Quando si lavora in un’organizzazione, uno degli aspetti più significativi della produttività è la condivisione delle conoscenze. Molte delle conoscenze con cui lavoriamo oggi si basano sui contatti con cui facciamo affari. In altre parole, il business è fatto di persone e i contatti sono l’ingrediente principale della conoscenza che condividiamo sul lavoro.
Grazie all’aggregazione delle informazioni, il vostro team può ottenere risultati migliori. Avendo accesso a un maggior numero di informazioni, i vostri dipendenti possono migliorare le loro prestazioni. Per beneficiare appieno della condivisione delle conoscenze, è necessario fornire strumenti che consentano la condivisione dei dati e aiutino ad automatizzare questo processo.
A prima vista, potrebbe sembrare facile condividere i contatti. Basta inviare al collega i dati di contatto e il gioco è fatto. Certo, è semplice se si tratta di uno o due contatti, ma come si fa a condividere più contatti e come si fa a condividere il patrimonio di conoscenze su questi contatti che si è raccolto nel corso degli anni?
È qui che entrano in gioco le applicazioni che aiutano l’organizzazione a lavorare in modo più efficiente. Contatti condivisi per Gmail è solo uno degli esempi: facilita la condivisione dei contatti creando un archivio di contatti comune tra i colleghi e consentendo alla vostra organizzazione di condividere i contatti nello stesso modo in cui si condividono i documenti di Google o i fogli di calcolo (per gli appassionati di fogli di calcolo).
In questo post del blog analizzeremo più da vicino perché i vostri dipendenti dovrebbero avere un modo semplice per condividere i contatti tra loro e perché è così importante fornire gli strumenti che facilitano la condivisione dei contatti, in modo efficiente tra i team e all’interno dell’organizzazione.
Risparmiare tempo per i membri del team
Conoscete qualcuno a cui piace perdere tempo? Nemmeno noi. Essere produttivi sul lavoro è una delle chiavi del successo.
Forse non ci pensate, ma la condivisione dei contatti in un’organizzazione può costare molto tempo e causare attriti tra i dipendenti che devono condividere continuamente i contatti e tenerli aggiornati.
Risparmiare tempo è uno degli aspetti più cruciali della condivisione dei contatti e la ragione della maggior parte degli strumenti che utilizziamo al lavoro. Soprattutto per quanto riguarda i contatti, perdiamo minuti preziosi o addirittura ore creando e condividendo manualmente i record dei contatti. Ma l’uso di plugin dedicati può rendere questo processo più efficiente e aiutare a risparmiare tempo.
Una volta condivisi i contatti con i vostri dipendenti, potrete risparmiare tempo anche per i vostri clienti e partner commerciali, in quanto la comunicazione sarà molto più rapida e adeguata alle esigenze dei clienti. Invece di dedicare tempo a compiti noiosi, il team del servizio clienti o i rappresentanti delle vendite avranno più tempo per concentrarsi su ciò che è essenziale per l’azienda.
Esempio: Produttività del team di vendita attraverso la condivisione dei contatti
Siete responsabili dell’organizzazione di un evento. Nel vostro team di vendita ci sono quattro persone. Il vostro obiettivo principale è vendere alcuni stand.
Ogni venditore ha una propria rubrica. Alcuni di loro hanno addirittura lo stesso contatto nella loro rubrica (come sappiamo, i rappresentanti di vendita di solito hanno i dettagli di contatto dei decisori più critici salvati nel loro taccuino o nel loro telefono). Tuttavia, devono aggiornarlo individualmente se emergono nuove informazioni. È faticoso, richiede tempo e, in definitiva, è fastidioso.
Perché? Gmail non consente agli utenti di condividere i contatti. Per quanto possa sembrare ridicolo, è esatto e può rendere il lavoro un incubo.
I rappresentanti di vendita vorrebbero lavorare sulla stessa rubrica, regolarmente aggiornata in tempo reale, per risparmiare tempo e fatica. Con Shared Contacts for Gmail, potete condividere i contatti con i vostri colleghi e, quindi, concludere più rapidamente i vostri affari.
Come venditore, potete condividere la vostra rubrica con gli utenti e i gruppi di vostra scelta. È possibile scegliere chi può modificarlo o eliminarlo, oltre ad alcune opzioni di sincronizzazione. Anche se l’avete condivisa con altri, avete ancora un certo controllo su di essa.
