Consejos para organizar tus contactos

Es fácil hacer crecer tu lista de contactos si así lo decides. En la era de las redes sociales, conocer gente nueva es mucho más fácil que antes. Conocer a la gente hoy en día ya no se limita a los encuentros personales en la escuela, los clubes deportivos, las conferencias de networking y similares. A medida que tu red crece, puede ser un reto organizar tus contactos.

Sin embargo, puede que no veas esto como algo problemático hasta que necesites encontrar un contacto añadido recientemente pero, desafortunadamente, has olvidado su nombre. Desplazarse por el directorio puede llevar algún tiempo sólo para encontrarlo.

También puede encontrar varios contactos con el mismo nombre pero con diferentes personas. Existe la posibilidad de enviar un mensaje equivocado. Tendrás suerte si el destinatario simplemente ignora el mensaje. Lo lamentable es que te haya hecho parecer algo francamente negativo.

He aquí algunos consejos para evitar este tipo de situaciones:

Centralice su directorio

Al igual que quieres tener todos tus libros en tu biblioteca y toda tu ropa en el armario, tener todos tus contactos en un lugar centralizado ayuda mucho a mantener el orden. Para empezar, no tienes que buscar frenéticamente los datos de contacto de nadie en decenas de aplicaciones de mensajería.

Hay otra ventaja de un directorio centralizado. En el ámbito del marketing, evita la redundancia en el envío de correos electrónicos promocionales. Es contraproducente que dos de sus vendedores tengan la misma dirección de correo electrónico de un cliente. Si ambos envían el mismo correo electrónico, el cliente potencial podría considerarlo poco profesional.

Puedes hacerlo a través de Contactos compartidos para Gmail®. Esta aplicación se integra con cientos de aplicaciones de mensajería, incluidos los CRM. Este gestor de contactos te permite poner todas tus conexiones en un lugar central para organizar tus contactos. A su vez, su base de datos de contactos aparecerá en autocompletar en el campo del destinatario desde todos sus gadgets: su teléfono Android, su escritorio, su teléfono IP e incluso sus dispositivos iOS.

Crear etiquetas de contacto

Hablando de biblioteca, también deberías organizar tus contactos según su “género”. En este caso, podemos llamarlo etiquetas o grupos.

Separe los contactos personales de los empresariales. Puedes subdividir los contactos personales en familia y parientes, amigos, conocidos, etc. Incluso puede optar por el lugar donde los conoció. Los contactos comerciales pueden clasificarse como proveedores, compañeros de trabajo, clientes, clientes potenciales, etc.

Es aconsejable etiquetar las etiquetas a medida que se añade el contacto para que no se acumule. De este modo, se ahorra el envío de un mensaje erróneo de la contabilidad, que en realidad está destinado a “Rose”, su casero.

Despejar para organizar tus contactos

El instinto más común para la limpieza es eliminar los contactos que ya no son útiles. Algunos pueden ser de la empresa anterior con la que sólo hace transacciones oficiales. Otros son tus antiguos compañeros de colegio con los que ya no fomentas la amistad.

Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Siempre existe ese “tal vez” lo necesites en el futuro. También puede ser incómodo que hayas borrado un contacto y luego te haya mandado un mensaje con una información sorprendente y un “¿quién es este?” arruinará el momento.

La solución es poner esos contactos en un grupo y etiquetarlo como “Archivos” o el nombre que consideres oportuno. De este modo, ya no verías su nombre cuando te desplazas casualmente por tus contactos para ver a quién más hay que enviar una felicitación navideña o invitar a tu boda.

Los contactos de Google también tienen la opción de ocultar los contactos sin eliminarlos. Esto sería similar a cómo se organiza idealmente el escritorio, en el que las cosas más usadas están en la parte superior y las menos usadas se guardan en el cajón de abajo. En este caso, los contactos habituales están en tu lista de contactos y los menos utilizados se guardan en el archivo “Otros contactos”. Pero no te preocupes, los contactos de esa carpeta siguen apareciendo en la función de autocompletar en el campo del destinatario.

Fusionar duplicados

No es raro que tengas entradas duplicadas. Por ejemplo, tienes dos entradas “Romy Feller” porque una es su número de teléfono y la otra su dirección de correo electrónico.

Además, cuando un cliente le envía un mensaje desde dos canales diferentes, por ejemplo, uno a través de WhatsApp y otro a través de un SMS normal, es posible que haya guardado su número dos veces. Responder a ambos mensajes supone una pérdida de tiempo y esfuerzo. Lo práctico sería responder una sola vez y reconocer que ha recibido ambos mensajes.

Al fusionar tus contactos, ahorras al menos espacio en la memoria. Si has fusionado muchos contactos, también te ahorras unos cuantos desplazamientos en la navegación por tu base de datos de contactos.

Comparte tus contactos

Podrá tener el número de contacto de todos los miembros de su empresa sin necesidad de copiar/pegar uno solo en su libreta de direcciones. Elige la mejor aplicación de gestión de contactos que se adapte a las necesidades de tu empresa.

Un directorio de contactos compartidos le ahorra mucho tiempo en la creación de etiquetas, en el desorden y en la fusión. Las etiquetas como “marketing”, “ingeniería” o “administración” ya están creadas y compartidas con usted. Se acabaron los contactos repetidos porque ya no es necesario introducir uno. Además, puedes archivar fácilmente esos contactos si alguna vez dejas la empresa.

Conclusión sobre cómo organizar tus contactos:

Por muy “desordenado” que sea el estado de tu agenda actual, nunca es tarde para organizar tus contactos. Puedes hacer el etiquetado durante al menos 5 minutos al día. Al final de la semana, tus cientos de contactos ya están ordenados. Por el contrario, sería más fácil si se añaden las etiquetas en cuanto se guarda el contacto. Eso sólo llevaría 5 segundos.

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