Lorsqu’on travaille dans une organisation, l’un des aspects les plus importants de la productivité est le partage des connaissances. Une grande partie des connaissances avec lesquelles nous travaillons aujourd’hui est construite autour des contacts avec lesquels nous faisons des affaires. En d’autres termes, les affaires sont une affaire de personnes et les contacts sont le principal ingrédient des connaissances que nous partageons au travail.
Grâce à l’agrégation des informations, votre équipe peut obtenir de meilleurs résultats. En ayant accès à davantage d’informations, vos employés peuvent améliorer leurs performances. Pour profiter pleinement du partage des connaissances, vous devez fournir des outils qui permettent le partage des données et aident à automatiser ce processus.
À première vue, il peut sembler facile de faire du partage de contacts. Vous savez, il suffit d’envoyer les coordonnées à votre collègue et c’est tout. Bien sûr, c’est simple s’il s’agit d’un ou deux contacts, mais comment partager plusieurs contacts et comment partager la richesse des connaissances sur ces contacts que vous avez accumulées au fil des ans ?
C’est là qu’entrent en jeu les applications qui aident votre organisation à travailler plus efficacement. Contacts partagés pour Gmail n’est qu’un exemple parmi d’autres. Il facilite le partage des contacts en créant un référentiel de contacts commun à vos collègues et en permettant à votre organisation de partager des contacts de la même manière que vous partagez des Google Docs ou des feuilles de calcul (pour les amateurs de feuilles de calcul parmi vous).
Dans cet article de blog, nous allons examiner de plus près les raisons pour lesquelles vos employés devraient pouvoir partager facilement leurs contacts entre eux – et pourquoi il est si important de fournir les outils qui facilitent le partage des contacts, de manière efficace au sein des équipes et de votre organisation.
Gagnez du temps pour les membres de votre équipe
Connaissez-vous quelqu’un qui aime perdre du temps ? Nous non plus. Être productif au travail est l’une des clés de la réussite.
Vous n’y pensez peut-être pas, mais le partage des contacts dans toute organisation peut coûter beaucoup de temps et provoquer des frictions entre vos employés qui doivent continuellement partager des contacts et les tenir à jour en permanence.
Le gain de temps est l’un des aspects les plus cruciaux du partage des contacts – et la raison d’être de la plupart des outils que nous utilisons au travail. En particulier lorsqu’il s’agit de contacts, nous perdons de précieuses minutes, voire des heures, à créer et partager manuellement des enregistrements de contacts. Mais l’utilisation de plugins dédiés peut rendre ce processus plus efficace et aider à gagner du temps.
Une fois que vous aurez partagé les contacts avec vos employés, vous pourrez également faire gagner du temps à vos clients et partenaires commerciaux, car la communication sera beaucoup plus rapide et mieux adaptée aux besoins des clients. Au lieu de passer du temps sur des tâches fastidieuses, votre équipe de service clientèle ou vos représentants commerciaux auront plus de temps pour se concentrer sur ce qui est essentiel dans votre entreprise.
Exemple : Productivité de l’équipe de vente grâce au partage des contacts
Vous êtes chargé d’organiser un événement. Votre équipe de vente est composée de quatre personnes. Votre objectif principal est de vendre quelques stands.
Chaque vendeur a son propre carnet d’adresses. Certains d’entre eux ont même le même contact dans leur carnet d’adresses (comme nous le savons, les représentants commerciaux ont généralement les coordonnées des décideurs les plus importants enregistrées dans leur carnet ou leur téléphone). Néanmoins, ils doivent le mettre à jour individuellement si de nouvelles informations apparaissent. C’est fatigant, cela prend du temps et, pour tout dire, c’est ennuyeux.
Pourquoi ça ? Gmail ne permet pas aux utilisateurs de partager des contacts. Aussi ridicule que cela puisse paraître, c’est exact et peut faire du travail un cauchemar.
Les représentants commerciaux aimeraient travailler sur le même carnet d’adresses, régulièrement mis à jour en temps réel, pour gagner du temps et économiser des efforts. Avec Contacts partagés pour Gmail, vous pouvez partager des contacts avec vos collègues et, par conséquent, conclure vos affaires plus rapidement.
En tant que vendeur, vous pouvez partager votre carnet d’adresses avec les utilisateurs et les groupes de votre choix. Vous choisissez qui peut le modifier ou le supprimer, ainsi que certaines options de synchronisation. Même si vous l’avez partagé avec d’autres personnes, vous avez toujours un certain contrôle sur lui.
