10 mejores prácticas para la gestión de contactos

Mejores prácticas para la gestión de contactos

La gestión de contactos mantiene organizados los contactos de la empresa. Es una herramienta crucial para la productividad y para obtener un mejor conocimiento de los clientes. El directorio centralizado también ayuda a una colaboración más fluida y a una mejor comunicación. Conocer las mejores prácticas para la gestión de contactos allana el camino para utilizar eficazmente las tecnologías y ser más eficiente con sus recursos.

Cuando se carece de una gestión adecuada de los contactos, el flujo de trabajo se ve muy perturbado. Sería difícil identificar en qué punto de la cadena de ventas se encuentra un determinado contacto. Además, el equipo puede haber enviado a la bandeja de entrada del cliente materiales de marketing redundantes.

Evite estos problemas poniendo en práctica estos consejos para mejorar la gestión de sus contactos.

1. Elija la aplicación de gestión de contactos adecuada

No todas las aplicaciones de gestión de contactos son iguales. Algunos ofrecen más funciones que otros. Algunos se integran con más canales de mensajería. En cualquier caso, contar con una lista de comprobación que establezca su estándar sería útil para verificar si la aplicación cumpliría los requisitos de su empresa.

2. Recogida estratégica de datos

Conozca dónde se encuentra su mercado objetivo. Una rica base de datos de clientes potenciales puede parecer prometedora, pero no servirá de nada si su producto o servicio no es lo que necesitan o quieren. A medida que vaya recopilando datos de contacto de clientes potenciales, asegúrese de su compromiso. Además, construya medidas sólidas para que se relacionen con su marca mientras interactúa progresivamente con ellos.

3. Ordenar en ese mismo momento

Etiquete sus datos adecuadamente a medida que los vaya recopilando. Póngalos en etiquetas claramente definidas. Por ejemplo, organícelos según el tipo de contenido de marketing con el que puedan relacionarse. Ordena los contactos a medida que los guardas. De esta manera, ya no es necesario volver a pasar por todo ello sólo para definir a qué grupo pertenecen.

4. Gestionar los permisos en consecuencia

Una de las mejores prácticas para la gestión de contactos es definir adecuadamente los niveles de acceso a su base de datos de contactos. No todo el mundo necesita tener la autorización para borrar una entrada o volver a compartir toda la lista. Esto mantiene la integridad de su base de datos de contactos, ya que sólo el personal clave puede gestionar los datos.

5. Practicar la higiene de los datos

La gestión fluida de los contactos se consigue con datos limpios. No tiene sentido conservar las direcciones de correo electrónico inactivas (correos electrónicos rebotados) o las que han manifestado explícitamente su desinterés por su producto. Además, las entradas duplicadas pueblan la lista innecesariamente y los materiales de marketing redundantes enviados al contacto pueden parecer spam.

6. Confirmar la sincronización

Comprueba casualmente si toda la base de datos de contactos se comparte correctamente en todas tus plataformas de mensajería. Procure que el número total de contactos que aparecen en las etiquetas sea igual en todos los casos. Los problemas de sincronización suelen ser temporales. Sin embargo, los problemas técnicos, como la configuración inadecuada del autochip o la configuración de la caché, pueden causar ineficiencias en el flujo de trabajo.

7. Garantizar la seguridad

Opta por la app de gestión de contactos que se adhiere a los estándares de seguridad y privacidad establecidos, como GDPR, CCPA y Google Technology Premier Partnership. Proteja sus datos de actividades fraudulentas como la piratería y el phishing aplicando las estrictas medidas que establecen estas organizaciones.

8. Revisar los datos borrados

Comprueba de vez en cuando los datos borrados para ver si hay eliminaciones accidentales o desconexiones erróneas. Algunas aplicaciones de gestión de contactos permiten un tiempo ilimitado para un período de recuperación de datos, por lo que esto no será un problema. Sin embargo, si no es el caso, haga la visita a la trastienda cada dos meses.

9. Cuida tus contactos

Los prospectos de ventas son definitivamente nutridos, ya que la conversión de prospectos a clientes es el alma del negocio. Además, hay que cuidar a los clientes para convertirlos en clientes fieles.

Por otro lado, también hay que reforzar las relaciones profesionales entre los proveedores y otras partes interesadas. Los saludos cordiales de temporada ayudan a la otra parte a sentir la humanidad más allá de la estructura corporativa.

10. Destacar los valores de la empresa

Establezca que su equipo está a la altura de la política de la empresa en cuanto al trato a los clientes. Los valores fundamentales más eficaces dicen al mundo en qué cree su empresa. De ahí que su equipo deba transmitirlo adecuadamente en sus interacciones con los clientes.

Conclusión sobre las mejores prácticas de gestión de contactos:

La gestión de contactos es un arte y una ciencia. No se puede cuantificar simplemente cada interacción, sobre todo porque sigue siendo de naturaleza humana. Sin embargo, la tecnología puede ayudar a establecer un marco. Y lo que es más importante, proteja sus activos de datos de contacto, y entienda que esta responsabilidad no sólo corresponde al equipo de datos, sino a toda la empresa.

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