Au cas où vous ne le sauriez pas encore, la plateforme de gestion SaaS BetterCloud a annoncé qu’elle mettait fin à ses fonctions de partage de contacts.
La raison en est qu’à partir du 1er janvier 2022, Google cessera de prendre en charge son ancienne API de partage de contacts, et BetterCloud n’effectuera pas la mise à niveau vers sa nouvelle API.
Ce sont des choses qui arrivent, mais cela signifie que si vous utilisiez auparavant BetterCloud pour le partage de vos contacts Google, vous êtes maintenant confronté à un problème.
Dans cet article, nous vous proposerons une alternative à BetterCloud et nous passerons en revue les étapes à suivre pour vous assurer que vous pourrez continuer à partager et à gérer vos contacts de manière fluide dans votre organisation après ce changement.
En savoir plus : Qu’est-ce que le partage de contacts et pourquoi est-il important?
Que va-t-il se passer exactement ?
BetterCloud a décidé de se concentrer sur son activité principale, à savoir un outil de gestion SaaS permettant aux administrateurs d’automatiser les tâches techniques et de gérer la sécurité des données de leurs utilisateurs.
De nombreux utilisateurs ont utilisé l’outil pour la gestion et le partage des contacts uniquement dans le passé, mais comme mentionné ci-dessus, cette option ne sera bientôt plus disponible.
En pratique, à partir du 1er janvier 2022, les organisations utilisant BetterCloud verront les restrictions suivantes :
- L’administrateur de leur domaine Google ne pourra pas ajouter de nouveaux contacts aux étiquettes partagées.
- Les utilisateurs ayant un accès d’édition ne pourront plus ajouter ou mettre à jour les contacts via Bettercloud.
- Les informations de contact ne seront pas accessibles sur les appareils mobiles
- Personne ne sera en mesure de créer de nouveaux contacts partagés
- Les différentes permissions (Voir seulement, Peut modifier) ne fonctionneront plus.
Le résultat est simple : votre organisation se retrouvera rapidement avec une base de contacts qui n’évoluera pas, et une grande partie des données seront bientôt périmées.
La fonction de partage des contacts ne fonctionnera plus, et lorsqu’un membre de votre équipe mettra à jour un contact partagé, les modifications ne seront pas synchronisées avec les autres utilisateurs et vous devrez à nouveau mettre à jour chaque contact manuellement.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment passer en douceur de Bettercloud à Shared Contacts for Gmail® afin de conserver une base de contacts centralisée et sécurisée.
Lire la suite : Le petit guide de la gestion des contacts
Qu’est-ce qui va changer avec les Contacts partagés pour Gmail® ?
Ce tableau permet de mieux comprendre les améliorations apportées à votre pratique de gestion des contacts après la transition de Bettercloud à Shared Contacts for Gmail® :
Tableau comparatif BetterCloud / Shared Contacts for Gmail® (en anglais)
| BetterCloud | Contacts partagés pour Gmail | |
| Tableau de bord Web | OUI | OUI |
| Synchronisation à Étiquettes des contacts Google | Toutes les 48 heures | Immédiatement |
| Nom des groupes de contacts | “Tags” | “Étiquettes” ou “Listes de contacts”. |
| Permissions granulaires (voir seulement, modifier, supprimer, partager) | OUI | OUI |
| Synchronisation à partir de Google Contacts (pour les utilisateurs autorisés) | NON | Immédiat (avec Chrome) autre, 3 fois par heure |
| Fusion automatique des contacts en double | NON | OUI |
| Partage avec les utilisateurs et les groupes Google | NON | OUI |
| Partage avec d’autres utilisateurs du domaine et des utilisateurs de Gmail | NON | OUI |
| Commentaires et mentions de collègues dans Contacts | NON | OUI |
| Gérer les contacts partagés des appareils Android Android | NON | OUI |
| Gérer les contacts partagés des appareils iOs | NON | OUI |
| Gérer les contacts partagés à partir de Gmail | NON | OUI |
| Gestion des contacts partagés à partir de Google Drive | NON | OUI |
| Sauvegarde illimitée des contacts | NON | OUI |
| Système de licences | Pour l’ensemble du domaine Google | Par utilisateur |
Que devez-vous faire ?
En bref, ce qui se passera, c’est que les étiquettes qui apparaissent comme partagées maintenant dans BetterCloud ne le seront plus, ce qui rendra les informations sur les contacts bientôt obsolètes.
Si vous souhaitez continuer à partager des contacts avec l’ensemble de votre équipe, les personnes que vous avez choisies pour gérer vos contacts partagés devront les partager à nouveau dans Contacts partagés pour Gmail® avec tous les utilisateurs avec lesquels ils étaient partagés auparavant.
