In qualità di proprietari e manager di un’azienda, mantenere un buon sistema per la contabilità comporta una maggiore sicurezza. In altre parole, sapere come stanno andando i profitti, quali sono le spese più essenziali, cosa deve essere pagato e quando è una parte fondamentale della gestione.
In questo modo, avrete una migliore idea della vostra situazione finanziaria e di ciò che dovrebbe essere implementato per mantenere l’azienda in crescita. In futuro, questi dati potranno essere utilizzati per sviluppare nuove strategie e progetti.
Ma il più delle volte i manager sono multitasking e hanno poco tempo per occuparsi di questioni come la contabilità. Inoltre, quando i reparti devono inoltrare i propri problemi economici a un altro team, possono verificarsi perdite di dati, file mancanti e altri problemi che causano ritardi nei pagamenti, multe e altri problemi finanziari.
È quindi importante capire quali sono le priorità della contabilità e come utilizzare la tecnologia per creare un sistema digitale ed efficiente che soddisfi le principali esigenze della vostra azienda.
Perché una piccola impresa ha bisogno di un sistema di contabilità?
Supponiamo, ad esempio, che la vostra azienda stia crescendo e richieda il subappalto di nuove persone per offrire i vostri servizi ai clienti. Come può la vostra contabilità soddisfare i loro pagamenti? L’azienda è pronta a ricevere e pagare le fatture in tempo, ad acquistare gli strumenti necessari, a pagare le tasse dovute?
Ad esempio, se la vostra azienda lavora nel settore della logistica e richiede agli autisti di camion di tenere aggiornati i propri veicoli. Dove vengono inviate le ricevute del servizio di manutenzione? Chi organizza questi documenti e come?
Un’altra situazione in cui il tempo è sensibile è il pagamento dei dipendenti. Oltre a rispettare le leggi e le buone pratiche, pagare le persone in tempo crea un ambiente di lavoro migliore, poiché le persone sanno che la vostra azienda rispetta i loro obblighi. Con gli strumenti giusti, è possibile impostare i pagamenti automatici e le richieste di fattura, riducendo così il tempo dedicato a queste attività.
Conoscere il proprio equilibrio
Il mantenimento di un buon sistema di contabilità presenta un grande vantaggio: il bilancio. In effetti, molti dirigenti d’azienda perdono denaro perché non prestano molta attenzione a tutto ciò che viene speso e all’andamento degli investimenti.
Ad esempio, potreste sapere quanto spendete per i software, ma non quanto ne beneficiano i dipendenti o quanta parte della vostra spesa mensile rappresenta. D’altra parte, sapete quanto paga ogni cliente, ma forse non avete un buon confronto delle ore dedicate a ciascuno di essi.
Se tutto viene aggiunto a un bilancio e ad altra documentazione, è possibile confrontare visivamente beni aziendali, rapporti finanziari mensili e settimanali, spese medie per tipo e per progetto, ecc.
Questo ha un impatto enorme sulla salute della vostra azienda. Con i dati finanziari è molto più facile sviluppare piani futuri e creare una strategia di crescita. Dallo sviluppo di nuovi prodotti e servizi all’assunzione di un team più numeroso, avere un bilancio documentato dà peso alle vostre decisioni.
In che modo la tecnologia può aiutarvi a migliorare la vostra contabilità?
Sebbene un buon sistema di contabilità sia essenziale, sembra difficile da realizzare, date le variabili. Ci sono molte cose da sapere quando si imposta la contabilità. Dovete stabilire le priorità: state assumendo degli appaltatori? Operare in luoghi diversi? – e adattare il sistema alle esigenze della vostra azienda.
La tecnologia può essere di grande aiuto: grazie a funzioni come l’archiviazione in cloud per conservare i bilanci, il co-editing dei documenti e le caselle di posta condivise, è possibile creare lo spazio di lavoro digitale ideale che consente al team contabile di lavorare meglio e più velocemente.
5 modi per ottimizzare il vostro sistema
Sapete di che tipo di contabilità ha bisogno la vostra azienda? Ecco i cinque passaggi per configurarlo.
Ottenere una casella di posta condivisa come DragApp
Una casella di posta condivisa è una casella di posta elettronica collettiva a cui possono accedere tutti i membri del team. Ad esempio, se avete un indirizzo e-mail invoices@companyname a cui inoltrate tutti i documenti dei subappaltatori.
Di solito, i dipendenti del team di contabilità devono accedere a questo account e smistare i compiti nella loro casella di posta o inoltrare la posta in arrivo a se stessi per lavorarci.
Questo può essere motivo di preoccupazione perché potrebbe rallentare il processo. Inoltre, condividere le informazioni di accesso significa che il vostro account è più soggetto a problemi di sicurezza e a guasti, un problema importante per i dati finanziari sensibili.