Lorsque vous partagez le contact manuellement, vous risquez de le perdre de vue. Le carnet d’adresses que vous avez créé est désormais accessible à toutes les personnes auxquelles vous avez accordé l’accès. Les contacts sont synchronisés, le département des ventes est heureux, les données des clients sont également mises à jour automatiquement dans le groupe partagé, et les stands se vendent rapidement.
Exemple : Travailler dans le domaine de l’éducation
Imaginez une école où 100 professeurs donnent des cours à dix classes, mais où il n’y a qu’un seul professeur principal dans chaque classe qui a des contacts avec tous les parents des élèves.
Ensuite, imaginez qu’un enseignant souhaite contacter deux parents au sujet d’un voyage scolaire. Un autre enseignant aimerait entrer en contact avec les parents d’un élève très doué et discuter de la possibilité d’envoyer l’enfant à un concours.
La lutte est réelle. Quiconque a travaillé à l’école sait que c’est un sacré parcours du combattant, et que demander un seul contact à ses collègues peut prendre des plombes.
C’est là que les Contacts partagés pour Gmail se révèlent utiles, en aidant les grandes organisations bien structurées à partager les contacts au sein des équipes. Sans souci. Et en quelques secondes.
Permettre une communication fluide
Combien de fois un même client nécessite-t-il le contact de plusieurs équipes ? La réponse est simple : très souvent.
Parfois, les clients ont besoin de l’aide du service clientèle, et parfois votre équipe de vente doit leur envoyer un courriel pour une autre raison. Au sein d’une même organisation, on peut simplifier toutes les procédures une fois que les données sont partagées.
Inutile de dire que cela aide beaucoup si votre équipe compte un grand nombre de nouveaux membres ou si les membres de l’équipe ont des jours de congé. Personne n’aimerait être dérangé pendant ses vacances par des courriers et des demandes concernant un seul contact.
Ainsi, en plus de veiller à la satisfaction de vos clients, vous voulez vous occuper du bonheur de vos employés, ne pas les laisser réagir pendant les vacances, et tout régler avant leurs jours de congé.
Jetez un coup d’œil à nos témoignages clients pour voir comment nous aidons différentes organisations à créer un processus de communication interne plus fluide.
Ventes de soutien
Des outils tels que Shared Contacts for Gmail peuvent être utiles à l’équipe de vente lorsque ses membres approchent de nouveaux clients.
Les représentants commerciaux de votre entreprise ont besoin de savoir si l’un de leurs collègues a déjà contacté un client potentiel ou non. Ou peut-être qu’un nouveau contact est intéressé par votre offre, et que quelqu’un d’autre prend le relais ? Il faut que l’on puisse voir sur quoi a porté la discussion et quels sont les points qui intéressent le prospect.
En général, les équipes de vente sont divisées en deux groupes. En général, un représentant du développement commercial recherche de nouveaux prospects et essaie de les faire entrer. Un représentant commercial prend ensuite en charge ces prospects pour conclure l’affaire. Les contacts et les informations relatives aux contacts doivent être partagés efficacement à cette intersection entre le développement commercial et les ventes. Après tout, s’il n’est pas efficace, il ne sera pas fait par une personne travaillant dans la vente.
Il joue un rôle encore plus important si votre entreprise ne dispose pas d’un CRM et ne prévoit pas d’en acquérir un. Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’un CRM. Un espace de travail google bien personnalisé, ainsi que des contacts partagés pour Gmail, peuvent remplacer avec succès le CRM et faire décoller votre processus de vente.
Lire la suite : Problèmes courants en matière de vente et solutions
Soutenir la communication
La vie est imprévisible, et vous ne savez pas quand vos employés peuvent être malades, par exemple.
Pour éviter qu’une absence imprévue d’un membre de l’équipe n’influence votre relation avec un client, vous devez vous assurer que les employés partagent les données essentielles, y compris les contacts.
Plus tôt vous agirez, plus tôt vous pourrez être sûr que les données relatives aux clients et aux contacts sont stockées en toute sécurité. Alors, vous n’aurez pas à vous inquiéter de telles circonstances.