Quando si condivide il contatto manualmente, è possibile che lo si perda di vista. La rubrica creata è ora disponibile per tutti coloro a cui è stato concesso l’accesso. I contatti sono sincronizzati, il reparto vendite è soddisfatto, i dati dei clienti vengono aggiornati automaticamente anche nel gruppo condiviso e gli stand si vendono rapidamente.
Esempio: Lavorare nel settore dell’istruzione
Immaginate una scuola in cui 100 insegnanti impartiscono lezioni a dieci classi, ma in ogni classe c’è un solo insegnante leader che ha contatti con tutti i genitori degli studenti.
Immaginate poi che un insegnante voglia contattare un paio di genitori per una gita scolastica. Un altro insegnante vorrebbe mettersi in contatto con i genitori di un particolare studente di grande talento e vuole discutere di mandare il figlio a un concorso.
La lotta è reale. Chiunque abbia lavorato a scuola sa che è una corsa infernale, e chiedere ai colleghi un solo contatto può richiedere secoli.
È qui che i Contatti condivisi per Gmail si rivelano utili, aiutando le organizzazioni grandi e ben strutturate a condividere i contatti all’interno dei team. Senza problemi. E in pochi secondi.
Consentire una comunicazione fluida
Quanto spesso un cliente richiede il contatto di più team? La risposta è semplice: molto spesso.
A volte i clienti hanno bisogno dell’aiuto del servizio clienti, altre volte il vostro team di vendita ha bisogno di inviare loro un’e-mail per un altro motivo. All’interno di un’organizzazione, una volta condivisi i dati, è possibile semplificare ogni procedura.
Inutile dire che è molto utile se il team ha molti nuovi membri o quando i membri del team hanno dei giorni liberi. Nessuno vorrebbe essere disturbato durante le vacanze con mail e richieste di informazioni su un singolo contatto.
Quindi, oltre alla soddisfazione dei vostri clienti, dovete occuparvi anche della felicità dei vostri dipendenti, non lasciarli reagire durante le vacanze e sistemare tutto prima dei loro giorni di riposo.
Date un’occhiata alle storie dei nostri clienti per vedere come stiamo aiutando diverse organizzazioni a creare un processo di comunicazione interna più fluido.
Assistenza alle vendite
Strumenti come Contatti condivisi per Gmail possono essere utili per il team di vendita mentre i suoi membri approcciano nuovi clienti.
I rappresentanti della vostra azienda devono sapere se uno dei loro colleghi ha già contattato un potenziale cliente o meno. O forse un nuovo contatto è interessato alla vostra offerta e qualcun altro lo sostituisce? Deve essere visibile l’argomento della discussione e quali sono i punti interessanti per il potenziale cliente.
In genere i team di vendita si dividono in due gruppi. In genere, un rappresentante per lo sviluppo del business è alla ricerca di nuovi potenziali clienti e cerca di farli entrare. Un rappresentante di vendita si occupa poi di queste prospettive per chiudere l’affare. I contatti e le informazioni relative ai contatti devono essere condivisi in modo efficiente in questa intersezione tra Business Development e Vendite. Se non è efficiente, non lo farà chi lavora nelle vendite.
Svolge un ruolo ancora più importante se la vostra azienda non dispone di un CRM e non ha intenzione di dotarsene. Non tutte le aziende hanno bisogno di un CRM. Un’area di lavoro di Google ben personalizzata, insieme a Contatti condivisi per Gmail, può sostituire con successo il CRM e portare alle stelle il processo di vendita.
Sostenere la comunicazione
La vita è imprevedibile e non potete sapere quando i vostri dipendenti potrebbero ammalarsi, ad esempio.
Per evitare che l’assenza imprevista di un membro del team influenzi il rapporto con un cliente, è necessario assicurarsi che i dipendenti condividano i dati essenziali, compresi i contatti.
Prima si agisce, prima si può essere certi che i dati dei clienti e dei contatti siano archiviati in modo sicuro. In questo modo, non dovrete preoccuparvi di tali circostanze.
Proteggere i dati
Possiamo essere certi che in quasi tutte le organizzazioni i dipendenti troveranno il modo di condividere i contatti. Per questo motivo è essenziale fornire un’app che renda questo processo più semplice e sicuro.
