Inleiding

Veel, vooral grotere, bedrijven en organisaties gebruiken een CRM om hun klantgegevens van verschillende kanalen – website, sociale media, klantenondersteuningskanalen, enzovoort – op één plaats op te slaan en te beheren. Een CRM helpt uw bedrijf de interacties met huidige en potentiële klanten te beheren. Ons wordt vaak verteld dat we een CRM nodig hebben om echt zorg te dragen voor onze klantenrelaties. Een belangrijke vraag voor gebruikers van G Suite / Google Workspace is echter: Heb je echt een CRM nodig als je G Suite / Google Workspace al gebruikt? In dit artikel overlopen we de voor- en nadelen van G Suite / Google Workspace als uw CRM, en hoe het in de praktijk werkt als u besluit uw G Suite / Google Workspace tools te gebruiken als uw CRM in plaats van een ander systeem te implementeren.

Waarom een CRM niet voor elk bedrijf de beste oplossing is

Laten we een paar redenen doornemen waarom de implementatie van een CRM voor uw bedrijf al dan niet de juiste oplossing is.

Bij grotere bedrijven met honderden of zelfs duizenden contacten kan een CRM heel goed essentieel zijn om zo’n grote hoeveelheid contacten te beheren. Bij kleinere bedrijven die G Suite / Google Workspace tools gebruiken in hun dagelijkse workflows, is de keuze voor een CRM op lange termijn misschien niet de optimale oplossing.

Het implementeren van nieuwe instrumenten is tijdrovend

Nieuwe-tools-implementeren-is-tijdrovend.png-768x768

Iedereen weet dat het altijd moeilijk is om uw teamleden hun gewoonten te laten veranderen en nieuwe tools onder de knie te krijgen. En het kost tijd en moeite om werknemers te leren de nieuwe hulpmiddelen te gebruiken. Soms is het nodig om je manier van werken te verbeteren, en vaak als je team eenmaal een nieuw hulpmiddel onder de knie heeft, willen ze het nooit meer loslaten.

Het is echter belangrijk om te onthouden dat zodra u uw team laat kennismaken met een nieuw hulpmiddel en hen begint op te leiden, u in wezen uw bedrijfsactiviteiten op pauze zet. U kunt uw tools pas gebruiken als ze goed geïntegreerd zijn met uw bestaande tools, en u zult er nooit optimaal gebruik van kunnen maken als uw team niet goed getraind is om dat te doen.

Vergeet niet dat alle nieuwe tools die u introduceert – vooral zoiets impactvols als een CRM, dat door bijna iedereen in uw bedrijf zal worden gebruikt – moeten worden gecoördineerd met IT, verkoop en alle andere afdelingen. Op die manier kunt u alles goed integreren en nieuwe processen creëren die soepel zullen verlopen. En dat is in de eerste plaats waarom u een CRM implementeert: om alles soepel te laten verlopen.

Het is cruciaal om er zeker van te zijn dat u een nieuwe tool echt nodig hebt voordat u hem implementeert. En ja, als uw probleem niet kan worden opgelost zonder een nieuw hulpmiddel, is het zeker een goed idee om het uit te proberen. Ook al vereist de invoering van een nieuw instrument een minimale opleiding, het moet volledig geïntegreerd zijn in alle bestaande gewoonten van de gebruikers. Als het gaat om contact- en klantenbeheer, biedt G Suite / Google Workspace al de nuttigste tools – en waarschijnlijk is uw team er al mee vertrouwd.

CRM-licenties zijn duur

Zelfs de startersplannen van veel CRM’s zijn duur, en meestal gaat de prijs omhoog naarmate u meer functies krijgt.

CRM-licenses-are-costly-768x428

De gemiddelde CRM kost tussen $20 en $50 per gebruiker per maand, maar meer geavanceerde licenties kunnen tot $150 (of meer) per maand per gebruiker kosten. Hoewel u misschien denkt dat de jaarlijkse kosten dan automatisch tussen de 240 en 1.800 dollar per gebruiker liggen, moet u rekening houden met de uren die nodig zijn om het systeem in te stellen, en vervolgens met alle training die uw team nodig heeft om de kneepjes van het vak te leren.

