Shared Contacts for Gmail® bietet fünf (5) Stufen der Zugriffskontrolle. Die Verwaltung von Berechtigungen ist wichtig, denn Kontakte sind ein wertvolles Unternehmensvermögen. Es darf nicht in falsche Hände geraten. Wenn sie jedoch klug eingesetzt wird, kann sie ein Schlüssel zum Erfolg des Unternehmens sein.
Daher muss derjenige, der die Kundendatenbank oder das interne Unternehmensverzeichnis verwaltet, die Funktionen, die jede Einstellung bietet, genau kennen. Im Folgenden sind die verschiedenen Berechtigungsstufen aufgeführt:
- Nur Ansicht
- Kann bearbeiten
- Kann löschen
- Kann weitergegeben werden
- Eigentümer
1. Nur Ansicht
Dies ist die grundlegendste Berechtigungsstufe. Nur anzeigen“ ist für Benutzer gedacht, die nur von einem ihrer Geräte aus auf die freigegebenen Kontakte zugreifen sollen, aber nicht berechtigt sind, die Liste zu ändern.
Sie können jedoch private Kommentare zu dem Kontakt hinzufügen. Private Kommentare bedeuten, dass nur der Verfasser der Notiz sie lesen kann. Daher funktioniert das Markieren von Kollegen hier nicht. Kein anderer Nutzer kann die Kommentare lesen, auch nicht der Besitzer der freigegebenen Kontakte selbst.
Dies ist die empfohlene Einstellung für diejenigen, die Shared Contacts for Gmail® als Erweiterung ihres CRM verwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass diese Benutzer die Client-Datenbank nicht verändern können, was sich auf andere Parameter aus dem CRM auswirken könnte.
2. Kann bearbeiten
Benutzer mit dieser Berechtigungsstufe können die freigegebenen Kontakte sehen und die Kontaktdetails ändern. Sie können die Details wie Name, Nummer, E-Mail und andere Felder ändern. Sie können der Liste auch einen neuen Kontakt hinzufügen.
Außerdem können sie private und öffentliche Kommentare zu dem Kontakt hinzufügen. Öffentliche Kommentare können von jedem gelesen werden, der Zugriff auf die gemeinsame Kontaktliste hat. Um sicherzustellen, dass der Kommentar öffentlich ist, achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen für private Kommentare nicht aktiviert ist.
Auch das Markieren von Kollegen kann mit dieser Erlaubnis erfolgen. Die markierte Person erhält darüber eine Benachrichtigung per E-Mail. Wenn die markierte Person jedoch keinen Zugriff auf die gemeinsame Kontaktliste hat, kann sie diese immer noch nicht sehen. Nachdem er auf den Link „Kommentar anzeigen“ in seiner Benachrichtigung geklickt hat, öffnet sich die App mit der Meldung „Zugriff erforderlich“.
3. Kann löschen
Die Benutzer, die über diese Berechtigung verfügen, können all das tun, was auch die Benutzer mit der Berechtigung „Kann bearbeiten“ tun können, und sie können einen Kontakt aus der Liste löschen.
Diese Erlaubnis muss mit Bedacht erteilt werden, da der Eigentümer der Liste nicht benachrichtigt wird, wenn ein einzelner oder mehrere Kontakte entfernt wurden.
4. Kann erneut geteilt werden
Die Benutzer, die diese Kontrollebene haben, können:
- von jedem beliebigen Gerät aus auf die gemeinsamen Kontakte zugreifen
- private und öffentliche Kommentare schreiben
- Kontaktdetails der gemeinsamen Kontakte bearbeiten
- Kontakte aus der Liste entfernen/hinzufügen
- die Kontaktliste an andere Benutzer weitergeben
- Zugriffsberechtigungen bestehender Mitarbeiter ändern
Sie können die Berechtigungen „Nur anzeigen“ in den Status „Kann löschen“ ändern. Umgekehrt können sie auch andere Berechtigungen zum erneuten Teilen in dieser Kontaktliste widerrufen.
Offensichtlich genießt derjenige, dem Sie diesen Status verliehen haben, eine Menge Privilegien. Daher müssen Sie vor der Erteilung dieser Genehmigung mehr Vorsicht walten lassen.
5. Eigentümer
Der Eigentümer hat die uneingeschränkte Erlaubnis, in die Kontaktliste aufgenommen zu werden. Sie sind diejenigen, die für die Verwaltung der Genehmigungen zuständig sein sollten. Außerdem sind sie die Einzigen, die das gemeinsame Etikett löschen oder umbenennen können.
Sie können auch das Eigentum an dem Kontaktetikett übertragen. Dies ist ratsam, wenn der ursprüngliche Eigentümer das Unternehmen verlässt. Auf diese Weise wird der Übergang reibungsloser verlaufen. Es ist nicht nötig, viel Aufhebens zu machen, vor allem, wenn der frühere Eigentümer die Liste gewissenhaft aktualisiert.
Schlussfolgerung zur Genehmigungsverwaltung
Die Erteilung von Zugriffsberechtigungen für gemeinsam genutzte Kontakte darf nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es ist eine schwerwiegende Entscheidung, die getroffen werden muss. Auch die Produktivität der Teammitglieder hängt von ihr ab. Sollten Sie weitere Fragen oder Anregungen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.