Con uno strumento dedicato, i dati della vostra azienda saranno al sicuro. Durante la condivisione dei contatti, prestate attenzione alla gestione degli accessi. Probabilmente non volete che tutti abbiano accesso a un intero elenco di contatti.
È possibile condividere gruppi di contatti con i dipendenti giusti e consentire loro di modificare o aggiornare l’elenco. Condividere contatti sensibili su un pezzo di carta o sotto forma di nota adesiva non è sicuro (e non è nemmeno conforme al GDPR), e dovete affrontarlo.
Con Contatti condivisi per Gmail, potete controllare chi può modificare, chi può eliminare e chi può sincronizzare i contatti in una rubrica condivisa. In questo modo, potrete assicurarvi che nessuno non autorizzato possa accedere al vostro prezioso elenco di contatti.
Come condividere i contatti di Google?
Se la vostra azienda utilizza l’area di lavoro di Google o anche singoli account Gmail per i contatti e la comunicazione, siete fortunati! Sebbene Google non offra alcuna funzione nativa che consenta di condividere i contatti direttamente tra diversi account, Shared Contacts for Gmail permette di condividere i contatti tra le organizzazioni.
I Contatti condivisi per Gmail possono essere una funzione rivoluzionaria per le organizzazioni che utilizzano l’ecosistema Google per il lavoro quotidiano. All’interno dell’universo di google workspace, i vostri dipendenti possono condividere documenti, fogli di calcolo e contatti, e ora possono condividere i contatti in modo semplice e veloce.
È possibile utilizzare i Contatti condivisi per Gmail in diversi modi. Il modo più semplice è registrarsi per una prova gratuita e poi installare il nostro componente aggiuntivo per Gmail. Dopo aver aggiunto Shared Contacts for Gmail alle vostre organizzazioni, potrete condividere i contatti e impostare le autorizzazioni per garantire il controllo su chi può aggiornare e modificare i contatti.
I telefoni cellulari/ tablet e persino Microsoft Outlook supportano i Contatti condivisi per Gmail. Aggiorna automaticamente ogni singola modifica su tutti i dispositivi, in modo che i vostri dipendenti possano sempre accedere a informazioni aggiornate e non debbano perdere tempo con informazioni obsolete.
In questo modo, i vostri colleghi possono condividere i loro contatti senza problemi e, se necessario, trarre vantaggio dalle connessioni degli altri. Il vostro servizio clienti, gli account manager o i rappresentanti di vendita vi ringrazieranno per questo. È anche sicuro, quindi non dovete temere la fuga di dati sensibili relativi ai contatti della vostra organizzazione.
L’accesso limitato all’API protegge la privacy dei vostri contatti. È garantito che i contatti vengano condivisi solo all’interno dell’organizzazione e non al di fuori di essa. I contatti condivisi sono supportati sul proprio dominio, sui sottodomini e sui domini esterni. Non dovrete più preoccuparvi se avete un indirizzo e-mail diverso da @gmail.
Conclusione
Molte aziende sottovalutano il potere della condivisione dei contatti. Le ragioni sono molteplici: alcuni pensano che non sia sicuro. Altri sostengono di non averne bisogno.
Alcune aziende non lo implementano di proposito. Ad esempio, il team di vendita non vuole condividere le relazioni e i contatti dei clienti. Ciò può essere dovuto alla paura di rubare i contratti all’interno di un’organizzazione.
Qualunque sia il motivo, è giunto il momento di aprire gli occhi e apprezzare la fluidità della condivisione dei contatti. Può rendere il lavoro più accessibile, più efficace, più rapido e più soddisfacente.
In sintesi, la condivisione dei contatti in modo sicuro tra le organizzazioni aumenta la trasparenza. Inoltre, promuove la collaborazione e la comunicazione interna e migliora i risultati aziendali.
Iniziate oggi stesso: utilizzate i Contatti condivisi per Gmail e aumentate la produttività del vostro team. È disponibile su Google Marketplace. Questa applicazione è facile, intuitiva e molto leggera. In questo modo, nessuno dovrà affrontare problemi di onboarding e di implementazione delle attività quotidiane. Buona fortuna per migliorare le prestazioni della vostra azienda!
