Het beheren van alle contacten op scholen of onderwijsinstellingen vergt veel werk. U moet ervoor zorgen dat de e-mailadressen, telefoonnummers en andere contactgegevens van de studenten up-to-date zijn. Hoewel het niet alleen de studentendatabase is, maar ook hun ouders of voogden. Daarnaast ook de hele faculteit, het personeel en andere belanghebbenden.
Om de zaken soepel te laten verlopen, zou uw onderwijsinstelling – of het nu een K12-school, universiteit, schooldistrict of club is – een goede oplossing voor contactbeheer moeten overwegen, waarmee de docenten, instructeurs en medewerkers tijd kunnen besparen op handmatig werk en zich kunnen concentreren op het belangrijkste aspect van hun werk: lesgeven.
Als u niet zeker weet hoe u verder moet, kunnen wij u helpen! Laten we de meest voorkomende problemen met betrekking tot contactbeheer in Google Workspace for Education doornemen en kijken hoe ze kunnen worden opgelost.
Gemeenschappelijke uitdagingen voor onderwijsinstellingen, waaronder K12, schooldistricten en universiteiten
Informatie gaat verloren wanneer er geen gecentraliseerde contactendatabank is
Scholen en instellingen die Google Workspace for Education gebruiken, hebben een probleem met contactbeheer. Zij hebben moeite om de omvangrijke contactinformatie van leerlingen en bij uitbreiding van hun ouders per klas te organiseren. Zij ervaren dit probleem omdat Google Workspace niet toestaat dat gebruikers contactgroepen met iemand delen.
Bovendien levert het delen met meerdere personen op de lange termijn problemen op, aangezien sommige informatie privé en vertrouwelijk is.
Studenten kunnen bijvoorbeeld bepaalde informatie over andere studenten niet weten. Degenen die de database beheren, moeten dus extra voorzorgsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat alle privé-informatie zorgvuldig wordt behandeld.
In Google Workspace for Education kun je contactlijsten (ook wel labels genoemd) maken. Helaas kunt u die contactlijsten niet delen zoals CRM-gebruikers dat doen. De reden hiervoor is dat Google Workspace for Education geen ingebouwde functionaliteit voor delen heeft. Elke gebruiker moet individueel zijn eigen labels aanmaken. Dus wanneer een gebruiker bepaalde contactgegevens bijwerkt, worden de andere labels van de apparaten van andere gebruikers niet bijgewerkt. Alle andere gebruikers moeten de contactgegevens afzonderlijk bijwerken.
Lees hier meer over het maken van labels .
Laten we een eenvoudig voorbeeld bekijken. Komt er halverwege het jaar een nieuwe leerling bij, dan moet elke leraar en elk personeelslid afzonderlijk zijn lijst bijwerken. Wat een administratieve nachtmerrie!
Daar komt nog bij dat de pandemie heeft geleid tot nieuwe technologieën voor onderwijs op afstand, waardoor een nieuwe reeks communicatieproblemen is ontstaan, aangezien er geen gecentraliseerde databank is voor het centraliseren van de contactinformatie van de studenten.
De oplossing
Kunnen samenwerken en op de hoogte blijven van vertrouwelijke informatie over leerlingen is een cruciaal onderdeel van het werk van een leraar.
Zo kunnen zij de situatie van hun leerlingen beter begrijpen en hen dienovereenkomstig ondersteunen. De leraren kunnen wat inzicht verliezen als ze niet samenkomen voor koffiepauzes. Het is geen ideale situatie.
Wanneer iedereen informatie afzonderlijk opslaat en docenten, professoren en ander personeel elkaar niet noodzakelijkerwijs voortdurend persoonlijk ontmoeten, is het mogelijk dat zij bepaalde informatie over hun leerlingen niet kennen.
Shared Contacts for Gmail® stelt alle medewerkers in staat opmerkingen achter te laten op de contactkaarten van de leerlingen, zodat ze op de hoogte blijven van alles wat er met de leerlingen gebeurt.
