7 consejos para utilizar Google Workspace como un profesional

Espacio de trabajo de Google

El espacio de trabajo de Google, o Gsuite y Google Apps, como se conocía anteriormente, es una potente y masiva colección de software, repleta de herramientas empresariales, educativas, de colaboración y de productividad que hacen que millones de personas sean más eficientes en la producción.

El uso individual del espacio de trabajo es gratuito y las empresas pagan por funciones adicionales como, al menos de vez en cuando, dominios personalizados, almacenamiento ilimitado en la nube, asistencia al cliente y otros servicios adicionales.

Al mismo tiempo, se puede afirmar que la mayoría de sus usuarios se conforman con las funciones más populares y no son plenamente conscientes de cómo aprovechar todo lo que ofrece Google Workspace. Es posible que sólo utilicen la configuración predeterminada y las funciones básicas de Gmail, Google Docs y Hojas de cálculo, que programen sus ajetreados días en Google Calendar y que quizás utilicen Google Slides y Forms de vez en cuando.

Sin embargo, las posibilidades de Google Workspace son mucho más amplias, y queremos ayudarte a aprovechar todo el potencial del software que utilizas a diario. Por eso hemos reunido siete consejos para utilizar Google Workspace como un profesional.

1. Aprovechar al máximo Gmail

Empecemos por Gmail, ya que, de media, los profesionales pasan ⅓ de su tiempo de trabajo revisando y respondiendo al correo electrónico. Rara vez se hace de una sola vez, sino que nos interrumpen constantemente las notificaciones del correo electrónico, lo cual es bastante perjudicial para nuestra productividad.

Por suerte, Gmail ha ganado popularidad gracias a su interfaz intuitiva y fácil de usar, pero tiene algunas limitaciones y siempre se puede mejorar.

Unos cuantos consejos pueden ayudarte a despejar tu buzón de correo y a hacer el trabajo más eficiente sin tener que ser un superusuario de Google Mail.

Más información: Crear, actualizar y compartir contactos directamente desde Gmail

Mover los correos electrónicos prioritarios a la parte superior

Por defecto, los correos electrónicos en Gmail se muestran en orden cronológico. Es un enfoque intuitivo, pero también puede decidir mostrar primero los mensajes más críticos.

Puedes marcar los mensajes como necesarios manualmente -mediante estrellas-, pero Gmail también te ayuda con su buzón de prioridades. Para activarlo, ve a la configuración y elige “Importante primero” en lugar de “Predeterminado”: verás primero el correo electrónico que es importante y no leído, con estrellas, y luego todo lo demás.

Gestione los filtros con cuidado

Los filtros son otra función útil que pretende mejorar la productividad del correo electrónico en Gmail.

Aunque recomendamos ir más allá de los filtros predeterminados de Google, es importante destacar que añadir demasiados filtros tiende a ralentizar Gmail. En cambio, al menos desde el punto de vista de la productividad, es aconsejable elegir los filtros y mantener el menor número posible de ellos.

Elija la densidad de visualización adecuada

La elección de la densidad de visualización parece una característica menor, pero puede mejorar significativamente la búsqueda de correos electrónicos. Recientemente, Gmail ha empezado a mostrar los archivos adjuntos directamente en el buzón principal por defecto, y puede resultarte útil si recibes muchos correos electrónicos con archivos adjuntos valiosos.

Por otro lado, si te distrae, es posible elegir la opción “Cómodo” en los ajustes y obtener un buzón más claro.

Fusionar cuentas de Google y de otros proveedores

Aunque Gmail sea tu buzón favorito, es posible que sigas utilizando otros proveedores de correo electrónico, por ejemplo, en el trabajo.

Además, es posible que utilices varias cuentas de Google Workspace y que cambiar de una a otra te resulte improductivo. Por suerte, puedes fusionarlos en uno solo e incluso responder a un correo electrónico desde la dirección que quieras: sólo tienes que elegirla en la lista desplegable antes de enviar el mensaje.

2. Optimizar Google Docs

Los documentos, las hojas y las diapositivas de Google se encuentran entre las aplicaciones más utilizadas del ecosistema de Google. Son el lugar donde puedes crear y colaborar en la nube de google.

Esto es lo que hace que sean una parte popular de las diferentes aplicaciones del espacio de trabajo de Google. Numerosos profesionales de todo el mundo utilizan Google Docs. Este sencillo pero potente editor de texto es una herramienta esencial para escritores, gestores de contenidos, editores de textos y todo aquel que trabaje con texto.

Además, también se utiliza mucho para tomar notas, redactar actas de reuniones, hacer listas de tareas, colaborar en documentos y muchas otras tareas. La mayoría de la gente utiliza su configuración por defecto, pero ¿quién no utiliza Google Docs como un profesional?

Haz la investigación en Google Docs

Escribir suele requerir al menos algo de investigación en línea, y la mayoría de los usuarios de Google Docs abren una nueva pestaña y buscan en Google lo que necesitan saber o comprobar. Parece sencillo, pero cada pestaña está llena de potenciales distractores.

No todo el mundo sabe que existe una función inteligente llamada Explorar, en la que se abre una pequeña pestaña en el lateral del documento y se pueden buscar, leer y citar las fuentes. Se acabaron las distracciones en línea mientras se lleva a cabo la investigación.

