Shared Contacts for Gmail® offre cinq (5) niveaux de contrôle d’accès. La gestion des autorisations est importante car les contacts sont des actifs précieux de l’entreprise. Il ne doit pas tomber entre de mauvaises mains. Cependant, si elle est partagée à bon escient, elle peut être une clé du succès de l’entreprise.
Par conséquent, la personne qui gère la base de données des clients ou le répertoire interne de l’entreprise doit être pleinement consciente des fonctionnalités offertes par chaque paramètre. Vous trouverez ci-dessous les différents niveaux d’autorisation :
- Voir seulement
- Can Edit
- Peut supprimer
- Peut être partagé à nouveau
- Propriétaire
1. Voir seulement
Il s’agit du niveau d’autorisation le plus élémentaire. L’option « Affichage seulement » est destinée aux utilisateurs qui doivent uniquement accéder aux contacts partagés à partir de n’importe quel appareil, mais qui ne sont pas autorisés à modifier la liste.
Toutefois, ils peuvent ajouter des commentaires privés sur le contact. Les commentaires privés signifient que seul l’auteur de la note peut la lire. Par conséquent, l’étiquetage des collègues ne fonctionne pas ici. Aucun autre utilisateur ne peut lire les remarques, même le propriétaire des contacts partagés lui-même.
Il s’agit du paramètre recommandé pour ceux qui utilisent Contacts partagés pour Gmail® comme une extension de leur CRM. Il garantit que ces utilisateurs ne peuvent pas modifier la base de données du client, ce qui pourrait affecter d’autres paramètres provenant du CRM.
2. Peut éditer
Les utilisateurs disposant de ce niveau d’autorisation peuvent voir les contacts partagés et en modifier les détails. Ils peuvent modifier les détails comme le nom, le numéro, l’adresse électronique et d’autres champs. Ils peuvent également ajouter un nouveau contact à la liste.
En outre, ils peuvent ajouter des commentaires privés et publics concernant le contact. Les commentaires publics peuvent être lus par toute personne ayant accès à la liste de contacts partagée. Pour vous assurer que le commentaire est public, vérifiez que la case « commentaire privé » n’est pas cochée.
L’étiquetage des collègues peut également être effectué avec cette autorisation. La personne étiquetée recevra une notification sur son courrier électronique à ce sujet. Pourtant, si la personne étiquetée n’a pas accès à la liste de contacts partagée, elle ne pourra toujours pas la voir. Après avoir cliqué sur le lien « Afficher le commentaire » de sa notification, l’application s’ouvrira avec un message indiquant « Accès requis ».
3. Peut supprimer
Les utilisateurs qui disposent de ce niveau d’autorisation peuvent faire tout ce qui est similaire à ceux qui ont le droit de « modifier », mais ils peuvent aussi effacer un contact de la liste.
Cette autorisation doit être donnée avec prudence car le propriétaire de la liste ne sera pas averti de la suppression d’un ou plusieurs contacts.
4. Peut partager à nouveau
Les utilisateurs qui disposent de ce niveau de contrôle peuvent :
- accéder aux contacts partagés à partir de n’importe lequel de leurs appareils
- rédiger des commentaires privés et publics
- modifier les coordonnées des contacts partagés
- supprimer/ajouter des contacts à la liste
- partager avec d’autres utilisateurs la liste de contacts
- modifier les autorisations d’accès des collaborateurs existants
Ils peuvent modifier les autorisations de « visualisation seulement » pour leur donner le statut de « suppression possible ». Inversement, ils peuvent révoquer d’autres autorisations de « partage » sur cette liste de contacts.
Évidemment, celui à qui vous avez donné ce statut jouit de nombreux privilèges. Vous devez donc faire preuve de plus de prudence avant d’accorder cette autorisation.
5. Propriétaire
Le propriétaire a une autorisation totale sur la liste de contacts. Ce sont eux qui devraient être responsables de la gestion des autorisations. En outre, ils sont les seuls à pouvoir supprimer ou renommer l’étiquette partagée.
Ils peuvent également transférer la propriété de l’étiquette de contact. Cela est conseillé si le propriétaire initial quitte l’entreprise. La transition sera plus douce de cette manière. Il n’y a pas lieu de s’inquiéter, surtout si l’ancien propriétaire s’applique à mettre à jour la liste.
Conclusion sur la gestion des permissions
L’octroi de permissions concernant l’accès aux contacts partagés ne doit pas être pris à la légère. C’est une décision sérieuse à prendre. La productivité des membres de l’équipe en dépend également. Si vous avez d’autres questions ou suggestions, n’hésitez pas à contacter notre service clientèle.
