La gestión de contactos permite una colaboración eficaz entre los equipos para gestionar los clientes potenciales y los clientes. Encontrar la aplicación de gestión de contactos adecuada puede ser un reto, especialmente porque hay docenas disponibles en el mercado.
¿Querer o no querer CRM?
La gestión de contactos puede ser tan sencilla como una hoja de cálculo o tan compleja como un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Además, hay aplicaciones de gestión de contactos independientes entre ellas.
Las hojas de cálculo pueden haberle servido. Por otra parte, descubrir aplicaciones de gestión de contactos te sirve más. Las aplicaciones de gestión de contactos facilitan el acceso a los mismos en comparación con la lista de la hoja de cálculo. También elimina la tediosa tarea de copiar/pegar cada entrada de la lista de contactos en tu correo electrónico o aplicación de mensajería.
Sin embargo, como ya se ha mencionado, elegir los CRM adecuados puede ser complicado. Ofrece una amplia gama de servicios además de la gestión de contactos. Desgraciadamente, esta puede no ser la mejor opción para las pequeñas empresas y las empresas de nueva creación. Si tiene en mente un sistema de gestión de contactos, es mejor que adquiera un software independiente para ello.
El proceso de incorporación de un CRM también tiene un gasto importante. Además, la adopción del sistema requiere tiempo y costes de formación. Esto se suma al pago mensual individual de cada asiento de CRM.
Más información: Cómo ahorrar dinero en CRM
Lista de comprobación de la aplicación de gestión de contactos
Hay muchas aplicaciones de gestión de contactos disponibles en el mercado. A continuación se enumeran varios puntos que le ayudarán a decidir qué aplicación de gestión de contactos es la mejor para usted.
1. Compartir contactos como si se tratara de Google Docs
La capacidad de compartir listas de contactos debe ser la característica prioritaria de las aplicaciones de gestión de contactos. La colaboración sin complicaciones es la clave de la productividad.
Por ejemplo, el equipo de marketing ha generado una lista de contactos para los clientes potenciales. Por lo general, las listas de contactos se escriben en un documento u hoja de Google. En su lugar, el equipo de marketing puede crear directamente las entradas en sus contactos de Google. A continuación, pueden compartir ese grupo de contactos con el equipo de ventas. A su vez, el equipo de ventas ya no tiene que volver a introducir la información de contacto. Gracias a la aplicación, está fácilmente disponible en sus contactos.
En consecuencia, al igual que en Google Docs, los permisos también deben asignarse adecuadamente. Establecer los permisos adecuados garantiza que sólo los miembros autorizados del equipo puedan editar, eliminar o incluso volver a compartir la lista de contactos.
2. Se integra con cientos de aplicaciones
Escoge la aplicación de gestión de contactos que hace que los contactos compartidos aparezcan en el autocompletado del campo del destinatario con tantas plataformas de mensajería como sea posible. Esto le ofrece la comodidad de no tener que cambiar entre aplicaciones para copiar/pegar la información de contacto.
Por ejemplo, usted suele comunicarse con su cliente, Lisa, a través del correo electrónico. Entonces ella pidió continuar la conversación a través de Whatsapp. Actualizas la información de contacto de Lisa directamente en tu bandeja de entrada. Cuando abras tu Whatsapp en tu teléfono, sólo tienes que escribir la primera o las dos primeras letras de su nombre. El autocompletado del nombre del destinatario de Whatsapp colocará su número allí.
3. Organiza tus contactos
Los contactos están ordenados alfabéticamente por defecto. Tener un gestor de contactos te permite crear carpetas que puedes etiquetar según tus preferencias.
Esto le permite separar los contactos personales de los contactos de negocios. También te da la opción de compartimentar aún más los contactos comerciales en proveedores, compañeros de oficina, clientes, etc.
Supongamos que estás navegando por tus contactos para recordar el nombre de tu nuevo contacto. Ya no tendrá que escanear toda su base de datos de contactos cuando los haya etiquetado correctamente. Sólo tienes que abrir esa carpeta de etiquetas específica donde crees que las pusiste. Será más fácil encontrarlo entre sólo docenas, en lugar de cientos de contactos.