Editar imágenes con Google Docs

Otra función que te ayuda a permanecer dentro del documento durante todo el proceso de creación de contenidos es la edición de imágenes sin salir de Google Docs. Esta práctica función no es tan conocida como merece.

El funcionamiento es sencillo. Después de importar una imagen, puede hacer clic en ella para activar un menú adicional. Por supuesto, está lejos de ser un software de edición de imágenes avanzado, pero puede ser suficiente para algunas aplicaciones básicas.

3. Haz que las hojas de cálculo hagan la magia

Las hojas de cálculo de Google no están pensadas únicamente para los profesionales que trabajan con datos y números. También pueden ayudar en muchas tareas, tanto en el trabajo como en casa. Aunque las hojas de cálculo tienen fama de ser herramientas complejas y profesionales, es bastante fácil aprender lo básico: hay consejos y trucos para sacarles el máximo partido.

No tenga miedo de las macros

Las macros se introducen para facilitarle la vida automatizando las tareas repetitivas. En lugar de realizar algunos pasos una y otra vez, es mejor grabar una macro que lo repita por ti. Gracias a ello, tienes mucho más tiempo para hacer lo que te gusta o se te da bien.

4. Descubrir complementos útiles

Aunque Google Spreadsheets es una herramienta muy completa, puede ser aún más potente gracias a los numerosos complementos que son fáciles de instalar.

Puedes hacerlo directamente desde la herramienta: abre un archivo, haz clic en Complementos en el menú superior y luego en “Obtener complementos”.

También puedes buscar en la enorme biblioteca de complementos de terceros que se integran bien con las hojas de cálculo de Google. Uno de los complementos más populares y valiosos es ‘Power tools’: instálalo para dividir texto, comparar datos, eliminar espacios innecesarios, hacer coincidir y fusionar datos, etc. Las herramientas de potencia son útiles si necesitas que las hojas de cálculo de Google trabajen en el texto al menos tanto como en los números.

Si te gustan más las Matemáticas y la ciencia, te gustará el complemento WolframAlpha: esta herramienta te ayudará a encontrar cálculos matemáticos, hechos científicos e históricos y mucho más.

Más información: Crear, actualizar y compartir contactos directamente desde Google Workspace™.

5. Deja que Google Calendar sea tu asistente

El Calendario de Gmail es una gran herramienta que te ayuda a planificar tus días. ¿Le cuesta estar al tanto de todas sus tareas y reuniones, al menos de vez en cuando, y tal vez sienta que debería contratar a un asistente?

Tal vez sí, pero si sólo necesitas a alguien que te recuerde tu agenda diaria y tu lista de tareas, no necesitas un asistente y tampoco una app de productividad. Google Calendar puede hacer todo eso por ti. Creemos que más personas deberían conocer esta práctica función.

Convertir Google Calendar en una herramienta de productividad

Google ha presentado una nueva y práctica herramienta que mejora la productividad diaria: Tareas. Permite crear listas de tareas simples, incluyendo subtareas y tareas recurrentes. Una vez que guarde la tarea y conecte las tareas a su calendario (desde el menú de la izquierda), su calendario también se convierte en una sencilla (pero eficaz) herramienta de productividad.

Más información: Acceso a contactos compartidos desde Google Calendar

6. Aproveche el poder de las integraciones

Ya hemos mencionado los complementos de Google Spreadsheets, pero son sólo el principio de cómo las diferentes integraciones de terceros pueden mejorar Google Suite. Shared Contacts for Gmail es un excelente ejemplo de integración de Gmail que permite a los usuarios añadir y actualizar contactos compartidos y hace que el tiempo dedicado al correo electrónico sea mucho más productivo.

Leer más: Integración Zapier – Contactos compartidos para Gmail

7. Comparte tus contactos de Google

Lamentablemente, Gmail no permite que los usuarios compartan sus contactos entre sí. Es un cuello de botella importante para muchos equipos que dependen de Gmail para enviar correos electrónicos a clientes potenciales, clientes o usuarios y no pueden utilizar una base de datos de contactos de Gmail sincronizada.

Contactos compartidos para Gmail resuelve este problema al permitir compartir y actualizar los contactos con los miembros del equipo y gestionar los permisos. La aplicación puede descargarse fácilmente desde el Google Workspace Marketplace oficial y se integra perfectamente con Gmail.

Aparece una nueva libreta de direcciones compartida en Contactos de Google y está lista para ser utilizada. Si eres usuario de Google Workspace, sabrás con seguridad que es una solución muy completa que permite gestionar varios buzones de correo, crear y compartir diferentes tipos de archivos, trabajar con texto, números y contenido visual. Además, te permite estar al día con tu calendario y mucho más.

Aun así, los diseñadores e ingenieros de Google no pueden responder a las necesidades de todo el mundo, y por eso permiten que herramientas de terceros llenen los vacíos y mejoren la colección. En Shared Contacts for Gmail nos hemos dado cuenta de que no poder compartir contactos con los compañeros de trabajo disminuye la productividad de un equipo, y hemos creado una herramienta que te permite utilizar Gmail como un profesional.

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