I team e i manager delle grandi organizzazioni spesso faticano a tenere traccia di chi devono contattare. Questo può essere difficile ogni giorno. Ecco perché un sistema di directory dei contatti a livello aziendale (Google Workspace LDAP sincronizzato o meno con Microsoft Active Directory) è una risorsa importante da avere a disposizione.
La globalizzazione ha aumentato la necessità di comunicazione e sono nate nuove tecnologie che promuovono la collaborazione tra team. È essenziale sapere chi si deve raggiungere in questo nuovo panorama.
Ad esempio, Whatsapp è diventata la piattaforma di messaggistica standard, ma riuscite a trovare qualcuno della vostra organizzazione su Whatsapp?
I collaboratori devono spesso affrontare una sfida. Dove possono trovare le informazioni di contatto se non hanno mai interagito con la persona?
Per inviare un’e-mail in Gmail o condividere un documento in Google Drive, è necessario disporre del nome utente della persona interessata. Conoscere il nome utente è essenziale prima dell’invio. Altrimenti, Google Workspace non riempirà automaticamente i campi…
Lo stesso vale per i contatti telefonici. Di solito si aggiungono al telefono di lavoro solo le informazioni di contatto dei collaboratori più stretti, ma come si fa a raggiungere qualcun altro?
Questo problema si ripercuote su tutta la comunicazione aziendale. Se non avete aggiunto manualmente qualcuno ai vostri contatti di Google, è impossibile trovare chi vi serve per parlare. Quindi, più l’azienda è grande e diffusa, maggiore è la perdita di tempo che i dipendenti devono affrontare nella ricerca di informazioni.
È possibile risparmiare tempo e migliorare la comunicazione a livello aziendale, disponendo di un elenco del personale sempre disponibile. In questo articolo esploreremo i vantaggi di questo sistema, come implementarlo e aggiornarlo.
Quando avete bisogno di una directory LDAP dei contatti aggiornata?
Avere informazioni aggiornate sui contatti delle persone con cui si lavora è essenziale per migliorare il flusso di lavoro. A volte le persone hanno bisogno di contattare altre filiali e dipartimenti (che a volte si trovano in altri domini di Google) per organizzare i progetti. Spesso la collaborazione all’interno dell’azienda aumenta la produttività e la creatività. Può anche portare soluzioni migliori alle sfide.
Ma poiché tutte le interfacce utente e i dispositivi non sono sincronizzati con tutti i server LDAPS dell’organizzazione, è difficile farlo. I dipendenti sono di solito in grado di trovare solo le persone con cui hanno già interagito, senza la possibilità di richiamare o scoprire altre persone che possono raggiungere.
Ad esempio, se una persona deve inviare le informazioni di un fornitore al reparto finanziario, ma si trova in una fabbrica e non ha mai incontrato il team finanziario. Come fanno a trovare il collega a cui chiedere? È qui che si rivela utile un elenco a livello aziendale.
O che ne dite di un seminario tra persone di diversi dipartimenti? Se non li avete precedentemente aggiunti su Whatsapp o su qualsiasi altro sistema di messaggistica, come farete a sapere il loro numero per incontrarvi per la serata?
Oppure nel settore delle vendite e del marketing, dove spesso le persone devono rivolgersi ai team del supporto tecnico e dell’assistenza clienti per ottenere assistenza? Deve esserci un modo più rapido per scoprire con chi si deve parlare.
Naturalmente, ciò va al di là del consueto ambiente d’ufficio e si ripercuote anche su fonti esterne. Se un membro del team ha bisogno di contattare l’avvocato dell’azienda per una consulenza, ma non ne conosce il nome, può essere difficile portare a termine i compiti in tempo. Se c’è un’emergenza con un camion per le consegne, come possono raggiungere il responsabile centrale per evitare ritardi se non hanno le informazioni aggiornate?
Quali sono le maggiori preoccupazioni per i server LDAP?
I server LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) sono un tipo di server che fornisce un servizio di directory gerarchica per archiviare e organizzare le informazioni in un ambiente. Informazioni su utenti, gruppi, dispositivi e altre risorse.
