Wie schwer fällt es Ihnen, sich zu konzentrieren und Ihre Produktivität zu steigern? Im Zeitalter der Kommunikationsflut ist es schwieriger als je zuvor, sich auf seine Aufgaben zu konzentrieren und Herausforderungen zu meistern. Wir neigen vielleicht dazu, nach schnellen Produktivitätshacks zu suchen, aber Produktivität ist eine Fähigkeit, die ständig verbessert wird.
Und es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass wir Menschen nicht immer hundertprozentig produktiv sein können. Manchmal müssen wir Zeit verschwenden, unser Hirn ausruhen und gedankenlos durch Instagram scrollen.
Dennoch gibt es Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu verbessern, und in diesem Beitrag werden wir sie näher beleuchten.
Wir haben Shared Contacts für Google Mail entwickelt, um Ihnen und Ihrem Team zu helfen, produktiv zu bleiben, indem wir die lästigen Aufgaben der gemeinsamen Nutzung von Kontakten automatisieren. Heute haben wir uns entschlossen, andere Geschäfts- und Marketingexperten nach ihren Tools und Tricks zur Steigerung der Produktivität zu fragen. Sind Sie neugierig, was sie uns erzählt haben? Werfen Sie einen Blick auf ihre Kommentare unten.
Nutzen Sie die Vorteile der Automatisierung
Im Zeitalter der digitalen Transformation haben neue Technologien die Art und Weise, wie wir arbeiten, verändert. Um die Produktivität Ihres Teams zu verbessern, sollten Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren.
Es gibt zwei Hauptgründe, warum dies so wichtig ist. Zunächst einmal ist es unglaublich zeitsparend. Nicht nur, dass die Arbeit ohne menschliche Anstrengung erledigt wird, sondern auch, dass sie keine Zeit in Anspruch nimmt.
Die unmittelbare Antwort spielt eine wesentliche Rolle, wenn es um den Kundenservice geht. Chatbots können zum Beispiel einfache Fragen Ihrer Kunden bearbeiten, aber sobald eine komplexe Anfrage auftaucht, kann ein System diese an einen menschlichen Agenten weitergeben.
Sie brauchen sich also keine Sorgen um die Qualität des Kundensupports zu machen, sondern erhalten gleichzeitig sofortige und sachdienliche Antworten. Der zweite Grund, warum die Automatisierung von Vorteil sein kann, ist, dass sich Ihr Team auf das große Ganze und sinnvollere Aufgaben konzentrieren kann.
Wenn Sie langweilige und sich wiederholende Aufgaben mit Hilfe von Tools automatisieren, können Ihre Mitarbeiter sie effektiver erledigen. Seien wir ehrlich: Ihre Mitarbeiter sind viel motivierter, schwierige Probleme zu lösen, wenn sie nicht mit Dutzenden von eintönigen Aufgaben überfordert sind.
Maja Schaefer, CEO bei Chatbotize
Das richtige Werkzeug für den Job
Die Wahl des richtigen Collaboration-Tools ist entscheidend für die Steigerung der Produktivität in einem Team. Die Tatsache, dass sich alle Diskussionen, Kommentare und Dateien in einer einzigen App befinden, ist eine enorme Zeitersparnis, da niemand abgelenkt wird, wenn er an verschiedenen Stellen nach etwas sucht. Wenn Sie es schaffen, die Zusammenarbeit und das Projektmanagement richtig zu gestalten, wird die Produktivität folgen.
Es gibt kein Patentrezept – ich empfehle dringend, verschiedene Tools für die Zusammenarbeit auszuprobieren, um herauszufinden, welches die perfekte Option für Ihr Unternehmen ist.
Cristian Mudure, Geschäftsführer bei Stackfield
Die Dreier-Regel
Meine Produktivität ist eine Mischung aus meiner Kreativität, meiner Selbstdisziplin und meinem Werkzeugkasten. Ich verwende viele Tools, die mir die Arbeit erleichtern, aber eines davon hat sich auf die Produktivität meines Social-Media-Teams ausgewirkt.
