Teams en managers in grote organisaties hebben vaak moeite om bij te houden met wie ze contact moeten opnemen. Dit kan dagelijks moeilijk zijn. Daarom is een bedrijfsbreed directorysysteem voor contactpersonen (Google Workspace LDAP, al dan niet gesynchroniseerd met Microsoft Active Directory) een belangrijke bron om bij de hand te hebben.
Door de globalisering is de behoefte aan communicatie toegenomen, en er zijn nieuwe technologieën ontstaan die samenwerking tussen teams bevorderen. Het is essentieel te weten wie u in dit nieuwe landschap moet bereiken.
Whatsapp is bijvoorbeeld het standaard sms-platform geworden, maar kunt u iemand in uw organisatie vinden op Whatsapp?
Samenwerkers staan vaak voor een uitdaging. Waar kunnen ze contactinformatie vinden als ze nog niet eerder met die persoon in contact zijn geweest?
Om een e-mail te versturen in Gmail of een document te delen in Google Drive, moet u de gebruikersnaam van de persoon hebben. Het kennen van de gebruikersnaam is essentieel voor het verzenden. Anders vult Google Workspace de velden niet automatisch…
Hetzelfde geldt voor telefooncontacten. Gewoonlijk voegen mensen alleen de contactgegevens van hun naaste medewerkers toe op hun werktelefoon, maar hoe kunnen ze iemand anders bereiken?
Deze kwestie heeft gevolgen voor alle bedrijfscommunicatie. Als je niet handmatig iemand hebt toegevoegd aan je Google-contacten, is het onmogelijk om er doorheen te sorteren en te vinden met wie je moet praten. Dus hoe groter en meer verspreid het bedrijf is, hoe groter het tijdverlies voor de werknemers bij het zoeken naar informatie.
Met een altijd beschikbare personeelsgids kunt u tijd besparen en de communicatie binnen het bedrijf verbeteren. In dit artikel gaan we in op de voordelen van dit systeem, hoe het te implementeren en bij te werken.
Wanneer hebt u een up-to-date LDAP-directory voor contactpersonen nodig?
Bijgewerkte contactgegevens hebben voor de mensen met wie u werkt is essentieel voor een betere workflow. Soms moeten mensen andere vestigingen en afdelingen (die zich soms in andere Google-domeinen bevinden) aanspreken om projecten te organiseren. Vaak verhoogt samenwerking binnen het bedrijf de productiviteit en creativiteit. Het kan ook leiden tot betere oplossingen voor uitdagingen.
Maar omdat niet alle gebruikersinterfaces en apparaten gesynchroniseerd zijn met alle LDAPS-servers van uw organisatie, is dit moeilijk te doen. Werknemers kunnen meestal alleen de mensen vinden met wie ze al contact hebben gehad, zonder middelen om andere mensen op te roepen of te vinden die ze kunnen bereiken.
Als iemand bijvoorbeeld de informatie van een leverancier naar de afdeling Financiën moet sturen, maar hij bevindt zich in een fabriek en heeft het team Financiën nog nooit ontmoet. Hoe vinden ze de collega die ze moeten vragen? Dit is waar een bedrijfsbrede directory van pas komt.
Of wat dacht u van een seminar tussen mensen van verschillende afdelingen? Als je ze niet eerder hebt toegevoegd op Whatsapp of een ander berichtensysteem, hoe weet je dan hun nummer om af te spreken voor het avondje uit?
Of wat te denken van verkoop en marketing, waar mensen vaak de technische en klantenserviceteams moeten bereiken voor hulp? Er moet een snellere manier zijn om uit te vinden met wie je moet praten.
Dit overstijgt natuurlijk de gebruikelijke kantooromgeving en heeft ook gevolgen voor externe bronnen. Als een teamlid de advocaat van het bedrijf moet bereiken voor advies, maar zijn naam niet kent, kan het moeilijk zijn om taken op tijd af te ronden. Als er een noodgeval is met een vrachtwagen, hoe kunnen zij dan de centrale manager bereiken om vertragingen te voorkomen als zij niet over de bijgewerkte informatie beschikken?
Wat zijn de grootste zorgen over LDAP-servers?
