Como é difícil manter-se concentrado e melhorar a sua produtividade? Na era da desordem da comunicação, manter-se concentrado nas suas tarefas e superar os desafios é mais difícil do que nunca. Podemos estar inclinados a procurar por rápidas falhas de produtividade, mas a produtividade é uma habilidade que é continuamente melhorada.
E também é importante lembrar que nós, humanos, não podemos ser 100% produtivos o tempo todo, por vezes precisamos de perder tempo, descansar os nossos cérebros, e rolar desapercebidamente através do Instagram.
Dito isto, há formas de melhorar a sua produtividade e, neste posto, iremos analisá-las mais de perto.
De facto, criámos os Contactos Partilhados para o Gmail para o ajudar a si e à sua equipa a permanecerem produtivos, automatizando as tediosas tarefas de partilha de contactos. Hoje, decidimos perguntar a outros especialistas em negócios e marketing sobre as suas ferramentas e truques para aumentar a produtividade. Curioso quanto ao que nos disseram? Dêem uma vista de olhos aos seus comentários abaixo.
Tirar Vantagem da Automatização
Na era da transformação digital, as novas tecnologias mudaram a nossa forma de trabalhar. Ao mesmo tempo que melhora a produtividade da sua equipa, deve automatizar tarefas repetitivas.
Há duas razões principais pelas quais é tão crucial. Em primeiro lugar, é incrivelmente poupador de tempo. Não só que o trabalho é feito sem esforço humano, mas também que não leva tempo.
A resposta imediata desempenha um papel essencial quando se trata de serviço ao cliente. Por exemplo, os chatbots podem tratar de perguntas básicas dos seus clientes, mas uma vez que um inquérito complexo aparece, um sistema pode entregá-lo a um agente humano.
Portanto, não precisa de se preocupar com a qualidade do apoio ao cliente, mas, ao mesmo tempo, fornece respostas instantâneas e relevantes. A segunda razão pela qual pode ser benéfico utilizar a automatização é que a sua equipa pode concentrar-se no quadro geral e nas responsabilidades mais significativas.
Uma vez automatizadas as tarefas aborrecidas e repetitivas com ferramentas, os seus colegas de trabalho podem geri-las mais eficazmente. Sejamos realistas – os seus colegas de equipa estarão muito mais motivados para resolver questões desafiantes enquanto não estiverem sobrecarregados com dezenas de deveres monótonos.
Maja Schaefer, CEO em Chatbotize
Ferramenta certa para o trabalho
A escolha da ferramenta de colaboração certa é crucial para aumentar a produtividade de uma equipa. Ter toda a discussão, comentários, e ficheiros dentro de uma aplicação é uma enorme poupança de tempo, pois ninguém se distrai ao procurar algo em muitos lugares diferentes. Se conseguir obter a colaboração e a gestão correcta do projecto, a produtividade seguir-se-á.
Não há um tamanho único – recomendo vivamente que experimentem diferentes ferramentas de colaboração para ver qual delas é a opção perfeita para a vossa empresa.
Cristian Mudure, CEO em Stackfield
Regra de Três
A minha produtividade é uma mistura da minha criatividade, da minha auto-disciplina e da minha caixa de ferramentas. Utilizo muitas ferramentas para fazer do meu trabalho uma brisa, mas há uma que teve impacto na produtividade da minha equipa de comunicação social.
Esta ferramenta chama-se Kontentino e pode ser utilizada para a gestão das redes sociais, pois é também uma grande ferramenta de colaboração em termos de conteúdo das redes sociais. Os nossos clientes podem aprovar o conteúdo num piscar de olhos, o que nos ajudou a aumentar a nossa produtividade e a poupar muito tempo nas tarefas operacionais. Kinga
Odziemek, Proprietário Criativo da Brainy Bees
Primeiras Coisas Primeiro
Ao pensar na produtividade, pense primeiro na sua estratégia. Comece a partir do panorama geral e tenha uma visão mais atenta dos dados, tanto quantitativos como qualitativos. Quais são os problemas mais urgentes que os seus clientes estão a enfrentar?
Faça destas questões candentes uma prioridade – esta abordagem irá ajudá-lo a utilizar os seus recursos de uma forma mais eficaz. A questão aqui é que muitas pessoas tentam adivinhar quais são os campos mais promissores para melhorar – e isto torna os seus esforços extremamente improdutivos. Em vez de dar um tiro na escuridão, deve recorrer primeiro aos dados – as respostas já estão lá.