La soluzione consiste nell’impostare una casella di posta condivisa direttamente dai propri account Gmail. Con uno strumento di casella di posta condivisa come DragApp, potete trasformare un indirizzo e-mail esistente in una casella di posta autorizzata che gli utenti possono vedere direttamente dai loro account. In questo modo, non dovrete condividere le informazioni di accesso e passare continuamente da un account all’altro. Invece, tutti gli utenti vedono i messaggi in arrivo in tempo reale e regolano il flusso di lavoro di conseguenza.
Un’altra caratteristica che rende Drag ideale per i team finanziari è che include schede e incarichi. In altre parole, gli utenti possono trasformare le e-mail in schede di attività e organizzarle in una bacheca delle cose da fare. Quindi, possono assegnare questi compiti al proprio team. Questo crea un tipo di lavoro di squadra più collaborativo ed efficiente, essenziale per le piccole aziende.
Effettuare revisioni frequenti
Con uno strumento come Drag che include la gestione delle attività, si evita di perdere la posta in arrivo e di sbagliare la comunicazione. Questo è un aspetto fondamentale per un team finanziario, perché non si possono perdere le scadenze o pagare le spese di mora. Il flusso di lavoro è migliorato e ha un impatto diretto sulle vostre finanze.
Durante lo sviluppo del sistema, è importante dedicare del tempo all’analisi dei rapporti e dei bilanci, in modo da capire dove va il denaro e come pianificare meglio il futuro.
Essere puntuali nei pagamenti e nelle fatture
Dalla dichiarazione dei redditi al pagamento dei fornitori, una risposta tempestiva è fondamentale per una contabilità sana. Questo aspetto tende a rappresentare una sfida per i proprietari di piccole imprese, che devono svolgere più attività, ma è essenziale.
La tecnologia può essere il vostro alleato in questa situazione. Innanzitutto, la documentazione. Se lavorate con uno studio contabile esterno, create un Google Drive con i bilanci e altri file e aggiungeteli non appena li ricevete. In questo modo è possibile consultarli rapidamente e inoltrarli al proprio commercialista, se necessario.
Oltre ad avere tutto documentato e chiaro, dovreste dedicare un po’ di tempo ogni mese per organizzare i pagamenti e controllare i rendiconti finanziari. Impostatelo sul calendario come obbligo ricorrente. Quindi, utilizzate questo tempo per saperne di più sullo stato del vostro bilancio – ora non ci sono più sorprese alla fine del trimestre.
Mantenere i contatti
Con l’aumento dei team globali e remoti, voi e il responsabile della contabilità potreste anche non trovarvi nello stesso luogo. E anche alcuni dei vostri dipendenti, appaltatori e fornitori potrebbero non esserlo. Ma la contabilità e i libri contabili richiedono un sacco di scambi con le stesse persone. Quindi, come risolvere il problema?
Con strumenti come il gestore di contatti condivisi, potete propagare i contatti dei vostri team attraverso gli strumenti di comunicazione, con contatti interni ed esterni.
Ad esempio, se un subappaltatore chiede su WhatsApp a chi deve inviare la fattura, potete semplicemente condividere le informazioni di contatto del gestore delle fatture. D’altra parte, se la vostra società di contabilità chiede le informazioni di contatto di un dipendente, potete condividerle, anche se la società di contabilità non fa parte del vostro dominio Google.
In altre parole, invece di avere contatti accessibili solo all’interno del dominio, la vostra directory può essere condivisa in modo semplice e sicuro attraverso altre piattaforme e tra aziende diverse.
Avere tutto pronto da qualsiasi luogo
Una delle maggiori preoccupazioni di proprietari e dirigenti d’azienda è la necessità di accedere alla rubrica dei contatti da qualsiasi luogo. E potrebbero non avere tutti i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail dei contatti salvati sui loro dispositivi mobili.
Con Shared Contacts for Gmail, è possibile accedere a queste informazioni dal proprio account, sia che si tratti di un browser, di un’applicazione mobile o di altri strumenti, come Google Drive. Non importa quando o dove vi troviate quando dovete raggiungere le persone, non siete limitati ai vostri contatti. Invece, potete semplicemente cercare nell’elenco e trovare chi vi serve.
Ad esempio, se state incontrando un cliente e dovete inviare il suo contratto ai vostri archivi contabili e legali, potete semplicemente salvarlo nell’applicazione Google Drive. Quindi cercate il team contabile e legale nell’elenco e inoltrateglielo. Non sono necessari altri passaggi.
Siete pronti a implementare un sistema di contabilità migliore e più accessibile? Per saperne di più su come la tecnologia aiuta le piccole imprese a crescere!