Dieses Tool heißt Kontentino und kann für die Verwaltung sozialer Medien verwendet werden, denn es ist auch ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit in Bezug auf soziale Medieninhalte. Unsere Kunden können Inhalte im Handumdrehen genehmigen, was uns geholfen hat, unsere Produktivität zu steigern und viel Zeit bei operativen Aufgaben zu sparen. Kinga
Odziemek, Kreativer Inhaber bei Brainy Bees
Das Wichtigste zuerst
Wenn Sie über Produktivität nachdenken, sollten Sie sich zuerst Gedanken über Ihre Strategie machen. Gehen Sie vom Gesamtbild aus und sehen Sie sich die quantitativen und qualitativen Daten genauer an. Welches sind die dringendsten Probleme Ihrer Kunden?
Machen Sie diese brennenden Fragen zur Priorität – so können Sie Ihre Ressourcen effektiver nutzen. Der Punkt ist, dass viele Menschen versuchen zu erraten, welche Bereiche am vielversprechendsten für Verbesserungen sind – und das macht ihre Bemühungen enorm unproduktiv. Statt einen Schuss ins Blaue zu wagen, sollten Sie sich zuerst an die Daten wenden – die Antworten sind bereits vorhanden.
Kamil Drążkiewicz, Geschäftsführer bei LiveSession
Zeit ist von entscheidender Bedeutung
Es wurde schon viel über Produktivität und wie man sie auf einem hohen Niveau halten kann, gesagt. Meiner Meinung nach ist der wichtigste Aspekt, der sich auf die Produktivität auswirkt, die Zeit, oder um den berühmten Song “So little time (so much to do)” zu zitieren.
Die Zahl der zu erledigenden Aufgaben nimmt zu, während die dafür benötigte Zeit sinkt. Es ist daher äußerst wichtig, die Kunst des Zeitmanagements zu beherrschen.
Einige Instrumente können jedoch von Nutzen sein. Einfacher ausgedrückt: Diese Werkzeuge helfen, viel Zeit (und Nerven!) zu sparen. Im Gegenzug können Sie andere Aufgaben erledigen oder sich ausruhen und entspannen, denn auch die Regeneration ist ein wichtiges Element. Wer müde und gestresst ist, ist unproduktiv.
Aga Cejrowska, Descra
Motivation, die Sie in Bewegung bringt
Tools sind schön und gut, und wir haben jede Menge Apps und andere Instrumente, um unser Produktivitätsniveau zu kontrollieren. Die meisten von ihnen ermöglichen es uns, unsere Zeit besser zu planen und uns von Ablenkungen zu befreien.
Aber nichts davon wird Sie produktiver machen, wenn Sie keine Motivation haben, zu arbeiten oder etwas zu tun. Deshalb wäre meine Taktik, sich auf Ihre produktiven Auslöser zu konzentrieren – Gewohnheiten und Aktivitäten, die Sie Ihren Zielen näher bringen und Sie zum Handeln motivieren. Ich werde zum Beispiel produktiver, wenn mir eine Frist im Nacken sitzt. Ich hasse es, zu spät zu kommen, und so werden Fristen für mich zum Auslöser, um produktiver zu werden.
Eine Person ist vielleicht produktiver, wenn sie unter Druck arbeitet, und eine andere fühlt sich inspiriert, wenn sie sich in einer lustigen und entspannten Umgebung befindet. Die Kunst besteht darin, die Auslöser zu finden, die Ihre Produktivität beeinflussen und Sie zur Arbeit motivieren. Es wird helfen, die Zeit entsprechend zu organisieren.
Lesley Vos, Inhaltsstratege bei Bid4Papers
Zeit messen
Um meine Produktivität zu steigern, messe ich meine Zeit für die meisten meiner Aufgaben bei der Arbeit mit einem Zeiterfassungstool wie Toggl. Ich habe festgestellt, dass einige Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen (z. B. die Bearbeitung von E-Mails), aber nur wenig einbringen.
Ich habe auch herausgefunden, dass ich als Schriftsteller etwa 80 % meiner Zeit mit Recherchen verbringe und nur etwa 20 % mit dem eigentlichen Schreiben. So habe ich gelernt, dass ich effizienter recherchieren und aufhören muss, während der Arbeitszeit so oft wie möglich auf meinen Instagram-Feed zu schauen.