LDAP-servers (Lightweight Directory Access Protocol) zijn een type server dat een hiërarchische directorydienst biedt voor het opslaan en organiseren van informatie in een omgeving. Informatie over gebruikers, groepen, apparaten en andere bronnen.
Deze methode wordt typisch gebruikt in bedrijfsomgevingen om een gecentraliseerde database van gebruikersaccounts en andere informatie te verschaffen die toegankelijk is voor verschillende toepassingen en diensten. Zij maken gebruik van een client-server architectuur, waarbij clients (mensen en toepassingen) de op de server opgeslagen directory informatie kunnen bevragen. De server beantwoordt deze verzoeken.
In Google Workspace is de LDAP-functie opgenomen in de Google Admin-console.
Er zijn echter enkele problemen met dit systeem, ook al wordt het veel gebruikt in verschillende bedrijven en economische omgevingen:
Gebrek aan synchronisatie en toegankelijkheid
Idealiter is de LDAP-server toegankelijk vanaf elk apparaat en elke gebruiker die op het netwerk is aangesloten, zelfs offline. Het probleem voor bedrijven die Google Workspace gebruiken is echter dat hun hele bedrijfsdirectory niet volledig gesynchroniseerd is met mobiele apparaten (vooral iPhones), met bepaalde tools of toepassingen (zoals Zoom of hun CRM), of met gebruikers buiten het hoofddomein van Google.
Werknemers moeten bijvoorbeeld altijd handmatig de contactgegevens van hun collega’s op hun mobiele telefoon toevoegen. Dat wil zeggen: als u gewoonlijk met iemand communiceert via e-mail of Google Meet, moet u zijn telefoonnummer zelf vinden om het toe te voegen aan uw telefooncontactenboek. En al je collega’s zullen precies dezelfde handeling moeten verrichten als ze die persoon op een dag willen bellen!
Hoe synchroniseer je Google Workspace LDAP met mobiele apparaten en andere tools?
IT, privacy en veiligheid
Een van de problemen met LDAP-servers zoals Google Workspace-domeindirectories is dat voor het bijwerken ervan beheerderstoegang nodig is. Vaak zijn IT-teams verantwoordelijk voor het opzetten van het systeem en het toevoegen van informatie, om deze vervolgens met het bedrijf te delen.
Het up-to-date houden ervan is echter niet de hoogste prioriteit voor IT. Toch laten ze de gebruikers misschien niet zelf contactinformatie bijwerken, omdat daarvoor beheerdersrechten nodig zijn en er een veiligheidsrisico bestaat voor gegevenslekken.
Hoe contactgegevens van werknemers bijwerken door niet-beheerders
Als u in Google Workspace uw directory deelt met uw domeingebruikers, krijgt u automatisch toegang tot alle contactgegevens van iedereen. Misschien wilt u echter bepaalde informatie (zoals persoonlijke telefoonnummers of adressen, of notities en opmerkingen) voor bepaalde gebruikers verbergen. Het ontbreken van beveiligingsfuncties op veldniveau zou organisaties kunnen ontmoedigen om zich volledig over te geven aan het delen van contacten in het telefoonboek.
Hoe specifieke contactpersonenvelden in Google LDAP verbergen?
Gebrek aan updates
Daarmee komt de kwestie van onbruikbare informatie. Als u een telefoonboek hebt, maar de velden – zoals telefoonnummers – niet regelmatig worden bijgewerkt, betekent dit dat mensen tijd kwijt zijn aan het proberen te bereiken van onbereikbare contacten. Zodra ze de juiste info hebben gevonden, moeten ze dezelfde gegevens handmatig toevoegen op hun apparaten. Dat veroorzaakt veel productiviteitsverlies en gebrek aan communicatie binnen het bedrijf.
Medewerkers hun eigen LDAP-profiel laten bijwerken
Niet ideale deelbaarheid
Als u veel contactinformatie moet delen met andere mensen – investeerders, freelancers, leveranciers, externe adviseurs, enz. Als de boekhouding bijvoorbeeld voortdurend moet communiceren met het verkoopteam, hoe kan het bedrijf er dan zeker van zijn dat ze alle mensen binnen het bedrijf kennen en dat ze hen altijd kunnen bereiken? Of wie is verantwoordelijk voor een bepaald project of een bepaalde klant?