Veel bedrijven gebruiken hun CRM alleen voor het beheer van en de toegang tot gemeenschappelijke contacten, inclusief notities daarover. Als je je contacten al op Google Contacts hebt staan, betaal je dan al dat geld voor niets als je er een CRM bovenop krijgt?

Als gebruiker van G Suite / Google Workspace beschikt u al over veel functies waarvoor u anders extra zou moeten betalen. We komen zo op het hoe, maar vooral als uw bedrijf kleiner is en niet elke maand zo’n grote hoeveelheid contacten en inkomende leads heeft, beschikt u waarschijnlijk al over alle hulpmiddelen die u nodig hebt. Door een plugin zoals Shared Contacts for Gmail te installeren, kunt u gemakkelijk de notities delen die u over een contactpersoon maakt.

Vertrouwen op een CRM kan uw klantervaring schaden

Vertrouwen op een CRM kan de klantervaring schaden-768x432

Hoewel CRM-software klantinteracties vaak efficiënter maakt, kan het helaas de menselijke maat wegnemen. Veel acties in een CRM-systeem zijn geautomatiseerd, van berichten- en agendabeheer tot gegevensinvoer, bijwerken van contacten en bijwerken van leads en kansen.

Idealiter zijn uw klantinteracties een gezonde combinatie van menselijke communicatie en geautomatiseerde taken. Hoewel u uw klanten meestal rechtstreeks vanuit uw CRM kunt e-mailen, hebt u vaak nog een aparte e-mail voor andere, niet-klantgerelateerde e-mails, wat betekent dat u elke dag twee platforms tegelijk gebruikt.

Met G Suite / Google Workspace kunt u, net zo efficiënt als met een CRM, herinneringen instellen om een afspraak met een klant te boeken. U kunt hen dan e-mailen of een vergadering boeken vanuit hun Google-agenda, rechtstreeks vanuit uw e-mail inbox, en u kunt zelfs e-mails inplannen voor een ander tijdstip.

Door ervoor te zorgen dat al uw e-mails persoonlijk door u worden geschreven en verzonden, creëert u een consistente klantervaring – terwijl u slechts één platform gebruikt.

Hoe u G Suite-tools kunt gebruiken om contacten te beheren in plaats van een CRM

Hoe-G-Suite-tools-te-gebruiken-om-contacten-te-beheeren-inplaats-van-een-CRM-768x533

Veel bedrijven en organisaties hebben behoefte aan een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot hun contacten, de informatie van hun leads en contacten, en aan een gemeenschappelijke basis voor alle contacten. Een belangrijk aspect van klantencommunicatie is ook dat uw hele team op hetzelfde niveau samenwerkt en toegang heeft tot de contacten.

Dit is typisch waar een CRM een rol speelt. Maar wat als we u vertellen dat u niet echt een CRM nodig hebt om uw contacten te kunnen organiseren, delen en beheren? Simpel gezegd zijn de belangrijkste dingen die u zou krijgen van het inzetten van een CRM al mogelijk binnen G Suite / Google Workspace.

Organiseer, beheer en deel uw Google-contacten

Binnen G Suite / Google Workspace kunt u uw contacten organiseren in verschillende categorieën en adresboeken door er labels aan toe te voegen. U kunt de etiketten zelf kiezen en nieuwe toevoegen wanneer dat nodig is.

U kunt ook alle gegevens van uw contacten op dezelfde plaats beheren, en gemakkelijk notities en andere informatie toevoegen in de contactgegevens. Aangepaste velden toevoegen is ook mogelijk.

Tot slot kunt u met een simpele klik contacten delen met uw bedrijf, net als bij het delen van Google Docs. Wijs eenvoudig toegang en machtigingen toe aan de mensen in uw organisatie die ze nodig hebben, en iedereen kan de informatie van uw contactpersoon zien, de notities die eraan zijn gekoppeld, en alle eerdere interacties die u met dat contact hebt gehad.