Mile Zivkovic, Werbetexterin bei Chanty
Beginnen Sie Ihren Tag früh
Versuchen Sie immer, so früh wie möglich aufzuwachen. “Putzen” Sie die wichtigsten Dinge in der Früh, sehen Sie sich den Zeitplan für diesen Tag und die To-Do-Liste an. Schalten Sie Ablenkungen aus. Vermeiden Sie die häufige Nutzung der Desktop-Apps Viber, WhatsApp und Telegram, denn sie erleichtern Ihnen zwar das Leben, können aber Ihre täglichen Arbeitsgewohnheiten stark beeinträchtigen.
Auch das Jonglieren zwischen den Registerkarten Ihres Browsers bringt Sie aus dem Konzept. Visualisieren Sie, bevor Sie handeln. Wenn Sie einen bestimmten Arbeitsablauf haben, den Sie nicht sofort in die Tat umsetzen können, versuchen Sie, ihn zu visualisieren, zu zeichnen oder aufzuschreiben, ein Flussdiagramm oder ein Diagramm zu erstellen und den gesamten Prozess zu visualisieren.
Bringen Sie Ihre Aufgabenliste zum Strahlen. Verfolgen Sie stets den Abgabetermin Ihrer Aufgaben, markieren Sie abgeschlossene Aufgaben als erledigt und verschieben Sie überfällige Aufgaben, falls erforderlich. Erstellen Sie nicht einfach eine Reihe von Aufgaben, sondern verbinden Sie Ihre Aufgaben mit einem Hauptziel und verwenden Sie Meilensteine. Meilensteine dienen als visueller Leitfaden für Ihr Projekt.
Die Werkzeuge, die ich benutzt habe:
– Notion – für Wikis und persönliche To-Do’s
– Loom – für schnelle Videoklärungen (um Zeit für unnötige Sitzungen zu sparen)
– Calendly – für die Planung von Terminen
– Milanote – Skizzieren von Arbeitsabläufen, Diagramme, Zusammenarbeit von Inhalten
Jovan Miljevic, Leiter der Marketingabteilung von Nifty
Drei Säcke voll
Ich habe 3 Tipps, um produktiv zu sein:
– Erledigen Sie Ihre wichtigste Aufgabe als Erstes am Morgen;
– Setzen Sie jeden Tag nur 2-3 wichtige und dringende Aufgaben auf Ihre Aufgabenliste (das sind Aufgaben, die Sie unbedingt erledigen müssen, nicht Aufgaben, die jemand anderes von Ihnen verlangt);
– Und weniger arbeiten.
Der letzte Tipp ist sehr wichtig, denn Geschäftigkeit ist nicht gleich Produktivität. Konzentrieren Sie sich auf den Output statt auf den Input und tun Sie alles, was nötig ist, um den Output zu erreichen. Mein Chef sagt, es sei egal, ob man von 9 bis 5 oder von 9 bis 12 arbeitet, solange die Arbeit erledigt wird. Außerdem spielen für mich die Werkzeuge eine große Rolle.
Diejenigen, die Spitzenleistungen erbringen, haben oft die besten Werkzeuge, die zu ihren Arbeitsabläufen passen. Apps und Tools können Ihnen einen Vorteil gegenüber jemandem verschaffen, der genauso fleißig ist, aber die verfügbaren intelligenten Tools nicht optimal nutzt.
Wir bei Venngage verwenden Trello für jedes Projekt/jede Abteilung für wöchentliche Sprints, Zapier für die Automatisierung manueller Aufgaben und ich persönlich verwende Superhuman für E-Mails. Allein diese drei Werkzeuge können, wenn sie in vollem Umfang genutzt werden, dazu beitragen, dass Sie in Ihrer Arbeit bleiben und nicht außerhalb.
Aditya Sheth, Vermarkter von Inhalten bei Venngage
Kommunikation ist der Schlüssel
Da die Produktivität davon abhängt, wie viel eine Person oder ein Team in einer bestimmten Zeitspanne produzieren kann, ist Zeitersparnis durch effiziente Kommunikation der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität.