Kamil Drążkiewicz, CEO no LiveSession
O tempo é da Essência
Muito tem sido dito sobre produtividade e como mantê-la a um nível elevado. Na minha opinião, o aspecto mais importante que afecta a produtividade é: o tempo, ou citando a famosa canção “So little time (so much to do)”.
O número de tarefas a completar está a aumentar, enquanto que o tempo necessário para as realizar está a diminuir. É por isso extremamente importante dominar a arte da gestão do tempo.
No entanto, algumas ferramentas podem ser úteis. Em termos mais simples, estas ferramentas ajudam a poupar muito tempo (e nervos!). Por sua vez, pode estar a terminar outras tarefas ou a descansar e relaxar, porque a regeneração é também um elemento-chave. Estar cansado e stressado significa ser improdutivo.
Aga Cejrowska, Descra
Motivação para o pôr em movimento
As ferramentas estão todas bem e bem, e temos toneladas de aplicações e outros instrumentos para controlar o nosso nível de produtividade. A maioria deles permite-nos planear melhor o tempo e livrar-nos das distracções.
Mas nenhum deles o tornará mais produtivo se não tiver motivação para trabalhar ou fazer algo. É por isso que a minha táctica seria concentrar-me nos vossos estímulos produtivos – hábitos e actividades que vos aproximam dos vossos objectivos, motivando-vos a agir. Por exemplo, torno-me mais produtivo quando um prazo se aproxima dos meus calcanhares. Detesto chegar atrasado, por isso os prazos tornam-se o meu gatilho para trabalhar e, portanto, tornam-se mais produtivos.
Uma pessoa pode ser mais produtiva quando trabalha sob pressão, e outra pode sentir-se inspirada quando se encontra num ambiente divertido e descontraído. O truque é encontrar aqueles gatilhos que influenciam a sua produtividade e o motivam a trabalhar. Ajudará a organizar o tempo em conformidade.
Lesley Vos, Estrategista de Conteúdo na Bid4Papers
Medir o tempo
Para aumentar a minha produtividade, meço o meu tempo para a maioria das minhas tarefas no trabalho, utilizando uma ferramenta de seguimento do tempo como o Toggl. Descobri que algumas tarefas me fazem perder muito tempo (como o tratamento de e-mails), trazendo muito pouco em troca.
Descobri também que passo cerca de 80% do meu tempo como escritor a pesquisar e apenas cerca de 20% a escrever de facto. Assim, aprendi que preciso de ser mais eficiente na investigação e parar de olhar para a minha alimentação Instagram tanto quanto possível durante o horário de trabalho.
Mile Zivkovic, Copywriter em Chanty
Comece o seu dia mais cedo
Tentar sempre acordar o mais cedo possível. “Limpar” as coisas mais importantes no início, olhar para o horário deste dia e para a lista de tarefas principais. Desligar as distracções. Evite a utilização frequente e converse sobre as aplicações Viber, WhatsApp e Telegram desktop, por mais que facilitem a vida, podem causar enormes distracções nos seus hábitos de trabalho diários.
Também o malabarismo entre separadores no seu navegador irá colocá-lo fora de foco. Visualize antes de agir. Se tiver algum fluxo de trabalho específico que não possa inserir em acção imediata, tente visualizá-lo, desenhá-lo ou escrevê-lo em papel, criar um fluxograma, diagrama e tornar visual o processo completo.
Faça brilhar a sua lista de tarefas. Acompanhe sempre o prazo da sua tarefa, marque as tarefas terminadas como terminadas, e marque novamente as tarefas em atraso, se necessário. Não crie apenas um monte de tarefas, ligue as suas tarefas a um objectivo chave e utilize marcos. Os marcos servem como guia visual do seu projecto.