Of u nu in Gmail, Google Contacts of de contacten-app van uw telefoon zit, u kunt altijd de contacten van uw bedrijf bijwerken als ze goed gesynchroniseerd zijn.

Uw bedrijfscontacten bijwerken als ze goed gesynchroniseerd zijn

Direct relevante informatie toevoegen aan uw contacten

Zodra u het contact hebt toegevoegd aan uw Google Contacten, kunt u zaken als een bedrijfsnaam en de titel van de persoon toevoegen, evenals hun relevante telefoonnummers en andere contactgegevens. U kunt ook notities toevoegen over vergaderingen die u met dit contact hebt gehad, bijvoorbeeld als ze een demo van uw product hebben aangevraagd voordat ze een aankoopbeslissing nemen.

U kunt deze informatie gemakkelijk bijwerken of aanvullen, en alle informatie die aan een contactpersoon is gekoppeld, is zichtbaar voor iedereen in uw bedrijf met wie u deze hebt gedeeld.

Direct relevante contactgegevens toevoegen of bijwerken

Bekijk uw vorige interacties met een contactpersoon in een oogopslag

Wanneer de persoon is toegevoegd aan uw Google Contacten, kunt u ook direct uw gedeelde vergaderingen zien, alle e-mails die u hebt uitgewisseld en alle andere interacties die u hebt gehad, direct in één duidelijk oogopslag.

Als u het contact bijvoorbeeld toewijst aan een collega die moet weten wat er eerder met deze persoon is besproken, kan hij elke interactie direct zien zonder dat u hem apart hoeft te informeren.

Het is ook gemakkelijk om met één klik een e-mail, agenda-event of andere interactie te openen.

Bekijk uw vorige interacties met een contactpersoon in een oogopslag

Werk samen en verlies nooit een update over uw leads en klanten

Met een plug-in als Shared Contacts for Google Workspace kunnen u en uw gebruikers overal in Google Workspace samenwerken aan uw leads en klanten, door opmerkingen en notities toe te voegen en een melding te ontvangen wanneer het contact wordt bijgewerkt.

Zodra u het contact hebt toegevoegd aan uw Google Contacten, kunnen gebruikers opmerkingen of notities toevoegen aan het profiel van dat contact vanaf elke plek in Google Workspace. Met opmerkingen kunt u belangrijke informatie toevoegen over interacties die u met dit contact hebt gehad, bijvoorbeeld of zij ondersteuning hebben gevraagd voor een bepaalde functie voordat zij tot aankoop hebben besloten.

U kunt gemakkelijk extra informatie bijwerken of toevoegen. Alle informatie die aan een contactpersoon is gekoppeld, is toegankelijk voor gebruikers in uw bedrijf met wie u het hebt gedeeld.

Met de commentaarfunctie kan iedereen in uw team die met de klant te maken heeft, samenwerken en relevante informatie achterlaten om op de hoogte te blijven van vitale informatie over de klant. Als u een teamlid vermeldt of tagt in de commentaarsectie, krijgt hij of zij een melding dat er een update is gemaakt, zodat iedereen op de hoogte is van de laatste activiteiten over wat er met die klant aan de hand is.

Werk samen en verlies nooit een update over uw leads en klanten

Evenementen en taken aanmaken via Gmail

Met G Suite / Google Workspace kunt u ook vergaderingen organiseren – op afstand en persoonlijk – en herinneringen instellen voor uzelf en anderen in uw bedrijf. Als een prospect bijvoorbeeld via e-mail een vergadering met uw vertegenwoordiger aanvraagt, kunt u rechtstreeks vanuit die e-mail een vergadering boeken zonder dat u uw agenda apart hoeft te openen.

U kunt ook taken aanmaken en herinneringen instellen voor uzelf en voor iedereen in uw organisatie. Als een prospect bijvoorbeeld dat verkoopgesprek wil en je hebt geen tijd om het meteen te boeken, kun je een herinnering instellen voor later, of de taak aan iemand anders toewijzen.