Er moet rekening worden gehouden met de mate van vertrouwelijkheid
In Google Workspace for Education bevindt zich de hoofdmap met de e-mails en andere contactgegevens van alle gebruikers. In deze gids wordt de informatie op dezelfde plaats verzameld zonder enige scheiding.
Een onderwijsinstelling zoals een universiteit zal dus een lijst van duizenden mensen bij elkaar hebben op één plek, de Google Workspace directory.
Dit werkt dus niet goed wanneer bepaalde informatie vertrouwelijk moet zijn – bijvoorbeeld de lijst van verkopers of het persoonlijke adres van een professor.
U kunt niet zomaar de hoofdmap delen met alle leerlingen, want dan hebben ze automatisch toegang tot alle informatie in die map.
In plaats daarvan moet u 1) de verschillende mensen in verschillende lijsten kunnen indelen, 2) toegangsrechten geven aan bepaalde mensen, en 3) bepaalde velden alleen zichtbaar maken voor bepaalde mensen.
En daarvoor is Google Workspace for Education een beperkte tool.
Verschillende technologieën brengen nieuwe uitdagingen met zich mee
Om het nog erger te maken, gebruiken leerkrachten veel hulpmiddelen in de klas. Dit gebeurt met name in afgelegen en reguliere omstandigheden.
Als je een tool als Zoom gebruikt, en je wilt een hele klas uitnodigen voor een Zoom-vergadering, dan kun je dat niet gemakkelijk doen zonder een goede contactendatabank.
Met een tool als Shared Contacts for Gmail® kunt u gemakkelijk een uitnodiging sturen naar een heel contactlabel of lijst via elke tool die u gebruikt.
Misschien gebruikt uw onderwijsinstelling een IP-telefoon. Het zou niet goed functioneren als de contacten op elk van de honderd professoren afzonderlijk worden opgeslagen. Daarvoor heb je een gecentraliseerde contactdatabank nodig.
De bovengenoemde situaties bepalen waarom onderwijsinstellingen één gesynchroniseerde contactbasis nodig hebben. Bovendien is de synchronisatie met hun gebruikers, apps en apparaten volgens hun machtigingen. Dit voorkomt het gedoe van zoeken naar – of missen van – informatie.
Verlies nooit contactgegevens
Dan is er nog de kwestie van het niet willen verliezen van contactinformatie, en je moet ervoor zorgen dat je de mogelijkheid hebt om verloren contacten te herstellen.
Zonder een goed contactbeheersysteem kunt u verloren contacten niet gemakkelijk herstellen, en zou u per ongeluk alle informatie kunnen wissen zonder die ooit terug te kunnen vinden.
Met Shared Contacts for Gmail® kunt u ervoor kiezen sommige van uw adresboeken elk jaar of semester te archiveren – of definitief te verwijderen.
Lees meer: Beheer van gedeelde contacten voor Google for Education
Hoe kunt u uw Google Workspace for Education optimaal benutten?
Shared Contacts for Gmail® is de perfecte contactbeheeroplossing voor Google Workspace for Education. Het is een op de cloud gebaseerde tool die is ontworpen om u te helpen met uw problemen op het gebied van contactbeheer.
Het biedt docenten, professoren en ander personeel een gecentraliseerd, collaboratief adresboek georganiseerd per klas of andere categorieën. Bovendien synchroniseert deze app perfect met hun Google Workspace tools, hun mobiele apparaten en andere apps van derden die ze dagelijks gebruiken.
Aan de slag met Gedeelde contacten voor Gmail®:
✅ Organiseer uw contacten in lijsten of labels
✅ Deel de lijsten met de relevante groepen mensen (met de relevante autorisatie & toegangsrechten)
✅ Bepaal welke informatie vertrouwelijk is (bv. persoonlijke telefoonnummers van leerkrachten, enz.)
✅ Moedig uw personeel aan om opmerkingen toe te voegen en samen te werken via de centrale contactkaart. Hierdoor heeft iedereen hetzelfde informatieniveau.
Lees meer: Google Workspace voor het onderwijs
