disposent même d’une fonction de note et permettent d’indiquer à vos collègues ce que vous avez écrit. Vous pouvez utiliser cette fonction pour ajouter des commentaires. Vous devez le faire avec l’autorisation de la personne concernée bien sûr. Des exemples de notes sont “elle est végétalienne” ou “il est juif”. Il est certain que ces courtes notes peuvent rappeler les préférences générales des souhaits et des besoins de leurs collègues.

8. Protège vos données

Sélectionnez le logiciel d’annuaire d’entreprise qui est conforme au GDPR ou à toute autre norme qui défend la confidentialité des données. C’est important pour que vous sachiez que vos données ne seront pas piratées ou utilisées par des tiers.

9. Transfert protégé

Lorsqu’une employée nommée Cora quitte l’entreprise, il se peut qu’elle ne soit plus tenue de transférer sa liste de contacts à son successeur, Lalaine. Le gestionnaire de contacts doit seulement annuler l’accès de Cora et y affecter Lalaine.

C’est pratique, surtout si Cora a disparu. Par conséquent, l’administrateur n’a plus besoin de trouver Cora, du moins pour la liste des clients avec lesquels Cora est en discussion. A son tour, Cora ne peut plus accéder immédiatement à ladite liste. L’administration ne doit pas s’inquiéter des dossiers égarés ou du manque d’accès aux archives de Cora.

10. Mise à jour du répertoire des entreprises

Certaines entreprises connaissent une forte rotation de leur personnel. La tenue à jour d’un fichier de tableur partagé contenant les coordonnées des personnes à contacter peut être laborieuse. La mise à jour de la liste de contacts pour chaque base de données de contacts individuelle prendrait beaucoup de temps.

Le fait de disposer d’un répertoire d’entreprises centralisé signifie qu’une seule mise à jour est indispensable. Le reste de l’organisation disposera des mêmes informations mises à jour dans sa liste de contacts partagée.

Cela évite de ne pas connaître le numéro du dernier administrateur qui s’occupe du dépôt des congés. D’autre part, vous pouvez savoir par hasard que Marcelo a été promu, même s’il ne le révèle pas. Votre équipe peut lui demander de parrainer une soirée karaoké en guise de célébration !

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