Shared Contacts for Gmail® biedt vijf (5) niveaus van toegangscontrole. Permissiebeheer is belangrijk omdat contacten waardevolle bedrijfsmiddelen zijn. Het mag niet in verkeerde handen vallen. Maar als het verstandig wordt gedeeld, kan het een sleutel zijn tot het succes van het bedrijf.
Daarom moet degene die het klantenbestand of de interne bedrijfsgids beheert, volledig op de hoogte zijn van de functies die elke instelling biedt. Hieronder staan de verschillende toestemmingsniveaus:
- Alleen bekijken
- Kan bewerken
- Kan verwijderen
- Kan opnieuw delen
- Eigenaar
1. Alleen bekijken
Dit is het meest elementaire toestemmingsniveau. ‘Alleen bekijken’ is voor gebruikers die alleen toegang mogen hebben tot de gedeelde contacten vanaf een van hun apparaten, maar niet gemachtigd zijn om de lijst te wijzigen.
Zij kunnen echter wel privé-commentaren over het contact toevoegen. Privé commentaar betekent dat alleen de schrijver van het briefje het kan lezen. Daarom werkt het taggen van collega’s hier niet. Geen enkele andere gebruiker kan de opmerkingen lezen, zelfs de eigenaar van de gedeelde contacten niet.
Dit is de aanbevolen instelling voor degenen die Shared Contacts for Gmail® gebruiken als uitbreiding van hun CRM. Het zorgt ervoor dat die gebruikers de cliëntendatabase niet kunnen wijzigen, wat van invloed zou kunnen zijn op andere parameters die uit het CRM komen.
2. Kan bewerken
Gebruikers met dit toestemmingsniveau kunnen de gedeelde contacten zien en de contactgegevens wijzigen. Zij kunnen de gegevens zoals naam, nummer, e-mail en andere velden wijzigen. Ze kunnen ook een nieuw contact aan de lijst toevoegen.
Bovendien kunnen zij privé en openbare opmerkingen over het contact toevoegen. Openbare opmerkingen kunnen worden gelezen door iedereen die toegang heeft tot de gedeelde contactlijst. Om er zeker van te zijn dat het commentaar openbaar is, controleert u of het vakje voor privé commentaar niet is aangevinkt.
Ook het taggen van collega’s kan met deze toestemming. De getagde persoon ontvangt hierover een notificatie op zijn e-mail. Maar als de getagde persoon geen toegang heeft tot de gedeelde contactenlijst, zal hij deze toch niet kunnen zien. Na het klikken op de link “Commentaar bekijken” uit zijn notificatie, opent de app met de melding “Toegang vereist”.
3. Kan verwijderen
De gebruikers die dit niveau van toestemming kunnen doen alle dingen vergelijkbaar met degenen die “Kan bewerken” plus ze kunnen een contact uit de lijst te wissen.
Deze toestemming moet voorzichtig worden gegeven, want de eigenaar van de lijst wordt niet op de hoogte gebracht zodra één of meerdere contacten zijn verwijderd.
4. Kan opnieuw delen
De gebruikers die dit controleniveau hebben kunnen:
- toegang tot de gedeelde contacten vanaf elk van hun apparaten
- privé- en openbare opmerkingen schrijven
- contactgegevens van de gedeelde contacten bewerken
- contacten verwijderen/toevoegen aan de lijst
- de contactenlijst opnieuw delen met andere gebruikers
- toegangsrechten van bestaande medewerkers wijzigen
Zij kunnen die met “Alleen bekijken”-rechten veranderen in een “Kan verwijderen”-status. Omgekeerd kunnen zij andere “Kan opnieuw delen”-machtigingen op die contactpersonenlijst intrekken.
Blijkbaar geniet degene die je deze status hebt gegeven veel privileges. Daarom moet u voorzichtiger zijn voordat u deze toestemming verleent.
5. Eigenaar
De eigenaar heeft volledige toestemming op de contactlijst. Zij zijn degenen die verantwoordelijk moeten zijn voor het beheer van toestemming. Bovendien zijn zij de enigen die het gedeelde label kunnen verwijderen of hernoemen.
Zij kunnen ook het eigendom van het contactlabel overdragen. Dit is raadzaam als de oorspronkelijke eigenaar het bedrijf verlaat. Op die manier zal de overgang soepeler verlopen. Veel gedoe is niet nodig, vooral als de vorige eigenaar de lijst ijverig bijwerkt.
Conclusie over het beheer van vergunningen
Het verlenen van machtigingen voor toegang tot gedeelde contacten moet niet lichtvaardig worden opgevat. Het is een serieuze beslissing. De productiviteit van het teamlid hangt er ook van af. Mocht u nog vragen of suggesties hebben, neem dan gerust contact op met onze klantenservice.