Aus diesem Grund habe ich festgestellt, dass die beste Möglichkeit zur Produktivitätssteigerung darin besteht, die Kommunikation und Zusammenarbeit mit einem All-in-One-Kommunikationstool zu optimieren. Auf diese Weise finden Teams alle Funktionen, die sie für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen, an einem Ort und sind besonders nützlich für Teams, die mit externen Mitarbeitern arbeiten.
Der kreative Prozess kann beispielsweise mit einer Brainstorming-Sitzung an einem virtuellen Whiteboard beginnen und in einem speziellen Chatroom fortgesetzt werden. In diesem Chatroom können die Kollegen die Projekte leicht verfolgen, und relevante neue Mitglieder werden automatisch hinzugefügt oder entfernt.
Funktionen wie das sofortige Versenden von Screenshots an mehrere Personen, die gemeinsame Nutzung des Bildschirms mit Remote-Desktop-Steuerung und das Versenden von Broadcast-Nachrichten an eine Gruppe oder ein ganzes Team können die Kommunikation ebenfalls effizienter und effizienter gestalten. Darüber hinaus können sie Ihnen wertvolle Zeit sparen.
Nikola Baldikov, Leiterin für digitales Marketing bei Brosix.
Reibung beseitigen
Es gibt zwei Produktivitätstaktiken, die sich für mich bewährt haben. Nummer eins ist Notion und die dort beschriebenen Prozesse.
Zunächst einmal habe ich immer schon vor Ende des Freitags meine Aufgabenliste für die nächste Woche fertig. Das hält mich auf Trab und ermöglicht es mir, meine Arbeit mit Beharrlichkeit und ohne Zeitverlust auszuführen. Alle diese Aufgaben sind mit Makrozielen und wichtigen Dateien verbunden, die ich brauche.
Ich denke, dass Reibung an vielen Fronten unser Feind ist, auch in der Art und Weise, wie wir intern arbeiten. Sie wollen unnötige Schritte vermeiden und die Abläufe einfach halten. Genau aus diesem Grund haben wir in Notion alle unsere Prozesse als Checklisten, von der Erstellung oder Verteilung von Inhalten bis hin zum Facebook Retargeting.
Ein weiterer Produktivitätsschub, der sich als äußerst wichtig erwiesen hat, besteht darin, dass Sie Ihren Werkzeugstapel zusammenarbeiten lassen. Wie? Mit nativen Integrationen, Zapier und benutzerdefinierten APIs. Selbst Michael Jordan hat herausgefunden, dass er alleine keine Ringe gewinnen kann.
Unsere Werkzeuge sind die gleichen. Es ist viel einfacher für mich, E-Mail-Kontakte zu knüpfen, wenn ich Leads automatisch in laufende Kampagnen importieren oder die benötigten Benachrichtigungen auf Slack erhalten kann. Aber es gibt eine Menge Dinge, die man hier tun kann.
Vukasin Vukosavljevic, Leiter der Abteilung Wachstum bei Lemlist.
Vorgezogene Vorkehrungen
Ich kann die meiste Arbeit leisten, wenn ich mich im Voraus darauf vorbereite, woran ich arbeiten werde und was ich erreichen will. Genauso wie Sie Ihre Sportkleidung einen Tag vorher vorbereiten, sorge ich dafür, dass mein Schreibtisch startklar ist. Was die Werkzeuge betrifft, so verwende ich Erweiterungen wie:
– GoFuckingWork – zum Sperren von Websites
– Facebook Newsfeed Eradicator – was mich daran hindert, Facebook zu besuchen
Und natürlich verwende ich jede Software, die wiederholbare Vorgänge beschleunigt. Zum Beispiel aText, das Text erweitert, flycut, mit dem ich mehrere markierte Texte in der Zwischenablage speichern kann, oder Alfred, mit dem ich Arbeitsabläufe für grundlegende Aufgaben zuweisen kann.
Dejan Gajsek, Geschäftsführer bei Grow + Scale
Ein weiteres Werkzeug für den eigenen Werkzeugkasten
Eines meiner bevorzugten Produktivitätswerkzeuge heißt IDoneThis. Es ist wie eine Projektmanagement-App, die viel einfacher aufgebaut ist. Im Wesentlichen handelt es sich um eine kurze Liste von Aufgaben, die Sie oder Ihr Team erledigen müssen.