As ferramentas que tenho vindo a utilizar:
– Noção – para wiki’s e para fazer coisas pessoais
– Tear – para esclarecimentos rápidos em vídeo (para reduzir o tempo gasto em reuniões desnecessárias)
– Calendário – para marcação de compromissos
– Milanote – esboço de fluxo de trabalho, diagramas, colaboração de conteúdos
Jovan Miljevic, Chefe de Marketing da Nifty
Três Sacos Cheios
Tenho 3 dicas para ser produtivo:
– Faça a sua tarefa mais importante logo de manhã;
– Tenha apenas 2-3 tarefas importantes e urgentes na sua lista de afazeres todos os dias (estas são tarefas que precisa de fazer e não tarefas que alguém quer que faça);
– E trabalhar menos.
A última dica é super importante, porque a ocupação não é igual à produtividade. Concentre-se na saída sobre a entrada e faça o que for preciso para obter a saída. O meu chefe diz que não importa se se trabalha de 9 a 5 ou 9 a 12, desde que o trabalho seja feito. Também, para mim, as ferramentas são muito importantes.
Aqueles que actuam ao mais alto nível têm frequentemente as melhores ferramentas que se adaptam aos seus fluxos de trabalho. As aplicações e ferramentas podem dar-lhe uma vantagem sobre alguém que é igualmente trabalhador mas não faz o máximo uso das ferramentas inteligentes que estão disponíveis.
Nós na Venngage usamos Trello para todos os sprints semanais de projectos/departamentos, Zapier para automatizar tarefas manuais e eu pessoalmente utilizo Superhumano para correio electrónico. Estas três ferramentas, quando utilizadas em toda a sua extensão, podem ajudá-lo a manter-se no seu trabalho e não fora dele.
Aditya Sheth, comerciante de conteúdos em Venngage
A comunicação é a chave
Dado que a produtividade é uma função do quanto uma pessoa ou equipa pode produzir num determinado período de tempo, poupar tempo através de uma comunicação eficiente é fundamental para aumentar a produtividade.
É por isso que descobri que a melhor maneira de aumentar a produtividade é racionalizar a comunicação e a colaboração numa ferramenta de comunicação tudo-em-um. Isto permite às equipas encontrar todas as características de que necessitam para colaborar eficazmente num só local e é particularmente útil para as equipas que trabalham com empregados remotos.
Por exemplo, o processo criativo pode começar com uma sessão de brainstorming num quadro branco virtual e continuar numa sala de chat dedicada. Nesta sala de chat, os colegas podem facilmente acompanhar os projectos, e os novos membros relevantes são automaticamente adicionados ou removidos.
Características como o envio de capturas de ecrã instantâneas para muitas pessoas, partilha de ecrã com controlo remoto do ambiente de trabalho, e envio de mensagens de difusão para um grupo ou equipas inteiras podem também tornar a comunicação mais eficiente e simplificada. Além disso, podem também poupar-lhe tempo valioso.
Nikola Baldikov, Gestor de Marketing Digital na Brosix.
Eliminar o Atrito
Há duas tácticas de produtividade que têm sido fundamentais para mim. O número um é a Noção e os processos aí delineados.
Antes de mais, antes de sexta-feira terminar, tenho sempre pronta a minha lista de afazeres para a próxima semana. Isto mantém-me afiado e permite-me executar com tenacidade e sem desperdício de tempo. Todos aqueles a quem se destinam estão ligados com objectivos macro e ficheiros importantes de que preciso.
Penso que o atrito é nosso inimigo em muitas frentes, incluindo a forma como operamos internamente. Quer eliminar passos desnecessários e manter os fluxos simples. É precisamente por isso que temos todos os nossos processos como listas de verificação em Notion, desde a criação ou distribuição de conteúdos até ao Facebook Retargeting.
Outro impulso de produtividade que se revelou super importante é quando se faz a pilha de ferramentas funcionar em conjunto. Como? Com integrações nativas, Zapier, e APIs personalizadas. Até Michael Jordan descobriu que não pode ganhar anéis trabalhando sozinho.
Os nossos instrumentos são os mesmos. É muito mais fácil para mim fazer o alcance do e-mail se puder importar automaticamente leads para as campanhas em curso ou receber as notificações de que preciso em Slack. Mas há muitas coisas que se podem fazer aqui.
Vukasin Vukosavljevic, Chefe de Crescimento da Lemlist.