Questo metodo è tipicamente utilizzato negli ambienti aziendali per fornire un database centralizzato di account utente e altre informazioni a cui possono accedere varie applicazioni e servizi. Utilizzano un’architettura client-server, in cui i client (persone e applicazioni) possono interrogare le informazioni della directory memorizzate sul server. Il server risponde a tali richieste.
In Google Workspace, la funzione LDAP è inclusa nella console di amministrazione di Google.
Tuttavia, questo sistema presenta alcuni problemi, anche se è ampiamente utilizzato in diverse aziende e contesti economici:
Mancanza di sincronizzazione e accessibilità
Idealmente, il server LDAP dovrebbe essere accessibile da qualsiasi dispositivo e utente connesso alla rete, anche offline. Tuttavia, il problema che le aziende che utilizzano Google Workspace devono affrontare è che l’intera directory aziendale non è completamente sincronizzata con i dispositivi mobili (in particolare gli iPhone), con alcuni strumenti o applicazioni (come Zoom o il loro CRM) o con gli utenti al di fuori del dominio principale di Google.
Ad esempio, i dipendenti devono sempre aggiungere manualmente i dati di contatto dei colleghi sui loro telefoni cellulari. In altre parole, se di solito interagite con qualcuno tramite e-mail o Google Meet, dovete trovare da soli il suo numero di telefono per aggiungerlo alla vostra rubrica. E tutti i vostri colleghi dovranno eseguire la stessa identica operazione se un giorno vorranno chiamare quella persona!
Come sincronizzare il vostro Google Workspace LDAP con i dispositivi mobili e altri strumenti
Problemi informatici, di privacy e di sicurezza
Uno dei problemi dei server LDAP, come le directory di dominio di Google Workspace, è che richiedono l’accesso dell’amministratore per essere aggiornati. Spesso i team IT sono responsabili della configurazione del sistema e dell’aggiunta di informazioni, per poi condividerle con l’azienda.
Tuttavia, mantenerli aggiornati non è la priorità principale dell’IT. Tuttavia, potrebbero non permettere agli utenti stessi di aggiornare le informazioni di contatto, poiché ciò richiede i permessi di amministrazione e rappresenta un rischio di sicurezza per le violazioni dei dati.
Come aggiornare i dati di contatto dei dipendenti da parte dei non amministratori
In Google Workspace, se si condivide la directory con gli utenti del dominio, si avrà automaticamente accesso a tutti i dati di contatto di ciascuno. Tuttavia, è possibile che si vogliano nascondere alcune informazioni (come i numeri di telefono o gli indirizzi personali, o le note e i commenti) a determinati utenti. La mancanza di funzioni di sicurezza a livello di campo potrebbe scoraggiare le organizzazioni dal dedicarsi completamente alla condivisione dei contatti della directory.
Come nascondere campi di contatto specifici in Google LDAP?
Mancanza di aggiornamenti
A questo si aggiunge il problema delle informazioni inutilizzabili. Se avete una rubrica, ma i campi, come ad esempio i numeri di telefono, non vengono aggiornati regolarmente, significa che le persone passano il tempo a cercare di raggiungere contatti irraggiungibili. Una volta trovate le informazioni giuste, devono aggiungere manualmente gli stessi dettagli sui loro dispositivi. Questo causa una forte perdita di produttività e una mancanza di comunicazione all’interno dell’azienda.
Come consentire ai dipendenti di aggiornare il proprio profilo LDAP
Condivisibilità non ideale
Se avete bisogno di condividere molte informazioni di contatto con altre persone – investitori, freelance, fornitori, consulenti terzi, ecc – come potete farlo facilmente? Ad esempio, se il servizio di contabilità richiede una comunicazione costante con il team di vendita, come può l’azienda essere sicura di conoscere tutte le persone all’interno e di poterle raggiungere in ogni momento? O chi è responsabile di un progetto o di un cliente specifico?
Sarebbe ideale per loro avere accesso alla directory stessa, specialmente segmentata per i dipartimenti con cui hanno contatti.