Het zou ideaal zijn als zij toegang zouden hebben tot het telefoonboek zelf, met name gesegmenteerd naar afdelingen waarmee zij contact hebben.
Hetzelfde probleem speelt bij de communicatie tussen filialen. Als een bedrijf over de hele wereld werkt en veel asynchrone teamsamenwerking vereist, is het belangrijk dat de submappen volledig worden geïntegreerd en mensen over geografische en hiërarchische grenzen heen kunnen reiken.
Al het bovenstaande is helaas onmogelijk met Google Workspace uit de doos. Er is bijvoorbeeld absoluut geen manier om uw Google Workspace Directory te delen met gebruikers buiten uw organisatie.
Hoe deelt u uw Google LDAP-contacten met andere Google-domeinen?
5 belangrijke stappen voor een beter adresboeksysteem
Om de communicatie beter, sneller en duidelijker te maken, is het dus belangrijk om een contactsysteem te hebben waarmee mensen snel kunnen vinden wie ze nodig hebben. Er zijn een paar essentiële stappen om dit te bereiken:
Geef gebruikers de macht om bij te werken
Een van de belangrijkste onderdelen van een adressenbestand is het bijhouden ervan. Maar door de vele eisen en veranderingen waarvan zij niet altijd op de hoogte zijn, kunnen IT-teams zich niet volledig met deze materie bezighouden. Daarom zijn systemen waarmee gebruikers hun eigen contactprofielen (telefoon, bio, enz.) kunnen bijwerken veel gemakkelijker.
Moedig teamleden aan om naast basiscontactinformatie ook notities en opmerkingen toe te voegen, en herinner hen eraan dat het bijhouden van hun gegevens beter is voor de samenwerking en de gemoedsrust.
Verantwoordelijkheden delegeren
U kunt ook afdelingsmanagers of administratief medewerkers in staat stellen de LDAP-informatie van hun eigen teams bij te werken.
Deze verantwoordelijkheid wegnemen van de schouders van IT-teams is een tijdbesparende tactiek. Het zorgt er ook voor dat updates van contactgegevens rechtstreeks van de bron komen.
Synchroniseren met andere tools
Een adresboek is pas echt nuttig als het altijd en overal toegankelijk is. AKA: herkenbaar voor het hele netwerk. Dat wil zeggen, niet alleen gebruikers, maar ook apparaten en apps die gebruikersinformatie weergeven. Het integreren van je contacten in tools als Gmail, Google Drive, Whatsapp, Zoom en vele andere is belangrijk – zo kun je, als je besluit met iemand samen te werken, dat zonder gedoe doen.
Delen en organiseren indien nodig
De beste contact directory servers hebben een geweldige manier van delen. Ze kunnen gemakkelijk door het hele bedrijf worden bekeken, terwijl ze veilig blijven door middel van technische beveiliging.
Denk eraan: gebruikers weten niet altijd de naam van de persoon die ze willen bereiken. Soms ken je hun regio, hun afdeling of gewoon hun foto. Zorg voor een zoekfunctie waarmee gebruikers kunnen zoeken naar wie ze nodig hebben op basis van hiërarchie, expertise of locatie.
Hoe u uw contacten beter kunt organiseren in Google Workspace
Hoe vindt u een contactpersoon met geavanceerd zoeken
Beveiligde contactgegevens
Contactgegevens delen is prima, maar niet ten koste van de privacy. Zorg ervoor dat uw directory management systeem de juiste contacten toegankelijk maakt voor de juiste gebruikers. Zorg er bovendien voor dat wanneer een contactpersoon wordt gedeeld, alleen de juiste mensen de juiste gegevens kunnen zien/bijwerken. Een school zou bijvoorbeeld basisinformatie van iedereen moeten delen (e-mailadres, naam, profielfoto), maar wil misschien de persoonlijke adressen of de notities die leraren over de leerlingen toevoegen, verbergen voor niet-beheerders. Een veilige LDAP is de sleutel.
Voordelen van een gedeelde map
Wanneer een bedrijf zijn personeel alom toegang geeft tot een volledige, actuele telefoongids, zorgt het voor een eenvoudigere communicatie en minder misverstanden. Zo heeft iedereen een betere workflow en kan men zich beter concentreren op de eigenlijke taken.
Lees meer over de beste praktijken in onze gids voor contactbeheer!