Arranjos Avançados
Sou capaz de fazer o máximo de trabalho se me preparar antecipadamente para o que vou trabalhar e para o que estou a tentar alcançar. Tal como vocês preparam as vossas roupas de ginásio um dia antes de eu ter a minha secretária pronta para começar. Quanto a ferramentas, utilizo extensões como, por exemplo:
– GoFuckingWork – para bloquear os locais
– Facebook Newsfeed Eradicator – que me impede de aceder ao Facebook
E, claro, utilizo todos os softwares que aceleram as acções repetíveis. Por exemplo, aText que expande o texto, flycut que me permite guardar múltiplos textos destacados na prancheta, ou Alfred onde atribuo fluxos de trabalho para tarefas básicas.
Dejan Gajsek, CEO da Grow + Scale
Outra ferramenta para a One’s Toolbox
Uma das minhas ferramentas de produtividade favoritas chama-se IDoneThis. É como uma aplicação de gestão de projectos que é muito mais simples por natureza. Em essência, é uma pequena lista de tarefas que você ou a sua equipa precisam de fazer.
Cada vez que vou a Trello ou Asana, salto para esta aplicação, porque é mais rápida, mais fácil de usar, e francamente, faz-me sentir melhor. Pode acrescentar tarefas pequenas e diárias e marcá-las assim que as tiver feito para esse sentido de realização. Também torna super fácil rastrear o que os seus empregados fizeram durante o dia.
Carsten Schaefer, fundador e CEO da crowdy.ai
Um Combo e tanto
Os meus dois cêntimos: A técnica Pomodoro e o aplicativo Productivity Challenge Timer.
Grande combinação, especialmente para estudantes. Eu costumava aprender assim e isso ajudou-me a aprender muito mais depressa. Basta descarregar a aplicação, colocar o seu projecto e clicar em “iniciar sessão de trabalho”.
Tem 25 minutos para ler e aprender e depois descansa durante 5 minutos. Quatro vezes assim e faz-se uma pausa mais longa. Aumenta realmente a nossa produtividade, mas também combate a procrastinação. Utilizamos esta aplicação.
Nikola Komazec, comerciante digital em Balkaneum
Automatize as suas vendas
Muitas pessoas nos negócios perdem muito tempo com propostas e documentos comerciais, especialmente os representantes de vendas. Isto pode ser automatizado com software de propostas de alta qualidade, o que lhe deve permitir criar propostas modernas em apenas alguns minutos.
A minha dica de produtividade é manter o seu processo de vendas não mais complicado do que 3 passos:
- Começar com a reunião do cliente para construir uma relação com o potencial cliente e obter as informações necessárias para levar a cabo o projecto.
- Em seguida, envie uma proposta com as especificações do seu produto/serviço e os T&C, que pode ser assinada em linha. Uma vez que tenha configurado o seu modelo de proposta vencedora em software de proposta como o Better Proposals, este passo demorará apenas alguns minutos, uma vez que só precisará de editar alguns fragmentos relacionados com o cliente.
- O último passo é o famoso seguimento. Boas ferramentas de software de proposta dão-lhe a oportunidade de receber uma notificação quando a sua proposta é aberta, descarregada, ou assinada, para que saiba exactamente quando deve fazer o seguimento.
Além disso, devem dar-lhe a informação sobre qual a página que o cliente mais viu. Isto permitir-lhe-á criar um correio electrónico à medida que aponte o seu maior interesse e obter-lhe-á o seu feedback mais rapidamente.
Petra Odak, Executiva de Marketing na Better Proposals
Em conclusão, o aumento da produtividade é essencial tanto para os indivíduos como para as organizações. É possível alcançar uma produtividade óptima através de vários meios, como a gestão eficaz do tempo, a definição de prioridades para as tarefas, a simplificação dos processos e a utilização de sistemas de contacto partilhados. Ao implementar estas estratégias e tecnologias, os indivíduos e as empresas podem maximizar a sua eficiência, reduzir o desperdício de tempo e de recursos e, em última análise, atingir os seus objectivos de forma mais eficaz.
Um ambiente de trabalho colaborativo também favorece a produtividade. Quando as equipas podem partilhar contactos de projectos, clientes ou fornecedores, o seu fluxo de trabalho torna-se mais fácil. Isto permite que todos os membros da equipa tenham acesso rápido aos mesmos contactos, simplificando os esforços de comunicação e colaboração.
Para uma ferramenta colaborativa de partilha de contactos de confiança, pode utilizar os Contactos partilhados para Gmail®!
