Shared Contacts for Gmail®
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Tecnicamente, non è necessario assegnare le licenze manualmente. L’applicazione stessa assegna automaticamente le licenze.
Shared Contacts for Gmail® prevede una licenza per ogni account con cui si condividono le etichette.
Vediamo questo scenario. John è l’amministratore dell’account. Ha acquistato cinque (5) licenze. Poi condivide le etichette con quattro colleghi: Jake, Alice, Sofie e Kate.
L’applicazione conta come cinque (5) licenze utilizzate. La licenza numero 1 è ovviamente assegnata a John. Di conseguenza, la licenza numero 2 viene assegnata alla prima persona con cui John ha condiviso il contatto, diciamo Jake. Le licenze numero 3, 4 e 5 vanno rispettivamente ad Alice, Sofie e Kate.
Anche in questo caso, l’amministratore o gli utenti finali non devono fare nulla dalla scheda “Utenti e licenze” dell’applicazione.
Supponiamo che John debba condividere l’etichetta con un nuovo dipendente, Liam. In questo scenario, John deve acquistare una licenza aggiuntiva.
Solo l’amministratore dell’account può acquistare licenze aggiuntive. Può farlo facendo clic su “Acquista licenze” nella pagina “Utenti e licenze”.
Ad esempio, Kate lascia l’azienda. In questo caso, John, l’amministratore, deve semplicemente togliere l’etichetta a Kate. In questo modo si libera automaticamente una licenza che sarà disponibile per l’utente sostitutivo.
Leggi: Come liberare le licenze per gli utenti defunti
In uno scenario diverso, Kate lascia l’azienda e Liam la sostituisce. In questo caso, John deve solo “togliere la condivisione” dei contatti a Kate.
Leggi: Come rimuovere i contatti che sono stati condivisi con gli altri
Dopo aver fatto ciò, la licenza numero 5 rimane inutilizzata finché John non la assegna a Liam, semplicemente facendo clic sull’icona “condividi” nell’elenco dei contatti.
Per prima cosa, John, l’amministratore deve togliere l’etichetta all’utente che non farà più parte del gruppo. La procedura è simile a quella del caso n. 2. Sta liberando la licenza numero 5.
Successivamente, deve acquistare una licenza aggiuntiva. Questa sarebbe la licenza numero 6. Ora sono disponibili due licenze. Ora può condividere le etichette per i nuovi dipendenti.
Questa è la scheda Utenti e licenze vista dall’applicazione Web.
① “Numeratore” → il numero di licenze disponibili. Prendendo questo esempio, significa che è possibile condividere i contatti con altri 190 utenti.
② “Denominatore” → il numero totale di licenze acquistate. Acquistare più licenze se il numeratore è
③ “Gestisci licenze” → Questo menu porta alla pagina in cui è possibile vedere e condividere o meno i contatti o gli elenchi di contatti. Quando si nota che il “numeratore” è quasi uguale al “denominatore”, allora può essere il momento di liberare alcune licenze e lo si può fare facilmente facendo clic su questo link.
④ “Acquista licenze” → Solo gli amministratori degli account possono accedere a questo link. L’amministratore dell’account ha la sola autorità di aggiungere altre licenze. Se non siete l’amministratore dell’account e avete bisogno di condividere le etichette con altri utenti, contattate l’amministratore dell’account per farlo.
⑤ “X Licenze” → Numero totale di licenze. Simile al numero ②.
⑥ “X utenti app” → È il numero totale di licenze utilizzate. In questo esempio, ci sono 60 utenti diversi con accesso variabile alle etichette.
⑦ “X utenti Google workspace” → È il numero di utenti nel dominio Google Workspace.
⑧ “Cerca collaboratori” → I collaboratori sono gli utenti che hanno una licenza. È possibile utilizzare questa funzione per conoscere tutte le etichette condivise da un determinato collaboratore.
⑨ “Stato” → Mostra lo stato di collaborazione dell’utente (Normale/Cancellato/Sospeso/Banciato/Revoca/In attesa di invito/Sconosciuto).
⑩ “Licenziato” → Indica se all’utente è stata assegnata una licenza o se l’utente necessita di una licenza.
⑪ “Ricerca negli elenchi dei contatti” → La barra di ricerca consente di trovare un determinato utente nel gruppo. È possibile utilizzare questa funzione per controllare tutte le etichette condivise con un utente specifico.
⑫ “Contatti” → Tutti gli utenti che hanno una licenza.
⑬ “Etichette” → Elenco delle etichette condivise con l’utente.
Attraverso questa pagina, l’amministratore può facilmente revocare l’accesso a tutte le etichette condivise con un account. Questo è particolarmente utile quando un dipendente lascia l’azienda. Inoltre, l’amministratore può visualizzare questa pagina per rivedere tutte le etichette condivise dagli utenti.
D’altra parte, l’amministratore non ha bisogno di questa pagina per assegnare le licenze. Come già detto, le licenze vengono assegnate automaticamente. Una licenza viene utilizzata da ogni account che accetta un’etichetta condivisa.