Si vous avez un grand nombre d’utilisateurs ou de labels, nous vous recommandons de lire cet article pour vous faciliter la tâche.
Après avoir partagé les étiquettes de contact via Contacts partagés pour Gmail®, vous verrez toujours les étiquettes originales “Bettercloud”.
Pour supprimer ces doublons, il suffit de se connecter à BetterCloud et de les “dé-partager”, c’est-à-dire de supprimer l’accès de tous les utilisateurs à BetterCloud et de supprimer ces étiquettes comme suit :
Comment migrer de BetterCloud à Contacts partagés pour Gmail en quelques clics
Notre équipe peut effectuer gratuitement la migration pour vous. Si vous souhaitez mettre en œuvre la transition vous-même, vous pouvez lire ce guide ou suivre les étapes ci-dessous :
Temps nécessaire : 2 minutes.
Pour migrer vos contacts partagés de BetterCloud vers Contacts partagés pour Gmail®, il suffit de suivre ces quelques étapes :
- Connectez-vous au tableau de bord des Contacts partagés pour Gmail®.
Cliquez sur le lien “Se connecter avec Google”.
- Sélectionnez vos étiquettes partagées et cliquez sur “partager”.
Vous pouvez partager des étiquettes individuellement en cliquant sur l’icône bleue ou en sélectionnant plusieurs étiquettes à la fois. Les étiquettes sont l’équivalent des “tags” dans BetterCloud.
- Ajoutez les collaborateurs qui doivent voir ces contacts.
Nous vous recommandons d’ajouter d’abord les “spectateurs”, c’est-à-dire ceux qui pourront uniquement consulter les contacts partagés.
- Félicitations ! Vos tags BetterCloud sont à nouveau partagés.
Ils sont désormais synchronisés en temps réel avec vos étiquettes Google Contacts.
Notez que cette opération doit être effectuée avant le 1er janvier 2022, sinon ce processus de “dé-partage” ne fonctionnera pas.
Dans tous les cas, vous pouvez toujours nous contacter pour vous aider à migrer de BetterCloud en douceur.
Une autre technique (pour éviter la duplication des étiquettes) est la suivante :
- Tout d’abord, annulez le partage de toutes les étiquettes existantes qui étaient partagées dans BetterCloud.
- Une fois que c’est fait, partagez-les à nouveau avec Shared Contacts for Gmail® comme indiqué ci-dessus.
C’est relativement simple. Toutefois, la tâche devient plus ardue si votre organisation dispose d’un grand nombre d’étiquettes à dé-partager et à repartager avec un grand nombre d’utilisateurs.
Si ce processus vous semble trop complexe ou trop long, nous, à Shared Contacts for Gmail®, pouvons vous y aider.
Notre soutien est là pour rendre votre transition aussi douce que possible.
Nous pouvons vous aider à réévaluer l’ensemble de votre système de gestion des contacts
Alors que BetterCloud est bien plus qu’un outil de partage de contacts, Shared Contacts for Gmail® est une interface basée sur le cloud conçue pour le partage et la gestion des contacts. Elle est donc simple à utiliser et vous aide à rationaliser tous vos processus de gestion des contacts.
Tout en vous aidant à effectuer la transition de BetterCloud, nous pouvons également vous aider à optimiser vos pratiques de gestion des contacts et à tirer le meilleur parti de votre nouvel outil de gestion des contacts en passant en revue vos processus et en vous assurant que tout est en ordre.
Avec Contacts partagés pour Gmail®, vous bénéficiez de :
- Une compréhension claire des contacts dans votre organisation et un moyen facile de les gérer
- Un système qui met les contacts partagés et le partage de contacts au bout des doigts de vos utilisateurs, où qu’ils soient (les contacts partagés les suivront dans Gmail, Drive, leurs téléphones portables, Whatsapp, leur CRM et des centaines d’autres applications intégrées).
- Un outil très intuitif, conçu spécialement pour rationaliser votre processus de gestion des contacts.
- Un système qui permet d’améliorer la collaboration inter-équipes et la productivité.
Nous proposons un accompagnement et un soutien spécifiquement adaptés aux besoins de votre équipe et de votre organisation en matière de gestion des contacts, et nous vous guiderons tout au long de la transition, étape par étape.
Si vous êtes intéressé, vous pouvez nous contacter dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons aider votre équipe à faciliter à nouveau la gestion et le partage des contacts.
- Comment migrer les contacts de BetterCloud vers les contacts partagés ?
- Dépréciation de l’API Google Contacts, BetterCloud et les contacts partagés
- Annonce par BetterCloud de l’arrêt de la fonctionnalité de partage des contacts
- Annonce par Google de la dépréciation de l’API Google Contacts
- Fonctions de contacts partagés pour les domaines Google Workspace et G Suite