Lo stesso problema riguarda la comunicazione tra le filiali. Se un’azienda lavora in tutto il mondo e richiede una collaborazione di gruppo asincrona, è importante che le sottodirectory siano completamente integrate e che le persone possano raggiungere i limiti geografici e gerarchici.
Purtroppo tutto ciò è impossibile con Google Workspace. Ad esempio, non c’è assolutamente modo di condividere la Directory di Google Workspace con utenti esterni all’organizzazione.
Come condividere i contatti Google LDAP con altri domini Google?
5 passi fondamentali per un migliore sistema di elenchi di contatti
Quindi, per rendere la comunicazione migliore, più veloce e più chiara, è importante avere un sistema di contatti che permetta alle persone di trovare chi hanno bisogno in modo rapido. Ci sono alcuni passaggi essenziali per raggiungere questo obiettivo:
Dare agli utenti il potere di aggiornare
Uno degli aspetti più importanti di una rubrica di contatti è il suo aggiornamento. Tuttavia, a causa delle numerose richieste e dei cambiamenti di cui non sono sempre consapevoli, i team IT non possono occuparsi completamente della questione. Ecco perché i sistemi che consentono agli utenti di aggiornare i propri profili di contatto (telefono, biografia, ecc.) sono molto più semplici.
Incoraggiate i membri del team ad aggiungere note e commenti oltre alle informazioni di base sui contatti, e ricordate loro che mantenere i dati aggiornati è meglio per la collaborazione e la tranquillità.
Delegare le responsabilità
In alternativa, è possibile consentire ai responsabili di reparto o agli assistenti amministrativi di aggiornare le informazioni LDAP dei propri team.
Togliere questa responsabilità dalle spalle dei team IT è una tattica per risparmiare tempo. Inoltre, garantirà che gli aggiornamenti dei dati di contatto provengano direttamente dalla fonte.
Sincronizzazione con altri strumenti
Per essere pienamente utile, una rubrica di contatti deve essere accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ovvero: riconoscibile da tutta la rete. Cioè non solo gli utenti, ma anche i dispositivi e le app che visualizzano le informazioni dell’utente. È importante integrare i propri contatti in strumenti come Gmail, Google Drive, Whatsapp, Zoom e molti altri: in questo modo, se si decide di collaborare con qualcuno, è possibile farlo senza problemi.
Condividere e organizzare secondo le necessità
I migliori server di rubriche di contatti hanno un ottimo metodo di condivisione. Sono facilmente consultabili da tutta l’azienda, pur rimanendo sicuri grazie alla protezione tecnologica.
Ricordate: gli utenti non sempre conoscono il nome della persona che vogliono raggiungere. A volte si conosce la loro regione, il loro reparto o semplicemente la loro foto. Assicuratevi di fornire una funzione di ricerca che consenta agli utenti di trovare le persone di cui hanno bisogno in base alla gerarchia, alle competenze o alla posizione.
Come organizzare meglio i contatti in Google Workspace
Come trovare qualsiasi contatto con la ricerca avanzata
Informazioni di contatto sicure
Condividere le informazioni di contatto è ottimo, ma non a scapito della privacy. Assicuratevi che il vostro sistema di gestione delle directory consenta l’accesso dei contatti giusti agli utenti giusti. Inoltre, assicuratevi che quando un contatto viene condiviso, solo le persone giuste possano vedere/aggiornare i dati giusti. Ad esempio, una scuola dovrebbe condividere le informazioni di base di tutti (indirizzo e-mail, nome, immagine del profilo), ma potrebbe voler nascondere al personale non amministrativo gli indirizzi personali o le note aggiunte dagli insegnanti sugli studenti. La chiave è un LDAP sicuro.
Vantaggi della directory condivisa
Quando un’azienda fornisce al proprio personale un accesso onnipresente a una directory completa e aggiornata, garantisce una comunicazione più semplice e minori incomprensioni. In questo modo tutti hanno un flusso di lavoro migliore e possono concentrarsi meglio sulle attività da svolgere.
Per saperne di più sulle migliori pratiche, consultate la nostra guida alla gestione dei contatti!