Jedes Mal, wenn ich auf Trello oder Asana zurückgreife, nutze ich stattdessen diese App, weil sie schneller und einfacher zu bedienen ist, und weil ich mich damit einfach besser fühle. Sie können kleine, tägliche Aufgaben hinzufügen und sie abhaken, sobald Sie sie erledigt haben, um das Gefühl zu haben, etwas erreicht zu haben. Außerdem können Sie ganz einfach nachverfolgen, was Ihre Mitarbeiter an einem Tag erledigt haben.
Carsten Schaefer, Gründer und CEO von crowdy.ai
Eine ganz schöne Kombi
Meine zwei Cents: Pomodoro-Technik und die App Productivity Challenge Timer.
Tolle Kombination, besonders für Studenten. Ich habe auf diese Weise gelernt, und es hat mir geholfen, viel schneller zu lernen. Sie laden einfach die App herunter, geben Ihr Projekt ein und klicken auf “Arbeitssitzung beginnen”.
Du hast 25 Minuten Zeit, um zu lesen und zu lernen, und dann machst du 5 Minuten Pause. Viermal so und Sie machen eine längere Pause. Das steigert nicht nur unsere Produktivität, sondern bekämpft auch die Prokrastination. Wir verwenden diese App.
Nikola Komazec, digitale Vermarkterin bei Balkaneum
Automatisieren Sie Ihre Verkäufe
Viele Geschäftsleute, insbesondere Vertriebsmitarbeiter, verlieren viel Zeit mit der Erstellung von Angeboten und Dokumenten. Dies kann mit einer hochwertigen Angebotssoftware automatisiert werden, die es Ihnen ermöglichen sollte, moderne Angebote in wenigen Minuten zu erstellen.
Mein Produktivitäts-Tipp ist, dass Ihr Verkaufsprozess nicht komplizierter als 3 Schritte sein sollte:
- Beginnen Sie mit dem Treffen mit dem Kunden, um eine Beziehung zu dem potenziellen Kunden aufzubauen und die notwendigen Informationen zu erhalten, damit das Projekt durchgeführt werden kann.
- Schicken Sie anschließend ein Angebot mit Ihren Produkt-/Dienstleistungsspezifikationen und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, das Sie online unterzeichnen können. Wenn Sie Ihre erfolgreiche Angebotsvorlage in einer Angebotssoftware wie Better Proposals erstellt haben, dauert dieser Schritt nur wenige Minuten, da Sie nur einige kundenbezogene Teile bearbeiten müssen.
- Der letzte Schritt ist die berühmte Nachbereitung. Gute Angebotssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn Ihr Angebot geöffnet, heruntergeladen oder unterschrieben wird, so dass Sie genau wissen, wann Sie nachfassen müssen.
Außerdem sollten sie Ihnen Informationen darüber geben, welche Seite der Kunde am häufigsten aufgerufen hat. Auf diese Weise können Sie eine maßgeschneiderte E-Mail erstellen, die auf das größte Interesse der Zielgruppe abzielt und Ihnen schneller ein Feedback liefert.
Petra Odak, Marketingleiterin bei Better Proposals
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Steigerung der Produktivität sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist. Sie können eine optimale Produktivität durch verschiedene Maßnahmen erreichen, z. B. durch ein effektives Zeitmanagement, die Priorisierung von Aufgaben, schlanke Prozesse und die Nutzung gemeinsamer Kontaktsysteme. Durch den Einsatz dieser Strategien und Technologien können Einzelpersonen und Unternehmen ihre Effizienz maximieren, die Verschwendung von Zeit und Ressourcen reduzieren und letztlich ihre Ziele effektiver erreichen.
Ein kollaboratives Arbeitsumfeld fördert auch die Produktivität. Wenn Teams Kontakte für Projekte, Kunden oder Lieferanten gemeinsam nutzen können, wird ihr Arbeitsablauf einfacher. So können alle Teammitglieder schnell auf dieselben Kontakte zugreifen und die Kommunikation und Zusammenarbeit optimieren.
Mit Shared Contacts für Gmail® steht Ihnen ein zuverlässiges Tool zur gemeinsamen Nutzung von Kontakten zur Verfügung!
