Existen varias escalas de colaboración en equipo. Esto abarca desde la comunicación con su equipo hasta la gestión de proyectos y la creación conjunta. Ahora que estamos en la Era Digital, existe un amplio conjunto de herramientas que facilitan cualquier trabajo, incluida la colaboración.
La gestión de contactos es una de esas herramientas. La gestión de contactos consolida los datos relativos a una persona. Esos datos pueden ser tan sencillos como los detalles de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, o tan complicados como sus preferencias personales, que pueden utilizarse en gran medida en las campañas de marketing.
La implantación de un sistema de gestión de contactos en su organización mejora el trabajo en equipo. Esto se traduce en productividad e incluso más.
Sincronizar los contactos ahorra tiempo
Dicen que la mayor parte del tiempo se pierde, no en horas sino en minutos. Observa este escenario, Juan trabaja en el campo para encontrar clientes potenciales para su gimnasio recién abierto. Recoge información de contacto y la guarda en un archivo de hoja de cálculo en su tableta. Al final del día, se lo envía a Hannah. A continuación, envía los correos electrónicos de marketing o los SMS al día siguiente.
Copiar y pegar esas direcciones de correo electrónico desde la base de datos al campo del destinatario en el correo electrónico puede llevar sólo 15 segundos por entrada. Por desgracia, esto se traduce en cientos de horas al año. Podría haber utilizado ese tiempo para encontrar más clientes.
Con una aplicación de gestión de contactos, Juan puede simplemente introducir los datos como un contacto en su tableta. Como tienen los contactos sincronizados, Hannah puede acceder a ellos al instante desde su puesto de trabajo. Ahora sólo tiene que escribir una o dos letras en el campo del destinatario y el autorelleno se encarga del resto.
Le ayuda a eliminar las tareas repetitivas
Tener un directorio de empresas centralizado significa que se eliminan los contactos duplicados. Esto le permite ahorrar espacio de almacenamiento. También le ahorra el tiempo de introducir de nuevo la misma entrada. Además, evita que se envíe el mismo material de marketing dos veces a un contacto.
Sigamos con el ejemplo anterior sobre un negocio de gimnasio recién abierto. El directorio creado por John a partir de la recopilación de las inscripciones fue utilizado por Hannah para enviar más material promocional. Así, otro miembro del equipo, Lucas, que se encarga de la afiliación, ya no tiene que volver a escribir los datos de contacto en su lista de contactos. Sólo tiene que cambiar la etiqueta del determinado cliente de «correos promocionales de seguimiento» a «boletines para miembros».
En lugar de dedicar tiempo a la introducción de datos, tanto Hannah como Lucas pueden centrarse por completo en enviar los correos electrónicos adecuados.
Colaboración económica y eficiente
Las aplicaciones de gestión de contactos independientes cuestan un 10% de CRM. De hecho, el CRM ofrece más funciones como el análisis, la previsión e incluso los flujos de trabajo automatizados. Aun así, es innegable que la característica principal es la gestión de los contactos.
Para las empresas nuevas y pequeñas, invertir inmediatamente en un CRM puede no ser lo mejor para el presupuesto. Además de unos 10 dólares por puesto en una empresa pequeña, también hay que pagar la formación de esos usuarios más el coste de incorporación del software.
La posibilidad de añadir notas, campos personalizados e incluso etiquetar a su colega para un mini intercambio de chat en relación con el contacto es beneficiosa para consolidar los datos relativos a su cliente potencial o a su cliente actual. A su vez, tienes una buena visión de la persona. De este modo, la colaboración de su equipo se adapta a las necesidades del cliente. Esto puede traducirse en la fidelidad de los clientes y en un buen negocio.
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