Voorbeeld: Hoe G Suite kan worden gebruikt in plaats van een CRM

Laten we illustreren hoe uw G Suite / Google Workspace tools en met name de hierboven genoemde functies werken als een CRM met een vereenvoudigd voorbeeld uit de praktijk.

1) Een potentiële klant stuurt u een vraag via e-mail. Of, in een ander voorbeeld, je zou ze de hand kunnen reiken.

2) U voert de relevante notities in het contact in, en voegt het contact toe aan het label “Leads”. Wat in uw gesprek naar voren komt over de behoeften van uw klant of uw diensten kan gemakkelijk aan het contact worden toegevoegd, en het label “Leads” kan met één simpele klik worden toegevoegd.

3) U zorgt ervoor dat het label “Leads” wordt gedeeld met uw interne verkoopteam. Machtigingen toekennen is net zo eenvoudig als in Google Docs: één klik en de relevante personen hebben toegang tot deze contactpersoon en zijn informatie.

4) U stuurt de e-mail door naar uw collega die verantwoordelijk is voor de verkoop. Samen met de e-mail ontvangt uw collega de notities en alle informatie over uw vorige interacties met deze contactpersoon.

5) Uw collega ziet direct de contactgegevens en alle notities die u aan het contact hebt toegevoegd. Zij kunnen het gesprek direct voortzetten zonder vertraging.

6) De verkoper stuurt een e-mail naar de contactpersoon en zet deze op snooze met een herinnering over 5 dagen als er geen reactie komt. De herinnering laat u weten dat u opnieuw contact moet opnemen als de klant vergeet te reageren.

7) De potentiële klant antwoordt, bijvoorbeeld met een verzoek om een demo van uw product. Relevante notities hierover kunt u via uw Gmail-inbox aan het contact toevoegen.

8) Hierna kan de klant worden verplaatst naar het label “Prospects”.

9) U kunt gemakkelijk een agenda-evenement op Hangouts opzetten met de klant.

10) Zodra de klant heeft ingestemd om te kopen, kunt u in Google Drive een offerte maken in de map van de klant vanuit een sjabloon. U kunt dit dan naar de klant e-mailen.

11) De klant aanvaardt de offerte per e-mail. U kunt opnieuw een herinnering toevoegen voor het geval de klant vergeet contact met u op te nemen.

12) U kunt dan de klant toevoegen aan het label “Klanten”. In dit voorbeeld beweegt u de potentiële klant door de levenscyclusfasen door het label of adresboek te wijzigen waarin de contactgegevens van de klant staan. Zo hebt u alle relevante informatie over uw eerdere interacties en alle aantekeningen die u hebt gemaakt altijd direct beschikbaar.

Conclusie

CRM’s zijn weliswaar nuttig voor veel bedrijven, maar niet voor iedereen. Zoals hierboven vermeld, kunnen veel van de taken die u gewoonlijk aan uw CRM toevertrouwt, gemakkelijk worden uitgevoerd met dezelfde G Suite / Google Workspace-tools die uw team al gebruikt.

U hoeft geen nieuwe technologieën te leren gebruiken of nieuwe tools aan uw technische stapel toe te voegen, en u hoeft niet te betalen voor dure CRM-licenties. Door alle communicatie met klanten persoonlijk af te handelen, zorgt u voor een consistente en persoonlijke klantervaring.

G Suite / Google Workspace biedt u alle functies die u nodig hebt om basisrelaties met klanten te onderhouden, zoals het delen en beheren van contacten, adresboeken, machtigingen en toegang, en meer.

Shared Contacts for Gmail is een tool waarmee u al deze tools naadloos kunt laten samenwerken, zodat contactbeheer gezamenlijk en eenvoudig wordt. U hoeft zelf niet voor integraties te zorgen: de app draait op de achtergrond.

U kunt Shared Contacts for Gmail gratis proberen, zonder extra verplichtingen. Start gewoon uw gratis proefperiode, installeer de app en ontdek het zelf.

Start uw gratis proefperiode

Probeer het nu
Ontvang nu uw gratis proefperiode van 15 dagen!