Sécurisez vos données
Nous pouvons être sûrs que dans presque toutes les organisations, les employés trouveront des moyens de partager leurs contacts. C’est pourquoi il est essentiel de fournir une application qui rende ce processus plus facile et plus sûr.
Avec un outil dédié, les données de votre entreprise seront en sécurité. Lorsque vous partagez des contacts, faites attention à la gestion des accès. Vous ne voulez probablement pas que tout le monde ait accès à une liste entière de contacts.
Vous pouvez partager des groupes de contacts avec les employés concernés et les laisser modifier ou mettre à jour la liste. Partager des contacts sensibles sur un bout de papier ou sous la forme d’une note adhésive n’est pas sûr (et n’est pas non plus conforme au GDPR), et vous devez y faire face.
Avec Contacts partagés pour Gmail, vous avez le contrôle sur qui peut modifier, qui peut supprimer et qui peut synchroniser les contacts dans un carnet d’adresses partagé. De cette façon, vous pouvez vous assurer qu’aucune personne non autorisée ne pourra accéder à votre précieuse liste de contacts.
Comment partager des contacts Google ?
Si votre entreprise utilise google workspace ou même des comptes Gmail individuels pour contacter et communiquer, vous avez de la chance ! Bien que Google lui-même ne propose pas de fonctionnalités natives permettant de partager des contacts directement entre différents comptes, Contacts partagés pour Gmail permet de partager des contacts entre organisations.
La fonction Contacts partagés pour Gmail peut changer la donne pour les entreprises qui utilisent l’écosystème Google dans leur travail quotidien. Dans l’univers de google workspace, vos employés peuvent partager des documents, des feuilles de calcul et des contacts – et désormais, ils peuvent partager des contacts facilement et rapidement.
Vous pouvez utiliser les Contacts partagés pour Gmail de différentes manières. Le plus simple est de s’inscrire à un essai gratuit, puis d’installer notre module complémentaire Gmail. Après avoir ajouté Contacts partagés pour Gmail à vos organisations, vous pourrez procéder au partage des contacts et définir des autorisations afin de garantir le contrôle des personnes qui peuvent mettre à jour et modifier les contacts.
Les téléphones mobiles, les tablettes et même Microsoft Outlook prennent en charge les contacts partagés pour Gmail. Il met automatiquement à jour chaque modification sur tous les appareils, de sorte que vos employés pourront toujours accéder à des informations actualisées et ne devront pas perdre de temps avec des informations périmées.
De cette façon, vos collègues peuvent partager leurs contacts de manière transparente et bénéficier des connexions des autres si nécessaire. Votre équipe du service clientèle, vos gestionnaires de compte ou vos représentants commerciaux vous en remercieront. Il est également sûr, de sorte que vous n’avez pas à craindre la fuite de données sensibles concernant les contacts de votre organisation.
L’accès limité à l’API protège la confidentialité de vos contacts. Vous avez l’assurance que les contacts ne sont partagés qu’au sein de votre organisation et pas au-delà. Les contacts partagés sont pris en charge sur votre propre domaine, vos sous-domaines et vos domaines externes. Vous ne devez plus vous inquiéter si vous avez une adresse électronique différente de @gmail.
Récapitulatif
De nombreuses entreprises sous-estiment le pouvoir du partage des contacts. Il y a de nombreuses raisons à cela – certaines d’entre elles pensent que ce n’est pas sûr. D’autres prétendent qu’ils n’en ont pas besoin.
Certaines entreprises ne le font pas exprès. Par exemple, leur équipe de vente ne veut pas partager les relations et les contacts de leurs clients. Cela peut être dû à la crainte de voler des contrats au sein d’une organisation.
Quel que soit votre raisonnement, il est grand temps pour vous d’ouvrir les yeux et d’apprécier la fluidité du partage des contacts. Elle peut rendre le travail plus accessible, plus efficace, plus rapide et plus satisfaisant.
En résumé, le partage des contacts de manière sécurisée entre les organisations accroît la transparence. En outre, il favorise la collaboration et la communication internes et améliore les résultats commerciaux.
Commencez dès aujourd’hui – utilisez les Contacts partagés pour Gmail et stimulez la productivité de votre équipe. Il est disponible via Google Marketplace. Cette application est facile, intuitive et très légère. Ainsi, personne ne sera confronté à des problèmes d’intégration et de mise en œuvre de ses tâches quotidiennes. Bonne chance pour améliorer les performances de votre entreprise !