Leer más: Consejos para organizar tus contactos
4. Almacena más que información de contacto
A veces, se necesita algo más que la información de contacto. Notas cortas para recordar, como “no llame los martes” o “pregunte por su gato”, pueden significar mucho en el desarrollo de la relación entre usted y su cliente.
Hay aplicaciones que te dan espacio para introducir algo más que números de teléfono, direcciones de correo electrónico y cumpleaños. La capacidad de atribuir descripciones breves y detalles relevantes le permite conocer mejor a ese contacto. Esto puede traducirse en un buen negocio.
Leer más: Notas de Google Contacts vs Contactos compartidos para comentarios de Gmail
5. Característica única
Cada aplicación de gestión de contactos tiene su propio factor exclusivo. Si haces una tabla con las diferentes aplicaciones, puedes comparar los precios y las características una al lado de la otra. Entonces, habrá un detalle o dos que una aplicación tiene y otras no.
Esto puede ser el factor decisivo. Si todas las aplicaciones tienen el mismo precio y crees que todas las interfaces de usuario son algo similares, entonces la característica única puede ser el factor decisivo.
Una de las caracterÃsticas exclusivas de Shared Contacts for Gmail© es que te permite mencionar a tus colegas justo debajo de la entrada del contacto. Puedes recordar a tu compañero de trabajo que has actualizado una información de contacto directamente desde esta aplicación. No es necesario salir de la aplicación para informar a su colega sobre los cambios.
6. Cumple con la normativa sobre privacidad
La protección de datos es un aspecto crucial de la empresa. Los contactos forman parte de los activos no tangibles de la empresa. Por lo tanto, también debe tratarse con la máxima seguridad.
Asegúrate de que la app que elijas cumpla con las normativas de privacidad, como el GDPR y la CCPA. Cualquier empresa que quiera trabajar con eficacia y seguridad necesita proteger sus datos de actividades fraudulentas. Hay que prevenir el hackeo, el phishing e incluso el robo de identidad. Por lo tanto, los parámetros de seguridad establecidos por las organizaciones mencionadas son pertinentes en todas partes. Debería disfrutarse no sólo en Europa o California.
7. Compruebe los planes de copia de seguridad de datos
Nunca se sabe cuándo ocurre un desastre. La eliminación de contactos, ya sea accidental o deliberada, puede causar daños a la empresa. Los sistemas de gestión de contactos suelen ofrecer una copia de seguridad de los datos como una de sus características. El problema es el tiempo que guardan las copias de seguridad y lo fácil que es decirles que las borren por completo.
Tenga en cuenta que el tiempo ilimitado para la recuperación de datos es importante. Saber que puede recuperar sus datos independientemente de lo que ocurra le da tranquilidad sobre al menos un aspecto de su negocio.
8. Un presupuesto asequible
Por último, pero no por ello menos importante, consigue la aplicación que sea económica pero que satisfaga tus necesidades. El rango de precios de las aplicaciones de gestión de contactos puede ser similar entre sí, por lo que debes tener en cuenta las indicaciones anteriores.
Esta es también la razón principal por la que los CRM pueden no ser la mejor solución si necesita una gestión de contactos sin informes ni análisis de datos. Las aplicaciones de gestión de contactos suelen suponer alrededor del 10% de una sede de CRM, pero eso no significa que su valor sea tan pequeño.
Si sigues esta guía práctica sobre cómo utilizar tu espacio de trabajo de Google como CRM, puede que no necesites un CRM pronto. No tiene que preocuparse por los costes ocultos del CRM.
En conclusión, elegir la aplicación de gestión de contactos adecuada implica tener en cuenta la facilidad de uso, la compatibilidad, las funciones de organización, la seguridad de los datos y las opiniones de los usuarios. Es importante seleccionar una aplicación que se ajuste a tus necesidades y preferencias específicas, tanto si gestionas contactos personales como relaciones profesionales, o ambas cosas. Dedicar tiempo a investigar y probar diferentes opciones te ayudará a encontrar la mejor aplicación de gestión de contactos para tu situación.
